10 kulcs a technológia használatához a kisvállalkozási nyilvántartások kezeléséhez

A kisvállalkozások tulajdonosai mindenhol technológiát alkalmaznak nyilvántartásaik kezeléséhez, legyen szó találkozók ütemezéséről, levelezés létrehozásáról, üzleti műveletek rögzítéséről, bérszámfejtésről, leltár nyomon követéséről vagy még sok másról. Bár a vállalkozások nem váltak „papírmentessé”, felismerték a technológia használatának előnyeit a szervezettség megőrzésében. Ha még mindig a papír használatához van kötve, ideje lehet, hogy a következő tíz kulcsot használja, hogy a papírt elektronikus fájlokkal cserélje ki.

Az Outlook segítségével nyomon követheti a találkozókat, feladatokat és projekteket

A papíralapú naptár, amely bárhová megy, hasznos, de próbálta már használni a Naptár funkciót egy szoftverben? A számítógépes naptárral egyszer megadhat egy találkozót, és beállíthatja, hogy naponta, hetente, kéthetente vagy havonta ismétlődjön, valamint beállíthat automatikus emlékeztetőket – olyan feladatokat, amelyeket a papírnaptárban nem végezhet el. Íme egy másik bónusz: Az olyan szoftverekkel, mint az Outlook, minden munkatársa megoszthatja a naptárait.

Olvassa be a névjegykártyákat, és vigye át az adataikat az Outlook névjegyzékébe

Belefáradt abba, hogy a Rolodexen vagy egy hatalmas köteg névjegykártyán keresztül kell keresnie egy telefonszámot vagy e-mail címet? Nos, eltávolodhat a rémálom bármelyik változatától, amellyel szembesül. Hogyan? Futtasson minden névjegykártyát egy olyan szkenneren keresztül, amely szoftverrel konvertálja a kártyán lévő információkat az Outlook névjegylistájára. Ezután a Keresés művelettel megtalálhatja a keresett információkat.

Konvertálja a dokumentumokat Adobe .pdf fájlokká

Az MS Wordben lehetőség van a fájlok másként történő mentésére. pdf-ek. A folyamat fájdalommentes. Megnyitott Word-dokumentumnál válassza a FileSave AsSave as type lehetőséget, majd kattintson a jobb szélen található legördülő nyílra. Görgessen le a listában, jelölje ki a PDF elemet, és kattintson a Mentés gombra (a mező alján található Mégse lehetőség mellett).

Mi a nagy baj a pdf-ekkel? Többé nem kell aggódnia amiatt, hogy valaki rendelkezik-e a megfelelő szoftververzióval a fájl olvasásához. Bármely Adobe Readerrel rendelkező számítógép meg tud nyitni bármilyen .pdf fájlt.

Leveleket, számlákat, hirdetéseket is beszkennelhet – minden olyan dokumentumot, amely megfelel a szkennernek –, és elmentheti pdf-ként. Csak győződjön meg arról, hogy a szkennert .pdf fájltípusra állította be, mielőtt beolvassa a dokumentumot.

Hozzon létre mestereket a gyakran használt dokumentumokból

Ha gyakran használja lényegében ugyanazt a betűt, de kisebb változtatásokkal, tartsa meg a főfájlt a számítógépén. Majd amikor szüksége van a dokumentumra, nyissa meg a fődokumentumot, hajtsa végre a módosításokat, és nyomtassa ki a dokumentumot. Ne felejtse el menteni a fájlt más néven, hogy a mester ne változzon.

Számlák és beszerzési rendelések készítéséhez használjon számviteli szoftvert

Többé nem kell végignéznie a számlákkal vagy beszerzési megrendelésekkel teli iratszekrényeket. Használjon könyvelő szoftvert, például QuickBooks vagy Sage 50-et a dokumentumok létrehozásához. Előfordulhat, hogy ki kell nyomtatnia és el kell küldenie a dokumentumokat az ügyfélnek, de a tényleges fájl megmarad – nem az űrt dúló iratszekrényekben –, hanem a számítógépén, ahol néhány billentyű leütése szükséges a számla megtalálásához.

Automatizálja az időkártyákat, a projektszámlákat és a bérszámfejtést

A munkaidő-kártyák lyukasztását és feldolgozását felválthatja elektronikus órabejegyzéssel és bérszámfejtéssel. Gondoljon a megspórolt időre és az elkerült hibákra. Az egyik munkáltató azt állítja, hogy cége 6 óráról 45 percre csökkentette a bérszámfejtést munkaidőkártya-szoftver használatával. Ez most nagy bravúr.

És ha a megbízhatóság problémát jelent az Ön vállalkozása számára, vásárolhat egy szoftvert, amely megköveteli, hogy minden alkalmazott ujját a lapolvasóra helyezze a munkaidő kezdetekor és befejezésekor! Ez az ujjlenyomatvétel úgy hangzik, mint egy sci-fi film, nem?

A leltár nyomon követése elektronikusan

Ha kisvállalkozása leltárt foglal magában, a technológia használata az egyetlen út. Az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver lehetővé teszi cége számára, hogy pontos nyilvántartást vezessen a készletről, gyorsabban töltse ki a rendeléseket, zökkenőmentesen szállítsa ki a rendeléseket, és pontosan számlázzon, mivel mindent számítógép követ. Ezeket a folyamatokat kezelheti a számítógép képernyőjén megjelenő címkék és számok használatával.

Rögzítse a vásárlásokat és az eszközökkel kapcsolatos termékadatokat egy táblázatban vagy adatbázisban

Amikor felszerelést vagy egyéb eszközöket vásárol, rögzítse a vásárlást és a termék részleteit egy táblázatban vagy adatbázisban. Az összes információ karnyújtásnyira van, és felveheti a kapcsolatot az eladóval bármilyen probléma esetén, vagy gyorsan összemérheti vagyonát a pénzügyi kimutatás elkészítéséhez, vagy válaszolhat a bank eszközinformációira vonatkozó kérésére.

Legyen az adózási idő egy szelet torta

Amikor az összes vagy a legtöbb rekord a számítógépen van, az adók elkészítése sokkal egyszerűbb és pontosabb, mint az adatok átvitele a nyomtatott dokumentumokról a számítógépre.

Az összes számlájával vagy beszerzési megrendelésével egy könyvelő szoftverben csak le kell futtatnia egy jelentést, és — íme! – a szoftver megadja az év összes számláját vagy beszerzési rendelését. Ugyanez vonatkozik a bérszámfejtésre, a készletekre és az eszközökre. Bármit, amit szisztematikusan a számítógépen tárolt, visszakereshet, amikor szüksége van rá.

Fájlok biztonsági mentése

A kisvállalkozási iratok kezelésére szolgáló technológia használatának további előnye, hogy biztonsági másolatot készíthet róluk – például elmentheti őket egy másik helyen lévő számítógépre vagy egy flash meghajtóra.

Miért olyan fontos ez? A számítógép legértékesebb vagyona a benne tárolt adatok. Őrizzen meg egy extra másolatot az adatokról, hogy soha ne nézzen szembe az elveszett feljegyzések rémületével. Ritkán kap előre értesítést arról, hogy a betörő el fogja lopni a számítógépét, egy tűz megolvasztja, vagy egyszerűen meg fog halni.