11 tennivaló, ha a nem online fiókja nem egyensúlyoz a QuickBooks 2016-ban

Íme néhány javaslat a fiók egyeztetésére, ha problémái vannak a QuickBooksban. Ha a számítógép előtt ül, és tördeli a kezét, próbálja ki az ebben a részben található tippeket:

• Győződjön meg arról, hogy a megfelelő fiókkal dolgozik. Hülyén hangzik, nem? Ha azonban több bankszámlája van, nagyon könnyű rossz számlára kötni. Tehát folytassa, és erősítse meg például, hogy a Mammoth International Bank folyószámláját a Mammoth International Bank folyószámlakivonatával próbálja egyeztetni.

• Keresse azokat a tranzakciókat, amelyeket a bank rögzített, de Ön nem. Nézze át a bankszámlakivonatot, és győződjön meg arról, hogy minden olyan tranzakciót rögzített, amelyet bankja rögzített. Könnyen figyelmen kívül hagyhatja a készpénzfelvételt, a speciális díjakat vagy a szolgáltatási díjakat (például a csekkek vagy a széf díjait), az automatikus pénzfelvételt, a közvetlen befizetést stb.

  Ha a különbség pozitív – vagyis a bank úgy gondolja, hogy kevesebb pénze van, mint gondolná, hogy kellene –, akkor előfordulhat, hogy hiányzik egy pénzfelvételi tranzakció. Ha a különbség negatív, előfordulhat, hogy hiányzik egy betéti tranzakció.

• Keresse a fordított tranzakciókat. Íme egy trükkös: ha véletlenül visszafelé ad meg egy tranzakciót – a befizetést visszavonásként vagy a kifizetést befizetésként –, a számlája nem áll egyensúlyban. A hibát pedig nehéz lehet megtalálni. Az Összeegyeztetés ablak az összes helyes tranzakciót mutatja, de a tranzakció összege rossz listában jelenik meg. (Az összeg a Betétek és egyéb hitelek listában jelenik meg, ha a csekkek és kifizetések listához tartozik, vagy fordítva.) Az a csekk, amelyet az Acme Housewreckersnek írt a kocsibeálló lebontása miatt, megjelenik a Betétek és egyéb hitelek listában, példa.

• Keressen olyan tranzakciót, amely megegyezik a különbség felével. Az egyik praktikus módja annak, hogy megtalálja a visszafelé beírt tranzakciót – ha csak egy van –, ha olyan tranzakciót keres, amely megegyezik az összeegyeztethetetlen különbség felével. Ha például a különbség 200 dollár, akkor előfordulhat, hogy 100 dolláros befizetést vagy 100 dolláros kifizetést adott meg befizetésként.

• Keressen olyan tranzakciót, amely megegyezik a különbséggel. Itt van egy kézenfekvő pont: Ha a bank nyilvántartása és az Ön nyilvántartása közötti különbség megegyezik a nyilvántartásában szereplő tranzakciók egyikével, akkor előfordulhat, hogy hibásan jelölte meg a tranzakciót kiegyenlítettként, vagy hibásan hagyta jelöletlenül a tranzakciót (kiegyenlítetlenként jelenik meg). Talán ez túl nyilvánvaló volt. Naaaah.

• Ellenőrizze a transzponált számokat. A transzponált számok átfordított számjegyek. Például 45,89 USD-t ír be 48,59 USD-ként. Ezek a pulykák mindig fejfájást okoznak a könyvelőknek és a könyvelőknek. Ha megnézi a számokat, a hiba észlelése gyakran nehéz, mert a számjegyek megegyeznek. Például, ha összehasonlít egy 45,89 dolláros csekket a nyilvántartásában a bankszámlakivonatán szereplő 48,59 dolláros csekkkel, mindkét csekk összege ugyanazokat a számjegyeket mutatja: 4, 5, 8 és 9. Csak más sorrendben jeleníti meg őket. .

  Az átvitt számokat nehéz megtalálni, de itt van egy trükk, amelyet kipróbálhat: Ossza el az Összeegyeztetés ablakban látható különbséget 9-cel. Ha az eredmény páros számú dollár vagy cent, akkor jó eséllyel van valahol transzponált szám.

