Projektek kezelése a QuickBooks Online-ban

A QuickBooks Online Projects funkció segítségével egyetlen központi helyen megszervezheti az összes olyan elemet – azaz a kapcsolódó tranzakciókat, a ráfordított időt és a szükséges jelentéseket –, amelyek… nos, egy projektet alkotnak. A Projektek szolgáltatásban található jelentések pedig segítenek meghatározni az egyes projektek jövedelmezőségét, és nyomon követni a ki nem számlázott időt és költségeket, valamint a nem számlázható időt.

Ha Kanadában, az Egyesült Királyságban, az Egyesült Államokban vagy Ausztráliában használja a QBO Plus-t, akkor kihasználhatja a Projektek funkciót. Jelenleg a funkció „előnézeti” módban van – ami azt jelenti, hogy csak a QuickBooks Online Labs-ban érhető el. A funkció bekapcsolásához kövesse az alábbi lépéseket:

Kattintson a Gear, majd a QuickBooks Labs elemre.
A QuickBooks Labs az Ön cége oszlop alján található.

A QBO megjeleníti ezt az oldalt.

A QuickBooks Labs oldala.

Kattintson a Projektek nyomon követése melletti Ki gombra a Projektek funkció bekapcsolásához.

A Ki gomb Be értékre változik, és megjelenik egy üzenet, amely arról tájékoztat, hogy a QBO aktiválta a Projects beépülő modult.

Kattintson a Kész gombra, hogy visszatérjen a QBO-cégéhez.

Egy új lehetőség, a Projektek jelenik meg a navigációs ablakban. Amikor az opcióra kattint, a QBO felkéri az első projekt beállítására.

Az új Projektek oldal a QBO-ban.

Kattintson az Első projekt hozzáadása gombra a Projektek funkció használatának megkezdéséhez. A képernyő jobb oldalán megjelenik egy panel; a panelen adja meg a projekt nevét, amely bármi lehet, amit csak akar, és könnyen felismerhetőnek kell lennie. Adja meg a projekthez kapcsolódó ügyfelet is, és ha szeretné, a projekttel kapcsolatos megjegyzéseket is. Ha végzett, kattintson a Mentés gombra, és a QBO megjelenít egy üzenetet, amely tájékoztatja, hogy beállította a projektet. Ha az OK gombra kattint az üzenet elvetéséhez, egy ehhez hasonló oldal jelenik meg.

Az Áttekintés oldal a projekt részleteiért.

A terminológia itt kissé zavaró lehet; fent, az Áttekintés oldalon tekintheti meg a projekt részleteit . Ezen az oldalon a projekt információival kapcsolatos jelentések listája látható, amelyeket megtekinthet, és jobb a „Projektjelentések” elnevezése az „Áttekintés” helyett. A Tranzakciók oldalon (kattintson az Áttekintés melletti hivatkozásra) listázza a projekthez kapcsolódó összes tranzakciót. Ha ezen a ponton a navigációs sáv Projektek elemére kattint, az oldalon megjelenik az Ön által létrehozott projektek listája; bármelyik projektre kattintva megjelenítheti az alábbi oldalt.

Annak ellenére, hogy a projekt létrehozásakor kiválaszt egy ügyfelet, a QBO nem vonja be az ügyfél meglévő tranzakcióit a Projektek oldalra. Az újonnan létrehozott projektekben nincsenek tranzakciók – ezért logikusan a Tranzakciók oldal üres, a jelentések pedig nem tartalmaznak információt.

Ha a meglévő tranzakciók ügyfélnevének megváltoztatásán gondolkodik, hogy a tranzakciókat bevonja a projektbe, legyen óvatos. Az ügyfél megváltoztatása a QBO-n keresztül is kihathat. Például, ha megpróbálja megváltoztatni az Ön által befizetett fizetési tranzakcióhoz rendelt ügyfelet, a QBO figyelmezteti, hogy az ügyfél nevének megváltoztatása előtt el kell távolítania a tranzakciót a letétből. És ez összezavarja a letétet, hacsak nem emlékszik vissza a befizetést a letéthez. A dolgok nagyon gyorsan bonyolódnak.

Ügyeljen arra, hogy a tranzakció létrehozásakor az Ügyfél legördülő listából a projektet válassza ki az ügyfél helyett.

Az alábbi képen a projekthez tartozó számla tranzakció jön létre. És van egy új hely, ahol elkezdheti, ha tranzakciót szeretne hozzáadni egy projekthez; bár elindíthatja a Létrehozás menüből vagy a Navigációs sáv Értékesítései közül, kattintson a Projekthez adás gombra is, miután rákattint a Projektek elemre a navigációs sávon. Vegye figyelembe, hogy a Projektek oldalon nem hozhat létre értékesítési nyugtát; használja a Létrehozás menüt vagy az Értékesítés oldalt.

Számla készítése a projektről.

Miután a projekt összegyűjti a tranzakciókat, a jelentések értelmessé válnak. A Tranzakciólista jelentés alapértelmezés szerint pontosan azt mutatja, amit elvár: a projekthez rendelt összes tranzakciót.

A Projekt jövedelmezőségi jelentés lényegében a projekt nyereség- és veszteségjelentése; alább láthat egy mintát.

A Projekt jövedelmezőségi jelentés mintája.

A Kiszámlázatlan idő és költségek jelentés a projekthez rendelt, de még nem számlázott időt mutatja, a Nem számlázható idő jelentés pedig a projekthez rögzített időt, amelyet nem számlázhat ki a projektnek.

A Projekt funkció a projekt „megsemmisítésének” módjait is biztosítja. Ha bejelöli a Projekt jelölőnégyzetet a navigációs sávban, majd rákattint a Beállítások gombra egy adott projektnél, kiválaszthatja, hogy a projektet befejezettként jelölje meg, megjelölje a projektet töröltként, vagy törölje a projektet. Vegye figyelembe, hogy nem törölhet olyan projekteket, amelyekhez tranzakciók vannak társítva; a projektet befejezettnek vagy töröltnek kell jelölnie.