4 módszer a pénzügyi nyilvántartások rendben tartására a QuickBooks 2016-ban

A QuickBooks 2016 adatainak megbízhatósága és hasznossága nagymértékben függ attól, hogy milyen ügyesen és rendezetten vezeti pénzügyi nyilvántartásait. Annak érdekében, hogy Ön vagy munkatársai jobb munkát végezzenek ebben, fontolja meg a következő négy technika alkalmazását.

1. technika: Rendszeresen egyeztesse QuickBooks bankszámláit

Ha időt szán egy bankszámla egyeztetésére, nemcsak a bankszámlanyilvántartás pontosságát javítja (beleértve a számlaegyenlegét is); de közvetve ellenőriz egy csomó más tranzakciót is, beleértve az összes bevételt, amely egy adott bankszámlára áramlik. És ellenőrzi az adott számláról fizetett költségeket.

Tehát a lényeg: Rendszeresen egyeztesse bankszámláit.

2. technika: Frissítse a hitelszámla egyenlegét

Ha pénzt vett fel a banktól, ellenőrizze még egyszer a számlaegyenleget. És frissítenie kell a számlaegyenleget, ha az nem egyezik a hitelező év végi nyilvántartásával.

A hitelszámla egyenlege általában idővel „rosszul” megy, mert a kifizetések tőke- és kamatkomponensekre való felosztása kissé eltér. Ez a hiba idővel növekedni kezd.

A hitelszámla egyenlegét gyakran javíthatja egy naplóbejegyzés hozzáadásával, amely „kijavítja” a hibás számlaegyenleget, majd a szükséges terhelést vagy jóváírást a hitelkamat kiadási kategóriába dobja.

3. technika: Ellenőrizze az árva kifizetéseket

Az emberek meglepően könnyűnek találják beírni az ügyfelek fizetését, de soha nem alkalmazzák a kifizetéseket egy számlára. Amikor ez a mulasztási hiba előfordul, a vállalkozás kihagyja a bevételt az eredménykimutatásból, és alábecsüli bevételeit és nyereségét. Tehát ez egy rossz hiba.

Ezen árva kifizetések bármelyikét megtalálhatja QuickBooks fájljában, ha készpénzalapú mérleget készít. Ha a készpénzalapú egyenleg negatív értéket mutat a kintlévőségeknél, az azt jelzi, hogy befizette a kifizetéseket a QuickBooksba, de soha nem alkalmazta a kifizetést a számlán.

A hiba kijavításához (vagy többszöri kijavításához, ha több hibát vétett), át kell lapoznia az ügyfelek fizetéseit, vagy jelentést kell készítenie a tranzakciókról, hogy az ügyfél megtalálja azokat, amelyeket Ön nem alkalmazott.

4. technika: Tekintse át mérlegét

Tudja, hol jelennek meg a legfeltűnőbben a könyvelési hibák? A mérlegedben.

Emiatt szokjon meg rendszeresen mérleget készíteni. Keressen furcsa számokat, például 40 000 USD összegű be nem fizetett alapokat (ami azt jelenti, hogy a QuickBooks szerint 40 ezrenyi készpénz hever valahol az irodában), vagy 11 000 USD készpénzegyenleget (ami azt jelenti, hogy 11 ezret túlhúzta a csekkszámláját).

Vicces mérlegszámokat kereshet, ha a jelentés ablakában duplán kattint a páratlan értékre, majd átnézi a tranzakciós adatokat, amelyek nyilvánvalóan rossz értéket adnak össze.

Egy utolsó megjegyzés ezzel a hibaellenőrzési technikával kapcsolatban: Gyakran előfordul, hogy az őrült mérlegértéket előidéző ​​hiba nem egy hibásan beírt tranzakció, hanem egy kihagyott tranzakció.

Ha igazán bele akar ásni a mérleg-tisztítási dolgokba, az Evergreen Small Business blogomban a mérleg-tisztítási feladatok sokkal hosszabb listáján keresztül haladhat .