Zabilježite svoje račune u QuickBooks 2019 na način plaćanja računa

Obveznice (A/P) način plaćanja računa uključuje dva koraka. Prvi je sitnica na teškoj strani, a drugi korak je lak kao pita. Prvo bilježite svoje račune. Možda ste već upoznati s korištenjem kartica Troškovi i Stavke za bilježenje računa. Morate ispuniti te kartice i za A/P metodu ako želite distribuirati račun na račune, klijente, poslove, razrede i stavke.

Nakon što snimite svoje račune, možete prijeći na drugi korak: reći QuickBooks 2019 koje račune treba platiti. Zatim QuickBooks ispisuje čekove. Ti ih tiskaš. Pošaljite im poštom.

Da bi A/P metoda funkcionirala, morate bilježiti svoje račune kako pristižu. To ne znači da ih morate platiti odmah. Snimanjem računa možete pratiti koliko novca dugujete i koliko novca stvarno ima vaša tvrtka. QuickBooks vas podsjeća kada su vaši računi dospjeli tako da se ne morate brinuti da ćete zaboraviti platiti račun.

Kada bilježite račune na obračunski način, koristite računovodstvo na temelju nastanka događaja.

Kako snimiti račune u QuickBooks 2019

Kada dođe račun, prvo što treba učiniti je zabilježiti ga. Račune možete zabilježiti kroz prozor Unesi račune ili registar Obveznice. Ako planirate pratiti račune po trošku i artiklu, trebate koristiti prozor Unesi račune.

Za snimanje računa kroz prozor Enter Bills, slijedite ove korake:

Odaberite Dobavljači → Unesi račune.

Alternativno, kliknite ikonu Unesi račune u području Dobavljači na početnoj stranici. Sljedeća slika prikazuje prozor Unos računa. Bez sumnje primjećujete da gornja polovica ovog prozora uvelike izgleda kao ček, a to je zato što većina informacija koje ste ovdje stavili završavaju na čeku koji pišete da platite svoj račun. (Ako vidite riječ Kredit na vrhu obrasca umjesto Račun, odaberite gumb opcije Račun u gornjem lijevom kutu. Također možete koristiti ovaj zaslon za unos kreditnih zapisa od dobavljača.)

Prozor Unos računa.

2. Odaberite naziv dobavljača kojeg plaćate.

Ako želite platiti ovaj račun dobavljaču koji je već na popisu dobavljača, kliknite strelicu prema dolje na kraju retka Dobavljač i odaberite dobavljača. (Tada QuickBooks automatski ispunjava prozor Enter Bills s onoliko informacija koliko se može sjetiti.) Ako je ovaj dobavljač nov, QuickBooks traži od vas da brzo dodate ili postavite neke informacije o dobavljaču: adresu, kreditno ograničenje, uvjete plaćanja i tako dalje. Te podatke dajete u prozoru Novi dobavljač.

Ako imate jednu ili više neispunjenih narudžbi kod dobavljača kojeg odaberete, QuickBooks će vas pitati želite li primiti uz narudžbu. Kliknite Da ako jeste ili Ne ako ne. Ako odaberete primanje uz narudžbu, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Otvori narudžbenice, kao što je prikazano. Navodi otvorene narudžbenice koje ste zabilježili. Kada odaberete jednu ili više narudžbi za primanje, QuickBooks za vas popunjava stavke i iznose iz ovih narudžbi, koje možete po potrebi mijenjati. Kada završite s dijaloškim okvirom Otvori narudžbenice, kliknite U redu da biste se vratili na prozor Unos računa.

Plaćanje računa prema narudžbenici.

Za izradu narudžbenice, koja je zapis artikala koje naručujete od dobavljača, odaberite Dobavljači → Kreiraj narudžbenice. Kada QuickBooks prikaže prozor Kreiraj narudžbenice, opišite svoju narudžbu. Usput, ispisujete i uređujete narudžbenice na isti način kao što ispisujete fakture i knjižna odobrenja.

