Predložak za provjeru planiranja događaja i proračun za Word za ispis: Što uključiti i kada umjesto toga koristiti Excel

Predložak za provjeru i proračun za planiranje događaja koji se može ispisati u programu Microsoft Word najbolje funkcionira kada želite jedan dokument koji je lako uređivati, ispisivati, označavati i dijeliti. Posebno je koristan za vjenčanja, konferencije, prikupljanje sredstava, školske događaje, zabave, programe zajednice i događaje malih poduzeća gdje planeru treba jasan popis zadataka i jednostavan sažetak proračuna.

Kompromis je u tome što je Word prvenstveno uređivač dokumenata, a ne proračunska tablica. Microsoft trenutno podržava potvrdne okvire, kontrole sadržaja koje se mogu popunjavati, alate za odabir datuma, tablice, pa čak i osnovne formule u tablicama u Wordu, ali Excel ostaje bolji izbor kada vam je potrebno često ponovno izračunavanje, detaljna analiza troškova ili mnogo stavki proračuna. Pravi predložak stoga ovisi o tome kako ga planirate koristiti: kao organizator za ispis, obrazac za planiranje koji se može popunjavati, predložak dokumenta za višekratnu upotrebu ili alat za praćenje financija uživo.

Što bi trebao sadržavati predložak za planiranje događaja za ispis?

Koristan predložak trebao bi smanjiti broj odluka koje morate donijeti tijekom planiranja. To znači da bi izgled trebao obuhvaćati zadatke, vlasnike, rokove, troškove i važne detalje događaja bez pretvaranja svake stranice u gusti sustav upravljanja projektima.

Za većinu događaja, praktični Word predložak može se podijeliti u pet dijelova:

• Pregled događaja: naziv događaja, datum, vrijeme, lokacija, svrha, ciljana posjećenost, glavni kontakt i ključne bilješke.
• Kontrolna lista za planiranje: zadaci grupirani prema vremenu ili toku rada, s potvrdnim okvirima, rokovima, vlasnicima i statusom.
• Odjeljak za dobavljače i logistiku: mjesto održavanja, ugostiteljstvo, najam, zabava, prijevoz, dozvole, osiguranje, oprema i kontaktni podaci.
• Tablica proračuna: kategorija, procijenjeni trošak, stvarni trošak, plaćeni polog, dospjeli saldo i odstupanje ili bilješke.
• Odjeljak za dan događaja: konačne potvrde, postavljanje, osoblje, kontakti u slučaju nužde, raspored, raskid i praćenje nakon događaja.

Preporuka: Ako vam je cilj dokument koji će ljudi ispisati i nositi sa sobom, glavni popis za provjeru neka bude na jednoj ili dvije stranice, a detaljne bilješke dobavljača ili financijske zapise premjestite na odvojene stranice.

Kontrolna lista riječi ili praćenje proračunskih tablica: koji format odgovara vašem događaju?

Microsoftov vlastiti katalog predložaka naglašava Excel za predloške proračuna i opisuje te predloške kao popunjene formulama za izračune. To je dobar pokazatelj podjele rada: Word je idealan za paket planiranja za ispis, dok je Excel prikladniji za proračun koji se stalno mijenja. Pogledajte Microsoft Izrada predložaka proračuna .

Preporuka: Za mali događaj s 10 do 30 redaka troškova, Wordova proračunska tablica može biti sasvim dovoljna. Za konferenciju, vjenčanje, festival ili događaj s mnogo računa, depozita, iznosa poreza i promjenjivih količina, kontrolni popis držite u Wordu, a financijske detalje pratite u Excelu.

Opcija 1: Korištenje Worda kao kontrolne liste za ispis

Ovo je najjednostavniji i najrobustniji format za ispis dokumenta. Microsoft dokumentira metodu popisa za provjeru samo za ispis koja zamjenjuje obične grafičke oznake simbolom okvira. Rezultat izgleda kao tradicionalni papirnati popis za provjeru i ne zahtijeva interakciju korisnika s kontrolama obrasca.

Microsoft također podržava interaktivne stavke kontrolnog popisa. U Wordu za stolna računala, kontrole sadržaja potvrdnog okvira mogu se dodati s kartice Razvojni programer. Word za web također ima značajku interaktivnog kontrolnog popisa. Pogledajte upute za Microsoftov kontrolni popis za Word .

Odaberite okvire samo za ispis kada: ljudi će prvenstveno koristiti olovke, dijelit će se više primjeraka ili je kompatibilnost važnija od digitalne interakcije.

Odaberite interaktivne potvrdne okvire kada: planer će uglavnom raditi u Wordu i želi da dovršene stavke ostanu vidljivo označene u digitalnoj datoteci.

