A sablonok olyan dokumentumok, munkafüzetek vagy prezentációk, amelyeket az Office 2011 for Mac kiindulópontként használ az új fájlok építéséhez. Amikor egy fájlt sablonként ment, az elérhetővé válik a Word, az Excel vagy a PowerPoint sablongalériájában. A sablonok klasszikus példája az üzleti levélpapír, amely a formázást és a kitöltésre kész tartalmat is tartalmazza. Minden alkalmazás rendelkezik beépített sablonokkal, amelyeket a Fájl → Új a sablonból menüpontban láthat. Könnyen elkészítheti saját sablonjait is.
A sablon elkészítéséhez valami testreszabott dolgot kell kezdenie, amely készen áll az új fájlok alapjaként való használatra. Mindössze annyit kell tennie, hogy használja a Mentés másként parancsot, és módosítsa a Formátum előugró menüt [Alkalmazás neve] Sablonra. A parancsikon a Saját sablonok elemre változik, ahol el kell mentenie a sablont. Csak adjon nevet, kattintson a Mentés gombra, és már kész is! A mentett sablon megfelelő módon megjelenik a Word, az Excel vagy a PowerPoint sablongalériájában.
A Fájl→Új a sablonból lehetőséget választva megnyílik az aktuális alkalmazás sablongalériája. A mentett sablonok a Saját sablonok alatti galériában jelennek meg. Amikor megnyit egy sablont a galériából, egy új, a mentett sablonnal megegyező dokumentum nyílik meg, és annak általános neve lesz, például 1. dokumentum, 3. munkafüzet vagy 2. bemutató.
Ha szerkeszteni szeretne egy sablont, válassza a Fájl→Megnyitás menüpontot. Módosítsa a Formátumot Sablonra, majd navigáljon a Saját sablonok mappába, válassza ki a kívánt sablont, majd kattintson a Megnyitás gombra. Ha így nyit meg egy sablont, akkor magát a sablont nyitja meg, nem pedig a sablonon alapuló új fájlt. Válassza a Fájl→Mentés menüpontot a sablon felülírásához, vagy a Fájl→Mentés másként menüpontot új sablon létrehozásához.