8 trükkös helyzet (és mi a következő lépés)

A MYOB használatával elkerülhető a könyvelési élet néhány gyakran zűrös valósága: Több vállalkozás egyetlen (gyakran küszködő) vállalkozásba tömörül, a korábbi könyvelők által hátrahagyott káosz, adóhivatal miatti adósság, soha be nem vált költségvetés, és ezen kívül még sok más.

Amikor ilyen trükkös helyzetekkel kell szembenéznie, a technikai MYOB tanácsadás, a könyvelési know-how és a belső, ragyogó lovag a megmentésre hajlam keverékére támaszkodhat.

2 vagy több vállalkozással foglalkozik, mindegyik egyben

Gondolkozott már azon, hogy a vállalkozása hogyan keresi a pénzt? Lehet, hogy sokféle munkát végez, és bár gyanítja, hogy ez a munka nem minden nyereséges, nem biztos abban, hogy mi jövedelmező és mi nem. Szerencsére a csodálkozással teli napjainak most vége lehet, mert a munka- és kategóriajelentésekkel felfedezheti, hogy mit csinál jól és mit rosszul.

A MYOB két módszert kínál a bevételek és kiadások elemzésére:

• Az első mód az, hogy a munkafunkciók segítségével nyomon követheti a vállalkozása által vállalt minden munka jövedelmezőségét, legyen szó szerződésről, egy projekt szakaszáról vagy konkrét ügyfeleknek végzett munkáról.

• A jövedelmezőség elemzésének második módja az, ha a vállalkozást profitközpontokra osztja fel a kategória jellemzőivel. A kategóriák gyakran jól működnek, ha több különböző telephellyel rendelkező vállalkozása van, vagy különböző részlegekhez különböző bankszámlákat üzemeltet.

  	Állások	Kategóriák
  Tr ansactions	Egy tranzakciót több munkához is hozzárendelhet	Egy tranzakciót nem rendelhet több kategóriába
  Mérlegek	Nem nyomtathat mérleget minden munkához	Minden kategóriához kinyomtathat egy mérleget
  Költségvetések	Létrehozhat költségvetést az egyes munkákhoz	Nem hozhat létre költségvetést kategóriákhoz
  Eszközök	Nem követheti nyomon az egyes munkák eszközeinek mozgását	Minden egyes munkához nyomon követheti az eszközök mozgását
  Figyelmeztetések	Beállíthatja beállításait úgy, hogy figyelmeztetést kapjon, ha elfelejti hozzáadni a munkakódot egy tranzakció sorához	Nem állíthatja be úgy a beállításokat, hogy figyelmeztetést kapjon, ha elfelejti kategóriakódot hozzáadni egy tranzakcióhoz
  Vezérlők	Nem állíthatja be úgy a beállításokat, hogy a tranzakció csak akkor kerüljön rögzítésre, ha minden sorhoz tartozik munkakód	Beállíthatja, hogy a tranzakció csak akkor kerüljön rögzítésre, ha van kategóriakódja
  Fejlécek	Lehetnek fejléc- és részletmunkái	Nem rendelkezhet fejléc- és részletkategóriákkal
  Kapcsolattartás az ügyfelekkel	A munkákat konkrét ügyfelekhez kapcsolhatja	Nem kapcsolhat kategóriákat az ügyfelekhez
  Összekapcsolás a kiadásokkal	A költségeket a munkákhoz kapcsolhatja, így az ügyfelek számlázásakor megjelölhetik azokat a visszatérítésre	Nem kapcsolhat kategóriákat a számlázási költségekhez

Össze van zavarodva? A munkák segítségével elemezheti az egyes költséghelyek, projektek vagy vállalkozások jövedelmezőségét, de a kategóriák segítségével nyomon követheti a jól elkülönülő üzleti vállalkozások vagy helyek jövedelmezőségét.

Selyemtáska készítése koca füléből

Örökölte-e könyvelői állást valakitől, aki valójában kényszeres felhalmozó volt, és aki ezt a tulajdonságát azzal fejezte ki, hogy létrehozott egy számlalistát a MYOB-ban, amely tartalmazza az összes elképzelhető fiókot?

