5 jó számviteli ellenőrzés, amely minimalizálja a lopást

Az alábbiakban összefoglaljuk az öt hatékony technikát, amelyek segítségével minimalizálhatóak a problémák, amelyek akkor jelentkeznek, ha különböző képzettségi szintű és megbízhatósági szintű emberek dolgoznak QuickBooks-adataival:

• Rendszeresen hasonlítsa össze a fizikai készletek számát a készletnyilvántartási nyilvántartásokkal. A készletveszteség minimalizálása és a pontos számviteli nyilvántartások vezetése érdekében az egyik dolog, amit megtehet, az az, hogy rendszeresen összehasonlítja a készlet fizikai számát a számviteli nyilvántartásaival.

  Ez a megközelítés a legértékesebb és legkönnyebben ellopható tárgyak gyakori megszámlálására két dolgot ér el:

  • A készletzsugorodás gyorsan felismerhető.

  • A vállalkozás tulajdonosa minimalizálhatja a készletzsugorodást azáltal, hogy azonosítja a leggyakrabban ellopott készlettípust, vagy akár azt is, amikor a készleteket leggyakrabban lopják el.

• Bankszámlák egyeztetése. Egy másik módszer, amelyet az üzlettulajdonosoknak használniuk kell, a saját bankszámláik egyeztetése. Gyakran előfordul, hogy az alkalmazottak könyvelői lopnak, amikor az alkalmazottak rájönnek, hogyan írjanak csekket a cég bankszámlájára, amelyet a tulajdonos nem lát.

  A fiktív és csalárd tranzakció megtalálásának egyik biztos módja, ha a tulajdonos egyezteti a bankszámlakivonatot. Ezen túlmenően minden ingadozó, gyanús tranzakció nyilvánvalóvá válik, ha a vállalkozás tulajdonosa alaposan megvizsgálja a csekkeket.

• Lehetőség szerint válassza el a könyvelést a fizikai őrizettől. Egy kisvállalkozásban nehéz mindig elkülöníteni bizonyos tevékenységek elszámolását a fizikai felügyelettől vagy a tevékenység fizikai felelősségétől.

  Például nehéz elkülöníteni a készletnyilvántartást a fizikai őrzéstől vagy a készlethez való hozzáféréstől. Egy bolti eladó például könnyen képes lehet cigarettát lopni, és a készletnyilvántartást is módosítani tudja a cigaretta pénztárgép-értékesítése révén. Ennek ellenére mindenhol, ahol el tudja választani a fizikai őrzést a könyveléstől, beépített hibaellenőrzés történik. A könyvelést végző személy közvetetten ellenőrzi, hogy a vagyontárgyat a fizikai letétkezelők gondozzák.

• Az alkalmazottak képzése a QuickBooks használatára. Két alapvető okból kifolyólag tanítania kell az alkalmazottakat a QuickBooks használatára, ha bármilyen méretű vállalkozása van:

  • Először is, valaki, aki tudja, hogyan kell használni a QuickBookst, kisebb valószínűséggel követ el véletlen hibákat.

  • Másodszor, a rendetlen könyvelési nyilvántartások álcázzák az alkalmazottak lopását.

• Zárja be a QuickBooks fájlt. Habár nem kötelező lezárni a pénzügyi évet a QuickBooks-ban, érdemes lehet ezt megtenni az adatok integritásának megőrzése érdekében. Itt van, hogyan:

  Válassza a Szerkesztés→Beállítások parancsot

  Válassza a Számvitel → Vállalati beállítások fület

  Kattintson a Zárás dátuma Dátum/jelszó beállítása gombra.

  Amikor a QuickBooks rákérdez, adja meg a záró dátumot és a jelszót.

  Miután megadta ezeket az információkat, a QuickBooks megtiltja vagy korlátozza a felhasználókat a záró dátum előtti tranzakciók módosításában vagy bevitelében.