Lista inventarskog popisa za maloprodaju ne mora biti komplicirana da bi bila korisna. Za malu trgovinu, pop-up shop, skladište ili popis odjela, dobro strukturirani Excelov radni list može osoblju pružiti dosljedno mjesto za bilježenje onoga što sustav navodi kao dostupno, što je fizički prebrojano i gdje razlike zahtijevaju istragu.
Cilj nije pretvoriti Excel u potpunu platformu za upravljanje zalihama. Cilj je stvoriti pouzdan dokument za popis koji je jednostavan za korištenje u stvarnim uvjetima trgovine, jednostavan za pregled naknadno i dovoljno jednostavan da ga osoblje ne zaobilazi. Dobar rezultat trebao bi vam omogućiti da brzo odgovorite na četiri pitanja: Koji je artikl prebrojan? Gdje je prebrojan? Koja je količina bila očekivana u odnosu na pronađenu? Koja je radnja potrebna za bilo koju varijancu?
Za većinu popisa u trgovini, počnite s jednim retkom po kombinaciji SKU-lokacija. Ako se isti SKU čuva na prodajnom podu i u stražnjem skladištu, koristite zasebne retke osim ako vaš proces namjerno ne kombinira te lokacije. To olakšava praćenje neslaganja.
| Stupac | Svrha | Preporučeni unos |
|---|---|---|
| SKU | Jedinstveni identifikator artikla | Tekst, uključujući vodeće nule ako vaši SKU-ovi to koriste |
| Naziv artikla | Opis proizvoda čitljiv ljudima | Kratak, ali specifičan opis |
| Kategorija | Grupira slične proizvode | Odjeća, Obuća, Prehrana, Dodaci, itd. |
| Lokacija | Pokazuje gdje se artikl prebrojava | Prohod, polica, zona skladišta, izlog ili košara |
| Jedinica | Pojasnjava jedinicu brojanja | Komad, pakiranje, kutija, par, boca, itd. |
| Očekivana količina | Količina iz sustava zabilježena za usporedbu | Broj iz sustava za zalihe ili POS sustava u dogovorenom trenutku prekida |
| Prebrojana količina | Fizički pronađena količina | Cijeli broj za popise artikl po artikl |
| Razlika | Pokazuje manjak ili višak | Izračunato polje |
| Jedinična cijena | Opcionalni financijski kontekst | Koristite samo ako je osoblju ovlašteno vidjeti |
| Vrijednost varijance | Opcionalna vrijednost neslaganja | Izračunato polje |
| Napomene | Dokumentira iznimke | Primjeri: oštećeno, pogrešno postavljeno, potreban ponovni popis |
Držite radnu knjigu dovoljno malom da je osoblje može razumjeti bez obuke na desecima kartica. Praktičan raspored je:
Ako je popis velik, podijelite rad po fizičkim zonama umjesto stvaranja mnogo nepovezanih verzija proračunske tablice. Jedna kontrolirana radna knjiga obično je lakša za usklađivanje od nekoliko kopija s različitim formulama ili redoslijedom stupaca.
Unesite zaglavlja i primjere redaka, odaberite raspon i koristite Početna > Oblikuj kao tablicu ili Umetni > Tablica. Microsoft dokumentira da Excelove tablice grupiraju i analiziraju podatke, nose zaglavlja s podacima i podržavaju ugrađeno filtriranje. Za listu popisa, to olakšava filtriranje po kategoriji, lokaciji ili artiklima s neslaganjima. Pogledajte Microsoftove smjernice Stvaranje i oblikovanje tablica.
Dajte tablici jasno ime, kao što je InventoryCount. Izbjegavajte domišljata imena koja razumije samo tvorac radne knjige.
Ako su vaša zaglavlja tablice Očekivana količina i Prebrojana količina, stupac Razlika može koristiti formulu strukturirane reference kao što je:
=[@[Prebrojana količina]]-[@[Očekivana količina]]
Uz tu konvenciju, negativan rezultat znači da je pronađeno manje jedinica nego što je očekivano, nula znači da se popis podudarao, a pozitivan rezultat znači da je pronađeno više jedinica.
Ako uključite Jediničnu cijenu, opcionalna formula za Vrijednost varijance je:
=[@Razlika]*[@[Jedinična cijena]]
Držite ove formule vidljivima osobi koja održava radnu knjigu. Ako rezultat izgleda pogrešno, preglednik bi trebao moći pregledati formulu umjesto da tretira proračunsku tablicu kao crnu kutiju.