Talán még a következő szakaszba is eljutott, és úgy döntött, hogy töröl minden olyan fiókot, amelyre már nincs szüksége. Ez az a pont, ahol bajba kerülhet: Amikor egy fiókot törölni akar, a MYOB megtagadja a játékot, mondván, hogy a fiók történelmi információkat tartalmaz.

Ebben a helyzetben úgy lehet megszabadulni a nem kívánt fióktól, ha összevonja azt egy kívánt fiókkal. Két fiók egyesítéséhez lépjen a Fióklistába, válassza ki a megtartani kívánt fiókot (a MYOB ezt az elsődleges fióknak nevezi), majd kattintson a Fiókok kombinálása lehetőségre. A megjelenő Fiókok kombinálása ablakban válassza ki az egyesíteni kívánt fiókot (másodlagos fiók), majd kattintson még egyszer a Fiókok kombinálása gombra. A folytatáshoz kattintson az OK gombra. Minden kész!

Nyomon követni a bérbeadásból származó bevételeket és kiadásokat

Van egy bérelt ingatlanbefektetése és egy vállalkozása is? Ha mindent egyetlen MYOB-fájlban szeretne nyomon követni, akkor megteheti.

Navigáljon a fiókok listájához, és nézze meg a tetejét. Látja az Egyéb bevételek és az Egyéb költségek fület? Ezekkel a besorolásokkal nyomon követheti a bérbeadásból származó bevételeket és a bérbe adott ingatlan kiadásait. Így továbbra is elkülönítheti az üzleti bevételeket és kiadásokat ingatlanbefektetésétől.

Részvényekkel és osztalékkal foglalkozni

Szeretné tudni, hogyan kell rögzíteni a részvényvásárlást és az osztalékból származó bevételt a MYOB-ba? A válasz rövid és édes. Csak ne. Ez olyan, mintha tollkéssel próbálna kivágni egy fát.

Ehelyett banki osztalékot a személyes számlájára, és vásároljon új részvényeket a személyes számlájáról. Használjon egyszerű kézzel írott könyvet vagy táblázatot ezeknek a tranzakcióknak a nyomon követéséhez, és minden év végén készítsen egy összegzést könyvelőjének.

Eladósodás az ATO-val

Ez az a trükkös állapot, amikor azt tapasztalja, hogy nem tudja időben kifizetni az üzleti tevékenységről szóló nyilatkozatát, és pénzzel tartozik az Ausztrál Adóhivatalnak.

Ebben a helyzetben az ATO minden hónapban kivonatot küld Önnek, amely megmutatja, hogy mennyivel tartozik. Annak érdekében, hogy számláinak értelme legyen, ezt a kötelezettséget szerepeltetnie kell a számlákban. Itt van, hogyan:

Nyissa meg a fióklistáját, és hozzon létre egy új kötelezettségi számlát „ATO-nak járó pénz” néven.

Számlatípusként válassza a Hitelkártya lehetőséget.

Lépjen a Pénzköltés oldalra, és rögzítse a tevékenységi kimutatás kifizetését, mintha teljes egészében kifizetné.

Az általános elképzelés az, hogy a befizetést felosztja a beszedett GST-fiókja, a fizetett GST-fiókja és – ha vannak alkalmazottai – a PAYG-levonási számlája között.

Mielőtt a Rögzítés gombra kattintana, válassza ki az ATO-nak járó pénzt bankszámlájaként a bal felső sarokban.

A tranzakció ilyen módon történő rögzítése visszaállítja GST- és PAYG-számláit a megfelelő összegekre, és helyesen mutatja az ATO-kötelezettséget.

Valahányszor befizet erre az adósságra, rögzítse ezt a kifizetést a Spend Money résznél, és utalja be az ATO-nak járó pénzre.

Egyeztesse ezt a számlát ugyanúgy, mint bármely más bankszámlát.

Ezt a számlát minden alkalommal egyeztetnie kell, amikor az adóhivatal kivonatot küld Önnek.

A költségvetések pályán tartása

A költségvetés éppúgy a személyiség próbája, mint a számtani és tervezési gyakorlat. Íme néhány tipp, amelyek segítségével költségkerete a célhoz közelíthető:

• Vegyük figyelembe azt a személyt (legyen az Ön vagy valaki más), aki a figurákat alkotja. Optimisták vagy pesszimisták? A kérdésre adott választól függően módosítsa a számadatokat.

