Hogyan lehet csökkenteni a PowerPoint-prezentáció fájlméretét

A legjobb PowerPoint-prezentációk azok, amelyek dinamikusak és érdekesek a célközönségük számára. Ez általában azt jelenti, hogy képeket, videókat és egyéb vizuális elemeket használ a gondolatok érvényesítésére.

Sajnos minél nagyobb a prezentáció és minél több elemet használ, annál nagyobb a fájl. Ha a PowerPoint-prezentációs fájl túl nagy, az alábbiakban bemutatunk néhány lépést, amelyekkel csökkentheti a teljes fájlméretet.

PowerPoint képek tömörítése

A PowerPoint-prezentációk legnagyobb problémája nem a szöveg, hanem a képek. A több kép nagyobb fájlt jelent, de megtehet néhány lépést a probléma csökkentése érdekében.

Az Office-dokumentumok képméretének csökkentése csökkenti a teljes fájlméretet, és ennek legjobb módja a képek tömörítése. Ennek hátránya a képminőség csökkenése. A PowerPoint azonban számos tömörítési lehetőséget kínál, így dönthet úgy, hogy jobb minőségű képeket használ, bár ennek következtében a képtömörítés csökkenni fog.

A kezdéshez nyissa meg a PowerPoint bemutatót. Válasszon ki egy képet, majd válassza a Formátum > Képek tömörítése lehetőséget a szalagsávon.

Ekkor megjelenik a  Képek tömörítése opciók mező. Öt különböző képfelbontási lehetőség áll rendelkezésre, beleértve az Alapértelmezett felbontás használata opciót is, hogy a képeket érintetlenül hagyja.

Minden felbontást pixel per hüvelykben mérnek , ahol minél nagyobb a szám, annál jobb a minőség (és annál nagyobb a fájlméret). A maximális tömörítés érdekében válassza  az E-mail lehetőséget (96 ppi).

Ha csak egyetlen képet szeretne tömöríteni, hagyja bejelölve az  Alkalmazás csak erre a képre jelölőnégyzetet. Ha egyszerre szeretné tömöríteni a PowerPoint-prezentáció összes képét, törölje a jelölést ebből a lehetőségből.

Nyomja meg  az OK gombot a kép (vagy képek) tömörítéséhez, ha készen áll.

Miután elmentette a PowerPoint bemutatót ( Fájl > Mentés ), a fájl méretét csökkenteni kell. A képtömörítés hatása a fájlméretre a prezentációban lévő képek számától és azok eredeti minőségétől függ.

Videó tömörítése PowerPointban

Más médiatípusok, például videofájlok tömörítése a következő lépés a PowerPoint-fájl méretének csökkentésében. A videofájlok különösen nagymértékben növelhetik a PowerPoint-fájlokat, ha be vannak ágyazva a bemutatóba.

Szerencsére a PowerPoint beépített módszert kínál a videofájlok tömörítésére és konvertálására. Ehhez nyissa meg a bemutatót a PowerPointban, majd válassza a Fájl > Információ > Adathordozó tömörítése lehetőséget . A legördülő menüben válassza ki a beágyazott videofájlokhoz használni kívánt minőséget.

Választhat Full HD (1080p), HD (720p) és Standard (480p) videóminőség között.

Ha a videofájlok támogatottak, a PowerPoint automatikusan tömöríti a médiafájlokat, csökkentve azok általános minőségét a folyamat során. Kattintson  a Fájl > Információ > Adathordozó tömörítése > Visszavonás elemre a folyamat visszavonásához, ha a minőség túlságosan csökken.

Ha elégedett a folyamattal, mentse el a dokumentumot ( Fájl > Mentés ).

Mentés PPTX fájlformátumban

A legtöbb PowerPoint-felhasználó ismeri a PPT-t, a PowerPoint fájlformátumot. Sok régebbi PowerPoint-prezentáció továbbra is ebben a régebbi formátumban kerül mentésre és terjesztésre.