Za fizičke popise artikala koji moraju biti cijeli brojevi, koristite Excelovu provjeru valjanosti podataka na stupcu Prebrojana količina. Trenutne Microsoftove upute omogućuju ograničavanje ćelija na cijele brojeve, decimalne brojeve, liste, datume, vremena, duljinu teksta ili prilagođena pravila. Idite na Podaci > Provjera valjanosti podataka i odaberite pravilo prikladno za vaš popis. Pogledajte Primjena provjere valjanosti podataka na ćelije.
Nemojte koristiti pravilo cijelog broja ako vaše poslovanje legitimno broji razlomljene količine, kao što je roba prodana po težini ili duljini. Pravilo provjere valjanosti trebalo bi odražavati jedinicu koju stvarno kontrolirate.
Uvjetno oblikovanje najkorisnije je kada usmjerava pažnju na problem. Na primjer, primijenite pravilo na stupac Razlika tako da su nenulte vrijednosti vizualno različite. Microsoft napominje da uvjetno oblikovanje može procijeniti vrijednosti ćelija ili formule i može se primijeniti na raspone i Excelove tablice. Pogledajte Korištenje uvjetnog oblikovanja za isticanje informacija u Excelu.
Izbjegavajte dugu statusnih boja. Ako je svaki uvjet istaknut, osoblje gubi vizualni znak koji je važan: koji retci zahtijevaju istragu ili ponovno brojanje.
Ako lista ima stotine redaka, zamrznite područje zaglavlja. U Excelu, Prikaz > Zamrzni okna drži odabrane retke ili stupce vidljivima dok skrolate. Microsoft objašnjava da Zamrzni okna zaključava retke iznad i stupce lijevo od odabrane ćelije. Pogledajte Zamrzavanje okana za zaključavanje redaka i stupaca.
Za jednostavnu listu inventara, zamrzavanje retka zaglavlja obično je dovoljno. Zamrznite dodatne stupce samo ako SKU ili Lokacija moraju ostati vidljivi tijekom pregleda polja dalje desno.
Nemojte jednostavno prepisati prvi popis ako vaše poslovanje zahtijeva revizijski trag. Dodajte opcionalne stupce kao što su Popis 1, Popis 2 i Konačni popis, ili sačuvajte prvi popis u zasebnoj zaključanoj kopiji prije unosa provjerenog rezultata.
Korisno pravilo je ponovno brojanje na temelju rizika, a ne samo na temelju toga je li varijanca velika u jedinicama. Deset nedostajućih jeftinih dodataka i jedan nedostajući skupocjeni artikl mogu zahtijevati vrlo različitu pažnju. Ako pratite Jediničnu cijenu, Vrijednost varijance može pomoći u prioritetizaciji pregleda, ali ne bi trebala zamijeniti operativnu prosudbu.
Neke trgovine preferiraju papir u hodnicima i Excel za usklađivanje. Ako je to vaš proces, dizajnirajte list za ispis prije dana popisa. Koristite vodoravnu orijentaciju kada imate mnogo stupaca, uklonite polja koja brojačima nisu potrebna i pregledajte izlaz tako da količine i oznake SKU-ova ostanu čitljive.
Excel može ispisati odabrano područje radnog lista, a desktop Excel može ponoviti navedene retke na vrhu svake ispisane stranice. Microsoft dokumentira Raspored stranice > Naslovi za ispis za ponavljanje redaka zaglavlja. Pogledajte Ponavljanje određenih redaka ili stupaca na svakoj ispisanoj stranici i Ispis radnog lista ili radne knjige.
Ako će brojači ručno upisivati količine, ostavite dovoljnu visinu retka i jasno ograničen stupac Prebrojana količina. Ispis koji izgleda elegantno na zaslonu, ali ne ostavlja osoblju prostora za pisanje, nije dobra lista popisa.
Ako proizvod postoji na polici, kraju police, kolici za povrat i polici u skladištu, jedan kombinirani redak može sakriti gdje se dogodila varijanca. Koristite zasebne retke lokacija kada je kontrola na razini lokacije važna.
Ako se Očekivana količina nastavi mijenjati dok ljudi broje, stupac Razlika prestaje predstavljati jednu jasnu točku u vremenu. Definirajte trenutak prekida ili proceduru kretanja prije početka popisa.
Razlika i Vrijednost varijance obično bi trebale biti izračunate, a ne ručno unesene. Razmislite o zaštiti stupaca s formulama nakon što je radna knjiga testirana, dok ostavite ćelije za unos popisa i napomene uređivim.