• Használja az Eltérések keresése gombot. Az alább látható párbeszédpanel tartalmaz egy Eltérés keresése gombot, amelyre kattintva megjelenik egy másik párbeszédpanel, amely jelentéseket nyomtat, amelyek segíthetnek a fiók egyeztetésében. A párbeszédpanel különösen lehetővé teszi a korábban elszámolt tranzakciókon végrehajtott módosítások jelentésének megtekintését (ami elég gyanús könyvelési tevékenység lenne, és határozottan megzavarná az egyeztetést).

  Ez egy olyan jelentést is mutat, amely felsorolja a korábbi egyeztetések során töröltként megjelölt tranzakciókat, ami érdekes lehet, mert előfordulhat, hogy tévesen jelölt meg egy tranzakciót töröltként, mielőtt valóban törlésre került volna.

  

  A Begin Conciliation párbeszédpanel.

• Másvalaki nézze át a munkáját. Ez az ötlet elég kézenfekvőnek tűnhet, de meg fog lepődni, hogy egy második szempár milyen gyakran talál valamit, amit figyelmen kívül hagyott. Kérje meg az egyik munkatársát vagy alkalmazottját (lehetőleg azt a személyt, akinek mindig túl sok szabadideje van), hogy nézzen át mindent az Ön számára.

• Vigyázzon több hibára. Ha hibát talál a mosodai lista használatával, és továbbra is fennáll a különbség, kezdje újra az ellenőrzést a lista tetejéről. Felfedezheti például, hogy egy transzponált szám megtalálása után egy másik tranzakciót visszafelé írt be, vagy helytelenül törölt vagy törölt egy tranzakciót.

• Próbálja újra a következő hónapban (és talán az azt követő hónapban). Ha a különbség nem nagy a bankszámlája méretéhez képest, érdemes lehet várni a következő hónapig, és újra megkísérelni a számlája egyeztetését.

  Tekintsük a következő példát: Januárban egyezteti a fiókját, és a különbség 24,02 USD. Ezután februárban egyezteti a számlát, és a különbség 24,02 USD. Márciusban egyezteti a számlát, és – meglepetés, meglepetés – a különbség még mindig 24,02 dollár. Mi történik itt?

  Nos, a kezdő számlaegyenleg valószínűleg 24,02 USD-vel csökkent. (Minél több hónapig próbálja egyeztetni a fiókját, és azt tapasztalja, hogy titokzatosan mindig 24,02 dollár kedvezményt kap, annál valószínűbb, hogy ez a típusú hiba okolható.) A második vagy harmadik hónap után, ha a QuickBooks 24,02 dolláros módosító tranzakciót ír be elég ésszerű, hogy a számlaegyenlege egyensúlyba kerüljön.

  Ha korábban sikeresen egyeztette fiókját a QuickBooks-szal, akkor lehet, hogy nem a munkájában van a hiba. A hiba lehet (dobpergés, kérem) a banké! És ebben az esetben valami mást kell tennie…

• Szálljon be az autójába, hajtson be a bankba, és könyörögjön segítségért. Az előző ötlet alternatívájaként – amely feltételezi, hogy a banki kivonat helyes, és az Ön nyilvántartása helytelen – próbálja ki ezt az ötletet: Kérje meg a bankot, hogy segítsen a számlaegyeztetésben. Tipp arra, hogy szerinted a hiba valószínűleg a banké, de nagyon kedves, szívélyes módon. Mosolyogj sokat.

  És még egy dolog: Feltétlenül kérdezzen rá, hogy a bank jelenleg milyen terméket hirdet a hallban (ami arra ösztönzi a személyzetet, hogy azt gondolják, hogy érdekli Önt ez a 180 hónapos letéti igazolás, ami miatt rendkívül kedvesek lesznek Önhöz ).

  Általában véve a bank nyilvántartása általában baromi jó. Ennek ellenére bankja valószínűleg hibát követett el, ezért kérjen segítséget. Feltétlenül kérjen magyarázatot minden olyan tranzakcióhoz, amelyet csak a bankszámlakivonaton látva fedez fel. Egyébként valószínűleg fizetni fog ezért a segítségért.