5 könyvelési vezérlők a QuickBooks számára

Íme egy gyors összefoglaló öt hatékony technikáról, amelyek segítségével minimalizálhatja azokat a problémákat, amelyek akkor jelentkeznek, ha különböző szintű képzettséggel és megbízhatósággal rendelkező emberek dolgoznak QuickBooks-adataival:

• Rendszeresen hasonlítsa össze a fizikai készletek számát a készletnyilvántartási nyilvántartásokkal. Egy dolog, amit megtehet a készletveszteség minimalizálása és a pontos számviteli nyilvántartások vezetése érdekében, az az, hogy rendszeresen összehasonlítja készletének fizikai számát a számviteli nyilvántartásaival. A legértékesebb és legkönnyebben ellopható tárgyak gyakori megszámlálása két dolgot eredményez:

  • A készletzsugorodás gyorsan felismerhető.

  • A vállalkozás tulajdonosa minimalizálhatja a készletzsugorodást azáltal, hogy azonosítja a leggyakrabban ellopott készlettípust, vagy még azt is, hogy mikor lopják el a készletet leggyakrabban.

• Bankszámlák egyeztetése. Egy másik dolog, amit a cégtulajdonosoknak meg kellene tenniük, véleményem szerint, hogy össze kell egyeztetniük saját bankszámláikat. Az alkalmazottak könyvelői általi lopása gyakran akkor történik, amikor az alkalmazottak rájönnek, hogyan írjanak csekket a cég bankszámlájára, amelyet a tulajdonos nem lát. A fiktív és csalárd tranzakció megtalálásának egyik biztos módja, ha a tulajdonos egyezteti a bankszámlakivonatot. Ezen túlmenően minden ingadozó, gyanús tranzakció nyilvánvalóvá válik, ha a vállalkozás tulajdonosa alaposan megvizsgálja a csekkeket.

• Lehetőség szerint válassza el a könyvelést a fizikai őrizettől. Egy kisvállalkozásban nem mindig könnyű elkülöníteni bizonyos tevékenységek elszámolását a fizikai felügyelettől vagy az adott tevékenység fizikai felelősségétől. Például nehéz elkülöníteni a készletnyilvántartást a fizikai őrzéstől vagy a készlethez való hozzáféréstől. Egy bolti eladó például könnyen el tud lopni cigarettát, és módosítani tudja a készletnyilvántartást a cigaretta pénztárgépes értékesítése révén. Ennek ellenére mindenhol, ahol el tudja választani a fizikai őrzést a könyveléstől, beépített hibaellenőrzés történik. A könyvelést végző személy közvetetten ellenőrzi, hogy a vagyontárgyat a fizikai letétkezelők gondozzák.

• Az alkalmazottak képzése a QuickBooks használatára. Meg kell tanítania az alkalmazottakat a QuickBooks használatára, ha bármilyen méretű vállalkozása van, két alapvető okból: Valaki, aki ismeri a QuickBooks használatát, kevésbé valószínű, hogy véletlenül hibázik, és a rendetlen könyvelési nyilvántartások álcázzák az alkalmazottak lopását.

• Zárja be a QuickBooks fájlt. Itt van egy utolsó technika, amelyet érdemes megfontolni. Noha nem kell a pénzügyi évet lezárnia a QuickBooksban, érdemes lehet ezt megtennie az adatok integritásának megőrzése érdekében. Ennek módja: Válassza a Szerkesztés→Beállítások parancsot, válassza a Számvitel lehetőséget, válassza a Vállalati beállítások fület, majd kattintson a Zárás dátuma Dátum/jelszó beállítása gombra. Amikor a QuickBooks rákérdez, adja meg a záró dátumot és a jelszót. Miután megadta ezeket az információkat, a QuickBooks megtiltja vagy korlátozza a felhasználókat a záró dátum előtti tranzakciók módosításában vagy bevitelében.