A jelentések szerkesztése és átrendezése a QuickBooks 2016-ban

Talán észrevette, hogy amikor a QuickBooks megjeleníti a jelentésdokumentum ablakát, akkor egy sor gomb is megjelenik: Jelentés testreszabása, Megjegyzés a jelentéshez, Sablon megosztása, Memorizálás, Nyomtatás, E-mail, Excel stb. Az eszköztár alatt található néhány legördülő lista, amelyeknek köze van a dátumokhoz, egy Oszlopok nevű legördülő lista és egy Rendezési szempont nevű legördülő lista. (Nem mindegyik lista érhető el minden jelentésdokumentum ablakban.)

Nem kell aggódnia ezekkel a gombokkal és listákkal. Csak akkor olvassa végig a következő vitát, ha jól érzi magát, kipihent és igazán lágy, rendben?

Módosítása

Amikor a Jelentés testreszabása gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Jelentés módosítása párbeszédpanelt. Ezen a párbeszédpanelen módosíthatja a jelentésben megjelenített információkat és az információk elrendezésének módját (a Megjelenítés lap); a jelentés elkészítéséhez használt adatok (a Szűrők fül); a fejléc és lábléc információk (előreláthatólag a Fejléc/lábléc lap); valamint a jelentéshez használt nyomtatás betűtípusa és mérete (a Betűtípusok és számok lap).

A Jelentés módosítása párbeszédpanel.

Hozzászólás egy jelentéshez

A jelentésekhez megjegyzéseket fűzhet (a QuickBooks 2015 új funkciója). Ehhez kattintson a Megjegyzés a jelentéshez gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megjegyzések panelt a jelentésablak alján, kattintson a jelentett érték melletti gombra, amelyhez megjegyzést szeretne fűzni, majd kattintson a Megjegyzések panelre a megjegyzések begépeléséhez.

A megjegyzések mentéséhez kattintson a Mentés gombra a Megjegyzések panelen. A jelentés és az összes hozzáadott megjegyzés mentéséhez kattintson a jelentésablak bal felső sarkában található Mentés gombra. A mentett jelentések későbbi eléréséhez válassza a Jelentések → Megjegyzésekkel ellátott jelentések menüpontot. Vegye figyelembe, hogy megjegyzésekkel ellátott jelentést is kinyomtathat és e-mailben kinyomtathat a jelentésablak bal felső sarkában megjelenő Nyomtatás és E-mail gombbal.

A jelentésablak a Megjegyzések panellel.

Sablonok megosztása

Ha többfelhasználós QuickBooks környezetben dolgozik, és személyre szabott jelentést hoz létre, megoszthatja ezt a jelentést más felhasználókkal. Ehhez kattintson a Sablon megosztása gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megosztási sablon párbeszédpanelt, nevezze el és írja le a megosztott jelentést a Jelentés címe és Leírása szövegmezők használatával. Ezután kattintson a Megosztás gombra.

Memorizálás

Ha a többi gombbal játszol, elmentheti a létrehozott egyéni jelentésspecifikációkat. Csak kattintson a Memorize gombra. A QuickBooks megjeleníti a Jelentés memorizálása párbeszédpanelt, amely csak arra kéri, hogy adjon nevet a testreszabott jelentésnek, és rendelje hozzá a memorizált jelentést egy jelentéscsoporthoz.

A testreszabott jelentés elnevezése és hozzárendelése után a QuickBooks listázza azt, amikor kiválasztja a Jelentések → Memorizált jelentések lehetőséget, majd rákattint a jelentéscsoportra. A memorizált jelentéseket a Jelentésközpont képernyő tetejéről is elérheti. Amikor használni kívánja speciális jelentését, mindössze annyit kell tennie, hogy kiválasztja azt a listából, és kattintson a Jelentés gombra.

A QuickBooks a jelentéssel együtt megjegyzi a nyomtatási tájolást, ezért ha a nyomtatási tájolás nem olyan, mint amilyennek szeretné, először módosítsa a Fájl → Nyomtatóbeállítások menüpontban. Válassza ki a memorizálni kívánt tájolást, kattintson az OK gombra, majd jegyezze meg a jelentést.

E-mailezés

Ha az E-mail gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a parancsok legördülő listáját, amely lehetővé teszi, hogy e-mailben elküldje valaki másnak az Excel-munkafüzetet vagy a jelentés PDF-verzióját. Ha kiválaszt egy olyan parancsot, amely azt mondja, hogy e-mailben szeretne jelentést küldeni, a QuickBooks tevékenysége attól függ, hogy a QuickBooks látja-e, hogy Ön már beállított és telepített levelezőprogramot tartalmaz.

Ha a QuickBooks nem lát ilyen programot, a QuickBooks megjeleníti az E-mail adatok szerkesztése párbeszédpanelt. Ha a QuickBooks lát ilyen programot, a QuickBooks elindítja az e-mail programot, és csatolja a jelentést egy új üzenethez.

Exportálás

Ha az Excel gombra kattint, és a legördülő menüből az Új munkalap létrehozása lehetőséget választja, a QuickBooks megjeleníti a Jelentés küldése Excelbe párbeszédpanelt. Ezen a párbeszédpanelen olyan Excel-jelentést hozhat létre, amely ugyanazokat az információkat tartalmazza, mint a jelentésben. Jelölje be az Új munkalap létrehozása választógombot egy új Excel-munkafüzet létrehozásához a jelentésadatokkal, és a Meglévő munkalap frissítése választógombbal, ha a jelentést egy meglévő Excel-munkafüzethez szeretné hozzáadni.

A Jelentés küldése Excelbe párbeszédpanel.

A vesszővel elválasztott értékek (CSV) fájlt (ezeket a fájlokat más elektronikus táblázatkezelő programok és adatbázis-programok is megnyithatják) exportálhatja egy adott Excel-munkafüzetfájlba, és a Speciális gombra kattintva egy másik párbeszédpanel jelenik meg. amely lehetővé teszi az exportált információk formázásának szabályozását.

Esetleg baráti javaslat? Nyugodtan kísérletezzen az összes speciális exportálási lehetőséggel. Ne feledje, hogy miután exportált egy QuickBooks-jelentést egy új, üres Excel-munkafüzetbe, ott is elvégezheti ezeket a fantasztikusan táncos dolgokat – speciális formázást és így tovább.

A többi gomb és doboz

Ha látni szeretné, hogyan működik a Fejléc elrejtése, Összecsukása és Dátumok cucc, csak tészta körül. Nem bánthatsz semmit.

Ha módosítja a jelentés dátumait, kattintson a Frissítés gombra a jelentés frissítéséhez. A jelentések frissítési beállításainak megadásához válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot. Ezután kattintson a Jelentések és grafikonok ikonra a bal oldali listában, majd kattintson a Saját beállítások fülre, ha szükséges. Kattintson a Jelentések és grafikonok lehetőségre, majd kattintson az OK gombra.