Opcija 2: Omogućite popunjavanje predloška u Wordu

Predložak za ispis ne mora biti statičan. Microsoft Word podržava kontrole sadržaja za potvrdne okvire, tekstualna polja, alate za odabir datuma i padajuće popise. Microsoft posebno dokumentira ove kontrole za obrasce koje korisnici mogu ispuniti, a zatim spremiti ili ispisati. Pogledajte Microsoftov vodič za izradu obrazaca za ispunjavanje u Wordu .

Za obrazac za planiranje događaja, korisna polja za popunjavanje mogu uključivati:

• Datum i mjesto događaja
• Ime planera ili koordinatora
• Očekivana posjećenost
• Status dobavljača kao što su Nije kontaktirano, Ponuđeno, Rezervirano ili Plaćeno
• Datum dospijeća pologa
• Konačni datum plaćanja
• Status događaja kao što su Planirano, Potvrđeno, Završeno ili Otkazano

Prednost je dosljednost: korisnici biraju između unaprijed definiranih opcija umjesto da upisuju malo različite oznake statusa u cijelom dokumentu. Nedostatak je vrijeme potrebno za postavljanje. Jednostavna kontrolna lista samo za ispis brže se izrađuje i često je lakša za povremene korisnike.

Preporuka: Koristite kontrole sadržaja kada će predložak ponovno koristiti tim ili klijent. Za jednokratni osobni događaj obično su dovoljne jednostavne tablice i okviri za ispis.

Što spada na kontrolnu listu za planiranje događaja?

Ne postoji jedinstveni vremenski okvir događaja. Veliko vjenčanje rezervirano godinu dana unaprijed i radionica za 30 osoba organizirana za šest tjedana ne bi trebale imati identične rokove. Bolji Word predložak grupira zadatke po fazama tako da možete prilagoditi vrijeme bez prepisivanja strukture.

Planiranje i strategija

• Definirajte svrhu, ciljeve i publiku događaja
• Postavite ciljni datum i datum sigurnosne kopije
• Procijenjena posjećenost
• Postavite preliminarni proračun
• Dodijelite donositelje odluka i odgovornosti

Mjesto održavanja i logistika

• Mjesto za istraživanje i rezervaciju
• Potvrdite potrebe za kapacitetom i pristupačnošću
• Pregledajte dozvole, osiguranje i pravila mjesta održavanja
• Planirajte parkiranje i prijevoz
• Rasporedite stolove, stolice, pozornicu, struju, internet i audiovizualnu opremu

Dobavljači i usluge

• Zatražite ponude
• Pregled ugovora
• Praćenje depozita i stanja
• Potvrdite zahtjeve za catering i prehranu
• Rezervirajte zabavu, fotografiranje, najam, osiguranje ili čišćenje po potrebi

Gosti i komunikacija

• Izradite popis gostiju ili sudionika
• Pošaljite pozivnice ili podatke za registraciju
• Praćenje odgovora
• Pošaljite podsjetnike i praktične upute
• Pripremite natpise, značke, programe ili informacije o sjedenju

Posljednji tjedan i dan događaja

• Ponovno potvrdite dobavljače
• Završiti broj zaposlenih
• Pripremite omotnice za plaćanje ili evidenciju plaćanja
• Ispis rasporeda i popisa kontakata
• Potvrdite odgovornosti za postavljanje i rastavljanje
• Pripremite kontakte za hitne slučajeve i nepredviđene situacije
• Pregledajte mjesto prije dolaska gostiju

Nakon događaja

• Potvrdite konačne račune
• Vratite iznajmljene artikle
• Pošaljite poruke zahvale
• Prikupite povratne informacije
• Zabilježite naučene lekcije i konačne stvarne troškove

Preporuka: Uklonite sve stavke koje se ne odnose na vaš događaj. Kraća kontrolna lista koja se koristi vrijednija je od sveobuhvatnog dokumenta koji ljudi prestanu čitati.

Kako bi trebao biti strukturiran odjeljak proračuna?

Ispisivi Word proračun najbolje funkcionira kao sažetak. Praktična tablica može koristiti ove stupce:

Word može izračunati zbrojeve unutar tablica. Microsoft dokumentira naredbu Formula i formule kao što su =SUM(ABOVE) ili =SUM(LEFT) . Međutim, Wordovi izračuni implementirani su kao polja formula tablice, a Microsoft napominje da promjena brojeva može zahtijevati ažuriranje rezultata. Word za web čuva formule koje već postoje, ali trenutno ne pruža istu mogućnost dodavanja novih formula tablice kao Word za stolna računala. Pogledajte Microsoftov vodič za izračun tablice u Wordu .