Sajnos a PPT fájlformátum elavult. A helyettesítő, a PPTX tömörítést használ a PowerPoint-prezentációk fájlméretének jelentős csökkentésére. A dokumentumok PPTX formátumban történő mentése, valamint a meglévő PPT fájlok PPTX formátumba konvertálása nagy hatással lehet a teljes fájlméretre.

A PPT-fájl PPTX-re konvertálásához nyissa meg a PPT-fájlt a PowerPointban. Innen kattintson  a Fájl > Információ > Konvertálás elemre .

Ezzel megnyílik a  Mentés másként párbeszédpanel, amely automatikusan kiválasztja a PPTX fájlformátumot. Erősítse meg az új PPTX bemutató fájlnevét, majd nyomja meg a Mentés gombot  a megerősítéshez. 

A tömörítés további előnyei, amelyeket a PPTX fájlok kínálnak az eredeti PPT formátumhoz képest, hozzájárulhatnak a fájl méretének csökkentéséhez. A PowerPoint-prezentáció PPTX-fájlként való mentésének hatása azonban az eredeti prezentációs fájltól függ.

A beágyazott betűtípusok letiltása

A legtöbb PowerPoint-felhasználó alapértelmezett rendszer-betűtípusokat használ prezentációjához, de ha tematikus bemutatót hoz létre, dönthet úgy, hogy harmadik féltől származó betűtípusokat ágyaz be a PowerPoint-fájlba. Ezek a beágyazott betűtípusok jól nézhetnek ki, de jelentősen megnövelhetik a PowerPoint-fájl méretét.

Ha nem biztos benne, hogy felveszi őket, tiltsa le a beágyazott betűtípusok beállítást a PowerPointban. Ehhez kattintson  a Fájl > Beállítások elemre a PowerPoint beállítási menüjének megnyitásához.

A  PowerPoint beállításai menüben kattintson a Mentés fülre.

A  Hűség megőrzése a bemutató megosztásakor szakaszban kattintson a Betűtípusok beágyazása a fájlba jelölőnégyzet letiltásához  .

Ha nincs bejelölve, kattintson az OK gombra a beállítás mentéséhez, majd a dokumentum mentéséhez nyomja meg a Fájl > Mentés gombot . Mentés után minden beágyazott fontfájlt el kell távolítani.

Ez a beállítás azonban csak kis számú PowerPoint-felhasználót érint, és csak akkor csökkentheti a PowerPoint-fájl méretét, ha jelentős számú egyéni betűtípust használ.

Rejtett PowerPoint adatok eltávolítása

Minden létrehozott PowerPoint-dokumentumhoz további információk is csatolva vannak, beleértve a szerzőt és egyéb rejtett metaadatokat. Ha optimalizálni szeretné a PowerPoint fájlméretet, ezen információk eltávolításával csökkenteni kell a fájlméretet, bár a hatás viszonylag csekély.

Ehhez nyissa meg a PowerPoint-prezentációt, majd kattintson  a Fájl > Információ > Hibakeresés > Dokumentum vizsgálata elemre .

A  Dokumentumvizsgáló ablakban győződjön meg arról, hogy a Dokumentum tulajdonságai és személyes adatok jelölőnégyzet be van jelölve, majd nyomja meg  az Ellenőrzés gombot .

Miután a Dokumentumfelügyelő átvizsgálta a PowerPoint-prezentációt, kattintson az  Összes eltávolítása gombra a  Dokumentum tulajdonságai és személyes adatok opciónál.

Ezzel eltávolítja az összes személyes metaadatot a PowerPoint-prezentációból, és kis mértékben csökkenti a fájl méretét.

Jobb PowerPoint-bemutatók készítése

Nem kell kompromisszumot kötnie a minőség terén ahhoz, hogy kiváló minőségű PowerPoint-prezentációkat készítsen. Ha a PowerPoint fájlméretek érintik Önt, tömörítse a médiafájlokat, és használja a PPTX fájlformátumot.

Ha teljesen el akarja hagyni a PowerPoint, akkor fontolja meg a Microsoft Sway használatát .