3. Odaberite uvjete plaćanja koji opisuju kada račun dospijeva.

U retku Uvjeti otvorite padajući izbornik i odaberite uvjete plaćanja (ako informacije već nisu tu od kada ste postavili dobavljača).

4. (Neobavezno) Unesite referentni broj dobavljača.

Ako unesete referentni broj dobavljača za račun — vjerojatno samo broj računa ili broj vašeg računa — referentni broj ispisuje se na vaučeru koji je dio ispisanog čeka.

5. (Neobavezno) Unesite bilješku da opišete račun.

Možete unijeti bilješku u tekstualni okvir Podsjetnik. Bilješka koju unesete pojavljuje se u A/P registru.

6. Pomaknite pokazivač prema dolje na stupac Račun na kartici Troškovi i unesite naziv računa troškova.

Velika je vjerojatnost da želite unijeti naziv računa rashoda koji se već nalazi na kontnom planu. Ako je to slučaj, kliknite strelicu prema dolje da biste vidjeli popis svih svojih računa. Vjerojatno ćete se morati pomicati prema dolje po popisu da biste došli do računa troškova. (Brzi način za kretanje prema dolje po popisu je da počnete upisivati ​​naziv računa; idete ravno niz popis.) Kliknite račun koji predstavlja ovaj račun. (Najvjerojatnije je to Zalihe ili nešto slično.)

Ako trebate stvoriti novu kategoriju računa troškova za ovaj račun, odaberite Dodaj novo s vrha popisa. Vidjet ćete dijaloški okvir Novi račun (nije prikazan). Ispunite podatke i kliknite U redu.

Što ako se novac koji plaćate zbog ovog računa može podijeliti na dva, tri ili četiri računa troškova? Jednostavno kliknite ispod računa koji ste upravo unijeli. Pojavljuje se strelica prema dolje. Kliknite da biste unijeli drugi račun troškova, i još jedan, i još jedan ako trebate.

7. Ako je potrebno, prijeđite tabulatorom na stupac Iznos i promijenite brojeve.

Ako dijelite ovaj račun na nekoliko računa, provjerite dodaju li se brojevi u stupcu Iznos ukupnom iznosu računa.

8. (Neobavezno) Unesite riječi objašnjenja ili mudrosti u stupac Memo.

9. (Izborno) Dodijelite trošak korisniku:Posao.

Ako planirate dobiti nadoknadu za te troškove ili ako samo želite pratiti svoje troškove po poslu, unesite kupca koji će vam nadoknaditi. Unesite iznos za svaki račun ako je potrebno. Možete koristiti strelicu prema dolje da pronađete kupce, a zatim ih kliknete. Ako dodijelite Customer:Posao, također imate mogućnost da klijentu naplatite te troškove ili artikle koji se kupuju. Da biste to učinili, kliknite stupac Naplativo i sada biste trebali vidjeti kvačicu. Sljedeći put kada fakturirate ovaj posao, trebali biste vidjeti opciju za automatsko dodavanje ovih stavki u fakturu.

10. (Neobavezno) Dodijelite trošak razredu.

Također možete pratiti troškove po razredima unosom u stupac Razred. Obratite pažnju na uobičajenu strelicu prema dolje i kliknite je da biste vidjeli popis klasa. (Ne vidite stupac razreda osim ako QuickBooksu niste rekli da želite koristiti razrede.)

Ako želite da QuickBooks prati troškove po razredima, možete ga postaviti da to čini. Da biste postavili QuickBooks za praćenje troškova, odaberite Uredi → Postavke. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Postavke, kliknite ikonu Računovodstvo, kliknite karticu Postavke tvrtke, a zatim potvrdite okvir Koristi praćenje razreda.

Ako želite, kliknite gumb Preračunaj da zbrojite troškove.

11. Koristite karticu Stavke za snimanje raznih stavki koje račun predstavlja.

Kliknite karticu Stavke. Unesite artikle koje ste kupili i cijene koje ste za njih platili.

Ako nakon djelomičnog dovršavanja računa shvatite da račun doista plaća narudžbu, kliknite gumb Odaberi narudžbu, koji se pojavljuje na glavnoj vrpci prozora Unesi račune.