• Az értékesítők optimisták (egyébként nem élnének túl a munkájukban). Vegyük az eladási előrejelzéseiket egy csipet sóval.

• Ha sok ember dolgozik a vállalkozásában, kérje meg tőlük, hogy adják meg hozzájárulásukat a költségvetéshez. Minél jobban érintett mindenki, annál reálisabb és elérhetőbb a költségvetés.

• Amint eltelt az első hónap, hasonlítsa össze a költségvetéseket a ténylegesekkel a MYOB Profit & Loss Budget Analysis jelentésének segítségével. Tedd meg ezt minden hónapban, hogy elsajátítsd a kristálygömb nézésének igazi művészetét.

• Mindig vegyen figyelembe előre nem látható kiadásokat, különösen, ha új vállalkozás költségvetését tervezi. A dolgok mindig többe kerülnek, mint gondolnád.

• Gondosan mérlegelje a szabálytalan kifizetések ütemezését, mint például a negyedéves villanyszámlák, a hónapok öt fizetési héttel és az éves biztosítási díjak.

Általános folyóiratokkal való munka

Az általános naplók általában a könyvelők területei, de ha komolyan gondolja ezt a MYOB-játékot, előbb-utóbb valaki vagy más megkérhet egy általános napló rögzítésére. Lehet, hogy korrigálja az amortizációt, év végi korrekciót rögzít, vagy átcsoportosítja a kiadásokat egyik számláról a másikra.

Íme néhány általános tipp, hogyan kezeljük ezt a különösen bonyolult helyzetet:

Lépjen a Fiókok parancsközpontba, és kattintson a Naplóbejegyzés rögzítése elemre.

Álljon meg egy pillanatra, és alaposan gondolja át a dátumot.

Az általános naplók általában ilyen vagy olyan módosítások, és gyakran a rendszer által kínált dátumtól eltérő dátumot kell megadni. A napló dátumozása annak az időszaknak megfelelően legyen, amelyre vonatkozóan a korrekciót végrehajtják – ha novemberre készít értékcsökkenési bejegyzést, akkor novemberre keltezze a naplót.

Rögzítsen egy részletes feljegyzést.

Magyarázd el, mit csinálsz és miért.

Terheljen egy vagy több számlát, és jóváírjon egy vagy több számlát.

Minden sorhoz megadhat egy összeget a Terhelés vagy a Jóváírás oszlopban – nem mindkettőben. Azonban tetszőleges számú sort adhat hozzá.

Gondoljon az egyes sorok adószámaira.

A legtöbb általános folyóirat nem érinti a GST-t, ezért a szokásos adószám az NT. Ha azonban nem biztos benne, kérdezze meg könyvelőjét.

Ellenőrizze, hogy a teljes terhelés megegyezik-e az összes jóváírással.

Ők csinálják? Ekkor az alul látható egyenlegen kívüli összegnek nullának kell lennie

Kattintson a Felvétel gombra a napló befejezéséhez.

A tett megtörtént.

Külföldi tranzakciók lebonyolítása

A MYOB AccountRight jelenleg nem tartalmaz devizafunkciókat. Mik a megoldások erre a dilemmára?

• Ha árukat exportál külföldre, de az eladásai ausztrál dollárban vannak, még akkor is, ha külföldre exportál árukat, akkor nincs szüksége devizaszolgáltatásokra.

• Hasonlóképpen, ha tengerentúlról vásárol árut ausztrál dollár felhasználásával, nincs szüksége devizára. Például, ha ausztrál hitelkártyájával vásárol valamit, még akkor is, ha a feltüntetett ár amerikai dollárban volt, amikor az összeg megjelenik a bankszámlakivonaton, ez az összeg már át lett konvertálva ausztrál dollárra.

• Ha még nem vásárolta meg a MYOB-t, továbbra is választhatja a régi MYOB Premier Classic verziót, amely tartalmazott devizát is. A fő hátránya azonban az, hogy ez a verzió nem tartalmaz banki hírcsatornákat vagy felhőszolgáltatásokat.

Végül, mielőtt bármit tenne, lépjen kapcsolatba a MYOB ügyfélszolgálatával. A MYOB AccountRight szolgáltatásai folyamatosan változnak.