A dokumentumok megőrzésének megértése a QuickBooks 2011 segítségével

Még a QuickBooks mellett is, a könyvelők gyakran azon tűnődnek, meddig kell megőrizni a régi jelentéseket, számlák másolatait és egyéb számviteli információkat. Erre nincs mindenkire érvényes válasz, de a QuickBooks segíthet a dokumentumok megőrzésében. Néhány dologra azonban érdemes gondolni:

• Fontolja meg, hogy a tranzakció másik félnek szüksége lesz-e valaha az információra. Például, ha állandóan vitatkozik egy eladóval arról, hogy kifizetett-e valamilyen számlát, akkor érdemes a szállítói számlákat és a fizetési nyilvántartást mindaddig ragaszkodni, amíg a vita folytatódik. Ez azt jelenti, hogy a szállítói számlákat és kifizetéseket dokumentáló papírmunkát nem feltétlenül kell megőrizni, ha nincs probléma.

• Vegye figyelembe az adóelszámolási követelményeket. A törvény szerint (ezt sokan nem veszik észre) a vállalkozásoknak számviteli nyilvántartásokat kell vezetniük, hogy beszámolhassanak nyereségéről, veszteségeiről, bevételeiről és levonásairól az Internal Revenue Service felé. Ez azt jelenti, hogy mindent meg kell őrizni, amire szüksége van a nyereség kiszámításához vagy a számítások alátámasztásához. Létezik azonban egy elévülési idő, amely általában a bevallás utolsó benyújtásától számított három évig tart. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb esetben nem kell megőrizni a vonatkozó bevallás után három évnél régebbi papírmunkát. Figyelmeztetni kell, mert van néhány kivétel a három éves elévülési idő alól:

  • Ha nagyon hanyag volt, és hanyagsága miatt kihagyta a hozama 25 százalékát meghaladó bruttó bevételt, az elévülés hat év.

  • Ha nem nyújtanak be bevallást, vagy hamis bevallást nyújtanak be, nincs elévülés.

• Vegye figyelembe azokat a régi nyilvántartásokat, amelyekre a jövőben szüksége lehet az adóbevallás tételének kiszámításához. Ezeket meg kell őrizni. Például, ha 30 évvel ezelőtt vásárolt egy gyárat, őrizze meg ezeket a vásárlási nyilvántartásokat a gyár eladásáig.

• Vegye figyelembe, hogy egyes iparágakban más dokumentumok megőrzési szabályok vagy előírások léteznek. Például, ha Ön orvos, megőrzi régi betegnyilvántartását – és ez magában foglalhatja a betegek elszámolási adatait is – három évnél tovább. Ezek az egyéb dokumentumok megőrzési szabályok iparágonként eltérőek. Tudja meg, milyen szabályok vonatkoznak az Ön iparágára.

Érdemes kétszer is meggondolnia, hogy egyszerűen kidobja-e a pénzügyi nyilvántartásokat. Érdemes felaprítani őket. Néhány nagypénztári kellékbolt elfogadható áron kínál bolti aprítási szolgáltatásokat.