S padajućeg izbornika Dobavljač odaberite ime dobavljača koji vam je poslao račun. Na popisu otvorenih narudžbi kliknite na stupac s lijeve strane kako biste stavili kvačicu uz narudžbu (ili narudžbe) za koju plaćate. Dovoljno lako? Kliknite OK kada završite; QuickBooks automatski ispunjava karticu Stavke za vas.

12. Pomaknite se na stupac Stavka i unesite naziv za stavku.

Obratite pažnju na strelicu prema dolje u ovom stupcu. Kliknite da biste vidjeli popis stavki. Pojavljuje li se stavka koju plaćate na ovom popisu? Ako je tako, kliknite tu stavku. Ako ne, odaberite Dodaj novu na vrhu popisa i ispunite prozor Nova stavka.

13. Ispunite preostale retke stavki na kartici Stavke.

Ovdje možete unijeti sve artikle koje kupujete. Provjerite prikazuje li kartica Predmeti točno artikle koje kupujete, njihove troškove i količine. Ako želite, kliknite gumb Preračunaj kako biste zbrojili stavke.

14. Spremite račun.

Kliknite Spremi & Novo da biste spremili svoj zapis računa, a zatim unesite drugi račun. Ili kliknite Spremi i zatvori da zabilježite svoj račun, ali ne i unesite drugi račun.

Baš kao u slučaju prozora koji se odnose na kupca (kao što je prozor Kreiraj fakture), QuickBooks prikazuje povijesne informacije o dobavljaču na desnoj bočnoj traci. Možete se prebacivati ​​između Dobavljača i Transakcije, pokretati brza izvješća i brzo povezati s prethodnim ili nepodmirenim računima, fakturama i drugim bilješkama o klijentu s kojim poslujete.

Kako na brz način unijeti svoje račune u QuickBooks 2019

Račune možete unijeti i izravno u registar Obveznica. Ova metoda je brža, ali otežava praćenje troškova i stavki.

Ako račune želite unijeti izravno u registar Obveznica, slijedite ove korake:

1.   Odaberite Popisi→ Kontni plan ili kliknite na ikonu Kontni plan na početnoj stranici.

Otvara se kontni plan.

2. Otvorite račun Obveznice.

Kada QuickBooks prikaže vaš računski plan, dvaput kliknite račun Računi plaćanja na popisu. Vidjet ćete prozor registra Računi plaćanja, kao što je prikazano. Kursor je na kraju registra, spreman i čeka da unesete sljedeći račun.

Prozor registra potraživanja.

3. Ispunite podatke za svoj račun.

Unesite iste podatke koje biste unijeli da ispunjavate prozor Unesi račune. U tekstualnom okviru Dobavljač kliknite strelicu prema dolje i odaberite naziv s padajućeg izbornika Dobavljač.

Ako unesete ime dobavljača koje QuickBooks ne prepoznaje, vidjet ćete okvir s porukom Dobavljač nije pronađen, a QuickBooks od vas traži da date informacije o ovom novom, tajanstvenom dobavljaču. Kliknite Brzo dodavanje da bi program prikupio podatke iz registra dok ga ispunjavate ili kliknite Postavi da biste vidjeli dijaloški okvir Novi dobavljač.

Morate odabrati naziv računa. Vjerojatno možete pronaći pravi u padajućem izborniku Račun; ako ne možete, unesite jedan od svojih. Vidjet ćete okvir s porukom Račun nije pronađen, a QuickBooks od vas traži da ispunite podatke o ovom novom računu.

Ako tijekom ispunjavanja registra odlučite da želite dobiti nadoknadu za ovaj ček ili da želite pratiti troškove i stavke, kliknite gumb Uredi transakciju da biste vidjeli prozor Unos računa. Kada završite s popunjavanjem prozora, kliknite Spremi i novo. Vratili ste se tamo gdje ste započeli: u prozoru Obračuni plaćanja.

