Vremenske pojedinačne aktivnosti za naplatu vremena u QuickBooks 2014

Većinu vremena, stavke koje se pojavljuju na fakturi su stavke koje opisujete na popisu stavki, a zatim kvantificirate izravno u fakturi. Međutim, u nekim uslužnim tvrtkama zapravo možete prodati mnogo jedinica istog artikla. Ako želite zabilježiti uslužne aktivnosti kako se događaju, odaberite naredbu Kupci→Unesi vrijeme→Vrijeme/Unesi jednu aktivnost.

QuickBooks prikazuje prozor Vrijeme/Unos jedne aktivnosti.

Za mjerenje vremena ili snimanje jedne aktivnosti, zabilježite datum aktivnosti u okvir Datum. Koristite okvir Ime da biste identificirali osobu koja obavlja uslugu. U okviru Kupac:Posao identificirajte kupca ili posao za koji se usluga obavlja.

Odaberite odgovarajuću stavku usluge s padajućeg popisa Stavka usluge i (ako pratite zaposlenika) odgovarajuću stavku platnog spiska s padajućeg popisa Stavka plaće. Ako pratite nastavu, predvidljivo, možete koristiti i padajući popis Razred za klasifikaciju aktivnosti.

Upotrijebite okvir Bilješke da snimite kratak, odgovarajući opis usluge. Ovaj se opis pojavljuje na fakturi, stoga dobro razmislite o tome što pišete.

Nakon što opišete ili pružite ove opće informacije o usluzi, imate dva načina da zabilježite vrijeme provedeno na usluzi:

• Ručno bilježite vrijeme: možete ručno zabilježiti vrijeme provedeno na aktivnosti korištenjem okvira Trajanje za unos vremena. Ako ste, na primjer, proveli 10 minuta, unesite 0:10 u okvir Trajanje. Ako ste proveli 3 sata i 40 minuta, unesite 3:40 u okvir Trajanje.

• Neka QuickBooks bilježi vrijeme: QuickBooks također možete zabilježiti vrijeme koje ste proveli na aktivnosti. Samo kliknite gumb Start u okviru Trajanje kada pokrenete aktivnost i kliknite gumb Zaustavi kada zaustavite aktivnost. Ako želite pauzirati mjerač vremena (na primjer, dok primate telefonski poziv), kliknite gumb Pauza.

Nakon što opišete aktivnost koju izvodite u prozoru Vrijeme/Unesite pojedinačnu aktivnost, kliknite gumb Spremi i novo ili Spremi i zatvori da biste spremili informacije o aktivnosti.

Provjerite je li odabran potvrdni okvir Naplativo (u gornjem desnom kutu prozora Vrijeme/Unos jedne aktivnosti). Odabirom okvira Naplativo, QuickBooks-u kažete da treba čuvati ovu evidenciju o naplativoj aktivnosti za kasnije uključivanje u fakturu.

Možete koristiti gumbe Prethodno i Sljedeće, koji se pojavljuju na vrhu prozora Vrijeme/Unos pojedinačne aktivnosti, za listanje naprijed-natrag kroz svoje zapise vremena aktivnosti. Također imajte na umu da je dostupan i gumb Pravopis. Kliknite gumb Pravopis da provjerite pravopis opisa bilješki koje unesete — što je dobra ideja jer će se ti podaci kasnije pojaviti na fakturi.

Da biste fakturi dodali vrijeme i cijenu naplate, izradite fakturu na uobičajeni način. Nakon što identificirate kupca (i ako ste unijeli vrijeme za kupca) i ako ste pratili vrijeme ili troškove za kupca, QuickBooks prikazuje okvir s porukom s pitanjem želite li naplatiti bilo koje vrijeme ili troškove .

Ako navedete "da", QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Odabir vremena i troškova naplate.

Kartica Vrijeme dijaloškog okvira Odabir vremena i troškova naplate prikazuje svako vrijeme koje ste zabilježili za kupca. Da biste dodali ta vremena na fakturu, kliknite stupac Koristi za vrijeme. (Stupac Koristi krajnji je lijevi stupac i prikazuje kvačicu.)

Ili, ako želite odabrati sva vremena, kliknite gumb Odaberi sve. Zatim kliknite OK. QuickBooks dodaje svako od ovih naplativih vremena u fakturu kao zasebne retke. Sljedeća slika prikazuje kako se informacije o vremenu naplate pojavljuju u prozoru Izrada faktura.