5 egyeztetési trükk a QuickBooks számára

A banki és egyéb számlák összeegyeztetése a QuickBooksban olyasvalami, amire szüksége lesz, és meg kell tennie. Az ilyen munka javítja az adatok pontosságát. Ezenkívül a munka komoly problémákat is okozhat (például alkalmazotti csalás vagy sikkasztás).

Sajnos a banki és egyéb számlák egyeztetése gyakran frusztráló munkává válik, mert úgy tűnik, hogy a számlákat lehetetlen egyeztetni. Ha azonban kibékíthetetlen különbséggel találkozik, ne adja fel – legalábbis még ne. Ehelyett próbálja ki az alábbi öt trükköt:

• Ellenőrizze a fiókot. Íme az első trükk vagy tipp, ha egy számlát (például bankszámlát) próbál egyeztetni a QuickBooksban, és a munka nem megy zökkenőmentesen. Biztos benne, hogy a megfelelő fiókkal dolgozik? Ez elég hülyén hangzik, nem? De ha például több bankszámlája van, előfordulhat, hogy rossz számlát próbál egyeztetni, vagy rossz kimutatást használ a számla egyeztetésére.

• Ellenőrizze a hiányzó tranzakciókat. Íme egy második trükk, amit érdemes kipróbálni. Észrevesz a hiányzó tranzakciókat? Ha például bankszámlát próbál egyeztetni, ellenőrizze a bankszámlakivonaton, hogy a bank rögzített-e olyan tranzakciókat, amelyeket Ön nem. Ezek a hiányzó tranzakciók nyilvánvalóan azt okozhatják, hogy a záró egyenleg nem egyezik meg a kiegyenlített egyenlegével. Miután rögzítette ezeket a tranzakciókat, és töröltként jelölte meg őket, fiókja egyeztethet.

• Ellenőrizze még egyszer az adatbevitelt. Itt van még egy dolog, amire figyelni kell. Helyesen rögzítette a tranzakciókat? Ez szintén hülyén hangzik, de ha rögzítette a tranzakciót, és néhány fillérrel vagy néhány dollárral olcsóbban szenved – esetleg átvitt néhány számot –, akkor nem fogja tudni egyeztetni a számláját. Valószínűleg nagyon gyakori, amikor több tucat tranzakciót ír be, hogy időnként rosszul rögzítsen egy tranzakciót. Az alkalmi hibákat ki kell javítani a számlaegyeztetés előtt.

• Megy online. Íme egy nagyon egyszerű ötlet (talán a jövőbeni egyeztetésekhez, amelyeket meg kell tennie). A számlaegyeztetés sokkal egyszerűbb, ha online banki szolgáltatást használ. Az online banki szolgáltatásokkal az adatok nagy részét elektronikusan megragadja és beviheti, ami alapvetően kiküszöböli az adatbeviteli hibákat.

• Szünetet tartani. Íme egy utolsó tipp. Ha mindent leellenőrzött, de még mindig nem találja az eltérést a könyvelési nyilvántartásában (vagy a banki kivonatban a problémát), hagyjon egy kis szünetet. Tedd félre az egyeztetést egy-két napra. Ha később, friss szemmel tér vissza a megbékéléshez, gyakran rábukkan arra a problémára, amelyet korábban nem vett észre.