A hegedűs-faddle könyvelési módszer

A pénzügyi kimutatások elkészítésének munkája – amelyet számvitelnek vagy könyvelésnek neveznek – vagy egy csomó számokkal való babrálást igényel, vagy a kettős könyvvitel használatának megtanulását. Ahhoz, hogy ezeket a kimutatásokat egy számviteli programmal, például a QuickBooks 2012-vel állítsa elő, kettős könyvvitelt kell alkalmaznia.

Pénzügyi kimutatásokat készíthet a fiddle-faddle módszerrel. De a hegedűs-faddle módszernek van néhány igazán legyengítő gyengesége. Ezek a gyengeségek azt jelzik, hogy jobb eszközre van szüksége. Konkrétan kettős könyvvitelre van szükség.

A legtöbb kisvállalkozás – vagy legalábbis azok a kisvállalkozások, amelyek tulajdonosai még nem rendelkeznek számviteli képzettséggel – a hegedűs-faddle módszert alkalmazták. Vessen egy pillantást például a következő táblázatokban szereplő pénzügyi kimutatásokra. Az első táblázat az év azon egy napjára vonatkozó eredménykimutatást mutatja, amikor a képzeletbeli hot dog stand üzletág működik.

Egy egyszerű jövedelemkimutatás a hot dog standhoz

Ez a következő táblázat az első működési nap kezdetén fennálló mérleget mutatja.

Egy egyszerű mérleg a hot dog állványhoz

A fiddle-faddle könyvelési módszerrel a pénzügyi kimutatásban szereplő összes számot egyedileg számítja ki. Például az árbevétel értéke 13 000 dollár. A könyvelés hegedűs módszere megköveteli, hogy valahogyan manuálisan találja ki ezt az árbevétel-számot.

Előfordulhat, hogy kitalálhatja ezt a számot, ha emlékezik a nap folyamán végrehajtott összes eladásra. Vagy ha számlákat vagy értékesítési bizonylatokat készít, akkor előfordulhat, hogy ezt a számot az összes egyedi értékesítés hozzáadásával állíthatja elő. Ha van pénztárgépe, akkor előfordulhat, hogy a pénztárgép szalagjára nézve is kitalálhatja ezt a számot.

Az egyéb bevételi és kiadási számok kiszámítása ugyanilyen nyers módon történik. Például az 1000 dolláros bérleti díj kiszámítása úgy történik, hogy vagy emlékszik arra, mekkora összeget fizetett a bérleti díjért, vagy úgy, hogy megnézi a csekkkönyv-nyilvántartását, és megtalálja a csekket, amelyet bérleti díjra írt.

A mérlegértékek nagyjából ugyanígy keletkeznek. Az 1000 dolláros készpénzegyenlegre például a csekkfüzetből, vagy legrosszabb esetben a bankszámlakivonatból lehet következtetni. A 3000 USD készletegyenleget az egyes készletelemek értékeinek hozzáadásával tudja levonni. Hasonló módon számíthatja ki a kötelezettség és a saját tőke összegét.

Az eredménykimutatásban vagy a mérlegben szereplő értékek egy része eltömődik – ami azt jelenti, hogy a pénzügyi kimutatásban szereplő más számok felhasználásával számítják ki őket. Például nem keresi a nyereség összegét egyetlen helyen sem; ehelyett úgy számítja ki a profitot, hogy a bevételből kivonja a költségeket. Természetesen kiszámolhatja a mérlegértékeket is, mint például a mérlegfőösszeg, a saját tőke és a tulajdonosi tőke teljes kötelezettsége.

A hegedűs-faddle könyvelési módszer meglehetősen jól működik egy nagyon kis vállalkozásnál, ha van egy jó csekkfüzet. Tehát egy nagyon kis vállalkozás esetében előfordulhat, hogy megúszhatja ezt a durva, részekre bontott könyvelési megközelítést.

De sajnos a hegedűs-faddle módszernek három szörnyű gyengesége van egy olyan cég számára, amely nem rendelkezik túl egyszerű pénzügyekkel:

• Nem elég szisztematikus ahhoz, hogy automatizálni lehessen. Lehet, hogy nem törődik azzal, hogy a hegedűs-faddle megközelítés nem elég szisztematikus az automatizáláshoz. Az olyan szisztematikus megközelítés, mint a kettős könyvelés, automatizálható, ahogyan a QuickBooks is teszi. Ez az automatizálás azt jelenti, hogy a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez öt egérkattintás szükséges.

  Mivel a „fiddle-faddle” megközelítés nem automatizálható, minden alkalommal, amikor pénzügyi kimutatásokat szeretne készíteni, Ön vagy valamelyik szegény munkatársa hatalmas munkát végez, hogy összegyűjtse a számokat és az információk előállításához szükséges összes nyers adatot.

• Nagyon könnyű elveszíteni a részleteket. Látja, hogy a hot dog stand üzletnek csak három működési költsége van: bérleti díj, bérek és ellátás. Ha ismeri a vállalkozásnál felmerülő működési költségkategóriákat, meglehetősen könnyen átnézheti a csekknyilvántartást, és megtalálhatja például a bérleti díjat fizető csekket vagy csekkeket.

  Hasonló megközelítést alkalmazhat a bér- és ellátási kiadásoknál is. De mi van akkor, ha hirdetési kiadási kategóriája vagy vállalkozási engedély kiadása is van, vagy más könnyen elfelejthető kategória? Ha elfelejt egy kategóriát, lemarad a kiadásokról.

• Nem teszi lehetővé a szigorú hibaellenőrzést. A hibaellenőrzés fontos számviteli és könyvelési rendszereknél. Az összes szám és tranzakció lebeg, a hibák könnyen bekúsznak a rendszerbe.