Preporuka: Koristite Word formule samo za jednostavne ukupne iznose. Koristite Excel ako proračun zahtijeva automatske izračune odstupanja, količine, jedinične cijene, poreze, više datuma plaćanja, filtriranje ili česte revizije.

DOCX vs. DOTX vs. PDF: koju datoteku trebate distribuirati?

Ovi formati služe različitim svrhama.

Microsoftova dokumentacija za Word za stolna računala kaže da se predložak za višekratnu upotrebu može spremiti kao .dotx datoteka. Predlošci s omogućenim makroima koriste .dotm . Pogledajte Microsoftov vodič za spremanje Word dokumenta kao predloška .

Ako je cilj pouzdan ispis, PDF je često bolja kopija za distribuciju jer mu je izgled fiksan. Spremanje ili pretvaranje Word dokumenata u PDF iz aplikacija za stolna računala i Worda za web. Pogledajte Microsoftove upute za izvoz PDF-a .

Preporuka: Zadržite DOCX ili DOTX master datoteku koju možete uređivati, a zatim izvezite PDF kada vam je potrebna stabilna kopija za ispis ili distribuciju.

Odabiri dizajna koji su važni prilikom ispisa predloška

Planer za ispis trebao bi biti optimiziran za pisanje rukom, kao i za pregled na zaslonu. Ostavite dovoljno visine redaka za bilješke, izbjegavajte preuske stupce i održavajte kontrast boja dovoljno jakim da dokument ostane čitljiv na crno-bijelom uredskom pisaču.

Ako se tablica proteže preko nekoliko stranica, Word može automatski ponoviti redak zaglavlja na vrhu kasnijih stranica. Microsoft napominje da to funkcionira u izgledu ispisa i u ispisanom dokumentu. Pogledajte Microsoftove upute za ponavljanje zaglavlja tablice .

Prije distribucije predloška upotrijebite Pregled ispisa u Wordu. Microsoft preporučuje pregled dokumenta iz Datoteka > Ispis prije ispisa. Pogledajte vodič za ispis u Microsoft Wordu .

Preporuka: Ispišite jednu kopiju prije slanja predloška velikoj grupi. Provjerite jesu li retci nespretno podijeljeni, je li tekst premalen, je li lako označiti potvrdne okvire i odgovaraju li stupci proračuna bez izrezivanja.

Koju postavku predloška trebate odabrati?

Za vjenčanje, zabavu ili osobni događaj

Koristite jedan Word dokument s popisom za ispis, tablicom kontakata s dobavljačima, jednostavnim sažetkom proračuna i rasporedom po danima. Lako ga je nositi s sobom i lako ga je razumjeti više članova obitelji ili volontera.

Za korporativni sastanak ili konferenciju

Za paket planiranja i prezentaciju koristite Word, ali za detaljnu registraciju, troškove dobavljača i financijsko praćenje koristite Excel ili neki drugi strukturirani alat. Što je događaj veći, to je odvajanje vrijednije.

Za tvrtku za planiranje događaja

Izradite DOTX matricu za višekratnu upotrebu s kontrolama sadržaja, standardnim odjeljcima i brendiranim zaglavljima. Troškove specifične za projekt čuvajte u zasebnoj proračunskoj tablici ako je financijska složenost visoka.

Za neprofitni ili društveni događaj

Jednostavna kombinacija DOCX i PDF često je praktična. Volonteri mogu uređivati ​​radnu datoteku, dok PDF svima pruža stabilnu verziju za ispis.

Zaključak

Predložak za ispis kontrolne liste za planiranje događaja i proračuna u Wordu najbolji je kada vam je potreban dokument koji ljudi mogu brzo razumjeti, jednostavno uređivati ​​i ispisivati ​​bez posebnog softvera za upravljanje projektima. Trenutne značajke Worda podržavaju kontrolne liste za ispis ili interaktivne liste, kontrole obrazaca koje je moguće ispuniti, tablice, osnovne izračune, predloške za višekratnu upotrebu i izvoz u PDF formatu.

Glavni kompromis je financijska složenost. Kratki sažetak proračuna udobno pripada Wordu; financijski model koji se stalno mijenja pripada Excelu. Za mnoge događaje najpraktičnija postavka je stoga Word paket za planiranje plus Excel radna knjiga proračuna, umjesto da se svaki zadatak forsira u jednu aplikaciju.

Odaberite najjednostavniju strukturu koja odgovara veličini vašeg događaja, a zatim uklonite dijelove koji vam nisu potrebni. Fokusirani predložak s jasnim odgovornostima, rokovima i poljima troškova korisniji je od prevelikog kontrolnog popisa koji pokušava predvidjeti svaki mogući događaj.