Zadržavanje dokumenata u QuickBooks

Koliko dugo trebate čuvati stara izvješća, kopije računa i druge dijelove računovodstvenih informacija? Nažalost, ne postoji jedinstven odgovor na ova pitanja. Međutim, evo nekoliko stvari o kojima treba razmišljati:

• Razmislite hoće li druga strana u transakciji ikada željeti informacije. Na primjer, ako se kronično raspravljate s dobavljačem o tome jeste li platili neki račun, ima smisla držati se tih računa dobavljača i svih zapisa o vašem plaćanju sve dok svađa može trajati.

  To znači da bilo kakva papirologija koja dokumentira račune i plaćanja dobavljača ne mora nužno biti zadržana ako nemate problema.

• Razmotrite zahtjeve poreznog računovodstva. Prema zakonu (mnogi ljudi to ne shvaćaju), tvrtka je dužna voditi računovodstvene evidencije kako bi prijavila svoju dobit, gubitke, prihode i odbitke Poreznoj službi. To znači da sve što vam je potrebno za izračunavanje profita ili potkrijepite elemente vaših izračuna treba zadržati.

  Međutim, postoji rok zastare koji obično traje tri godine od datuma kada ste zadnji put podnijeli prijavu. To znači da u većini slučajeva ne morate čuvati papirologiju koja je starija od tri godine nakon povrata na koji se odnosi. Drugim riječima, ako imate podatke iz 2009. godine, a poreznu prijavu za 2009. podnijeli ste 15. ožujka 2010., do 16. ožujka 2013., ne biste (u većini slučajeva) trebali čuvati svu tu staru papirologiju.

  Zastara nalaže da biste trebali moći odbaciti stare stvari. Ovdje treba upozoriti, jer postoji nekoliko iznimaka od ovog trogodišnjeg roka zastare:

  • Ako ste bili stvarno aljkavi i zbog svoje aljkavosti ste izostavili bruto prihod veći od 25 posto onoga što pokazuje vaš povrat, zastara je šest godina.

  • Ako se ne podnese povrat ili se podnese lažna prijava, ne postoji zastara.

  • Države bez poreza na dohodak (poput države Washington) koriste drugačiji skup pravila i mogu koristiti dulji rok zastare. Država Washington, na primjer, kaže da zastara traje četiri godine, a ne tri.

• Uzmite u obzir stare zapise koji će vam možda trebati u budućnosti kako biste izračunali stavku za vašu poreznu prijavu. Ove evidencije treba čuvati. Na primjer, ako ste kupili tvornicu prije 30 godina, čuvajte tu evidenciju o kupnji do 3 (ili 6) godina nakon što prodate tvornicu.

• Uzmite u obzir da u nekim industrijama postoje druga pravila ili propisi o čuvanju dokumenata. Na primjer, ako ste liječnik, čuvate svoju staru evidenciju o pacijentima — a to može uključivati ​​i računovodstvene podatke o pacijentima — dulje od samo tri godine. Ova druga pravila o čuvanju dokumenata razlikuju se ovisno o djelatnosti. Saznajte koja su pravila za vašu industriju.

• Uzmite u obzir rizik od predugo zadržavanja povjerljivih informacija. Konačno, iako biste mogli razmisliti o svim prethodnim točkama i zaključiti da biste svoje financijske zapise trebali čuvati zauvijek, imajte na umu da i ovaj pristup stvara rizike. Što više financijske dokumentacije arhivirate, to će u nekim slučajevima biti lakše da se ta informacija izgubi ili ukrade.

  Ne biste htjeli, na primjer, čuvati podatke vrijedne toliko godina da morate unajmiti skladište u lošem dijelu grada samo za pohranu stvari.

Ukratko, kako shvaćate ove nejasne prijedloge? Smislite grubu pretpostavku koliko dugo mislite da biste se trebali držati stvari.

Ako ne radite ništa kriminalno, prijevarno ili neuredno, bacite sve što je starije od pet godina. Odvojite dokumente koje možete izbaciti po godinama u kutije. Označite kutije brojem godine. Također označite kutije s napomenom poput "Odbacite u 2016." samo da znate kada možete baciti te stvari.

Možda biste trebali dvaput razmisliti o jednostavnom bacanju financijskih zapisa. Nemojte bacati svoje osobne zapise ili, naravno, bilo koju evidenciju klijenata: prvo usitnite dokumente.

Usput, neke velike trgovine s uredskim priborom nude usluge usitnjavanja u trgovinama po razumnim cijenama.