Vidite gumb Podijeli? Ovaj gumb Podijeli radi isto kao gumb Podijeli u prozoru registra bankovnog računa. Kada kliknete Podijeli, QuickBooks pruža dodatne retke za unos podataka o troškovima i razredu.

4. Kada ispunite sve podatke, kliknite Snimi.

Gumb Vrati, koji se nalazi desno od Record, nalazi se u slučaju da ispunite registar, ali odlučite da želite započeti ispočetka prije nego što zabilježite transakciju. Kliknite Vrati za brisanje informacija na zaslonu i imate čistu listu.

Kako izbrisati račun u QuickBooks 2019

Pretpostavimo da slučajno dvaput unesete isti račun ili unesete račun koji je stvarno bio namijenjen susjednom poslu. (Samo zato što račune pratite putem računala ne znači da više ne morate pažljivo pregledavati stvari.) Evo kako izbrisati račun koji ste unijeli u registar Obveznica:

1. Pronađite račun u registru Računi plaćanja na jedan od sljedećih načina:

• Ako otprilike znate koji dan ste unijeli račun, možete se pomicati kroz popis da biste ga pronašli. Unosi su navedeni datumskim redoslijedom. (Označite potvrdni okvir 1-Line za prikaz svake novčanice u jednom retku umjesto u dva retka kako bi pomicanje išlo brže.)
• Ako se ne sjećate datuma, odaberite Uredi → Pronađi.

A sada, vratite se na prozor registra Obveznica koji imate u tijeku…

2. Odaberite račun koji želite izbrisati klikom bilo gdje na računu.

3. Odaberite Uredi → Izbriši račun.

QuickBooks potvrđuje da stvarno, uistinu želite izbrisati transakciju. Ako kliknete U redu, on će uredno briše račun iz A/P registra.

Podsjeti me da platim taj račun, hoćeš li?

Možete vezati špagu oko prsta, ali najbolji način da budete sigurni da plaćate svoje račune na vrijeme je da vas QuickBooks podsjeti. Zapravo, okvir s porukom Podsjetnici možete učiniti prvom stvari koju vidite kada pokrenete QuickBooks.

Da biste prilagodili opcije podsjetnika QuickBooks, morate biti prijavljeni kao administrator u načinu rada za jednog korisnika. Zatim odaberite Uredi→ Postavke. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Postavke, kliknite ikonu Podsjetnici na popisu s lijeve strane, a zatim kliknite karticu Postavke tvrtke za pristup dijaloškom okviru prikazanom ovdje.

Odjeljak Podsjetnici dijaloškog okvira Postavke.

Provjerite je li odabran gumb za opciju Prikaži sažetak ili Prikaži popis (ne možete odabrati Ne podsjećaj me i očekivati ​​podsjetnik), a zatim se obavijestite nekoliko dana prije nego što trebate platiti račune upisivanjem broja (10 je zadana vrijednost i obično dobro funkcionira) u tekstualnom okviru Dani prije roka koji se nalazi u stupcu Podsjeti me.

Ako odaberete opciju Prikaži sažetak (prvi gumb desno od opcije), dobit ćete sažetak računa koje dugujete svaki put kada pokrenete QuickBooks. Ako odaberete Prikaži popis (drugi gumb desno od opcije), dobit ćete pojedinosti o svakom računu.

Možda biste željeli pregledati prozor Podsjetnici kada pokrenete QuickBooks ili otvorite novu datoteku tvrtke. U prozoru se nalaze podsjetnici (kao što su obrasci koje trebate ispisati i uplate koje trebate poslati) i govori vam koje neplaćene račune trebate platiti. Ovaj popis možete vidjeti odabirom Tvrtka→Podsjetnici. Imajte na umu da QuickBooks također možete reći da prikaže sve podsjetnike prilikom otvaranja datoteke tvrtke. Da biste to učinili, odaberite naredbu Uredi → Postavke, kliknite Podsjetnici, kliknite Moje postavke, a zatim potvrdite okvir Prikaži popis podsjetnika prilikom otvaranja datoteke tvrtke.