Opisi se mogu duplicirati ili mijenjati. Zadržite SKU ili drugi stabilni identifikator artikla kao ključno polje i koristite opis da pomogne ljudima prepoznati proizvod.
Prazno može značiti "nije prebrojano", dok nula može značiti "prebrojeno i ništa nije pronađeno". To su različita operativna stanja. Odlučite koju konvenciju će vaš tim koristiti i dokumentirajte je na listu Upute.
| Situacija | Prikladnost Excelove liste popisa |
|---|---|
| Mala trgovina s povremenim ručnim popisima | Dobra prikladnost ako je radna knjiga kontrolirana i pregledana |
| Ciklički popisi po hodnicima ili zonama skladišta | Dobra prikladnost za strukturirane liste popisa i pregled varijanci |
| Više trgovina koje istovremeno uređuju iste zalihe | Moguće, ali kontrola procesa postaje važnija |
| Kretanje zaliha u stvarnom vremenu, prijemi, prijenosi i integracija prodaje | Koristite sustav za zalihe/POS kao sustav evidencije |
| Procesi u skladištu vođeni barkodovima ili visoki volumen transakcija | Namjenski softver za zalihe ili skladište obično je prikladniji |
Excel ovdje najbolje funkcionira kao kontrolirani alat za brojanje i usklađivanje. Postaje loša zamjena kada vam je potrebna kontrola transakcija u stvarnom vremenu, automatsko dopunjavanje, inventar sa serijskim brojevima, složena dopuštenja ili nekoliko lokacija koje istovremeno evidentiraju kretanje zaliha.
Prije spremanja radne knjige kao vaše standardne liste inventarskog popisa za maloprodaju, testirajte je s malim uzorkom iz stvarnog svijeta. Koristite deset do dvadeset SKU-ova iz različitih kategorija i lokacija. Unesite podudarajući popis, manjak, višak, nulti popis i ponovni popis. Zatim provjerite da:
Ako ti pregledi prođu, predložak obavlja svoj glavni posao: čini fizičko brojanje dosljednim i olakšava istragu iznimaka. Dodajte značajke samo kada rješavaju specifičan ponavljajući problem. Lista popisa za maloprodaju koja je jednostavna, kontrolirana i ispravno korištena obično je vrijednija od složene radne knjige koju osoblje ne može pouzdano slijediti.
Pomoću ovog jednostavnog predloška matrice delegiranja zadataka u Wordu dodijelite vlasnike, ograničenja odluka, rokove i kontrolne točke bez prekomjernog kompliciranja malog tima.
Koristite ovaj jednostavni ispisivi popis prisutnosti u vrtiću za kućnu brigu o djeci, s imenima djece, vremenima dolaska/odlaska, potpisima i savjetima o usklađenosti.
Pomoću ovog predloška marketinške strategije od jedne stranice za ispis definirajte svoju lokalnu publiku, ponudu, kanale, proračun, tjedne akcije i mjerljive ciljeve.
Spriječite Excel da pretvara vrijednosti poput 1/2, 11-53 ili JAN1 u datume. Naučite pouzdana rješenja za tipkanje, lijepljenje, uvoz CSV datoteka i već pretvorene ćelije.
Besplatno izradite uglađen PowerPoint prezentaciju s popisom nekretnina uz praktičan plan slajdova, fotografiju, brendiranje, pristupačnost, usklađenost i savjete za izvoz.
Popravite Outlook kada možete primati e-poštu, ali ne i slati. Provjerite mapu Odlazne, način rada bez veze, prijavu, SMTP postavke, profile i promjene u Microsoft 365.
Izradite jednostavan dvotjedni obračun plaća u Excelu za mali tim, s evidencijom radnih sati, plaća, odbitaka, oznaka za pregled, sažecima i smjernicama za vođenje evidencije.
Izradite ili prilagodite predložak proračuna i kontrolni popis za planiranje događaja za ispis u programu Microsoft Word, s praktičnim odjeljcima, kompromisima i savjetima za Word u odnosu na Excel.
Izradite jednostavnu prezentaciju za uvođenje novih zaposlenika koristeći praktičnu strukturu od 12 slajdova koja pokriva očekivanja za radno mjesto, alate, sigurnost, politike, zaštitu na radu i aktivnosti prvog tjedna.
Izvezite Salesforce kontakte u Excel na čist način: izradite odgovarajući izvještaj, izvezite samo detalje u CSV-u, uvezite pomoću Power Queryja, sačuvajte ID-ove i vodeće nule, sigurno uklonite duplikate i provjerite rezultat.
