Uvoz podataka u MYOB

Jeste li znali da možete uvesti podatke u MYOB iz drugih aplikacija? Na primjer, možda imate popis imena i adresa kupaca negdje drugdje na vašem računalu (možda u Word datoteci, datoteci baze podataka ili u Excelu) i želite uvesti ove informacije u MYOB. Evo kako uvesti podatke o kupcu ili dobavljaču u tren oka.

Organiziranje vaših podataka

Prva faza pri uvozu podataka je manipulirati popisom vaših kupaca ili dobavljača u formatu koji MYOB može razumjeti.

Ako se pojedinosti o vašem kupcu ili dobavljaču trenutno nalaze u procesoru teksta ili bazi podataka, pokušajte staviti te podatke u proračunsku tablicu prije nego što pokušate uvesti informacije u MYOB.

Na primjer, ako su vaši podaci pohranjeni u bazi podataka kao što je Microsoft Access, obično možete spremiti te podatke u formatu koji se može otvoriti u Excelu.

Pomoću softvera za proračunske tablice kao što je Excel, uredno rasporedite informacije u stupce.

Uredite svoje podatke tako da sva imena budu navedena jedno za drugim, sve adrese jedna za drugom i tako dalje. Uz adrese, odvojite ulicu, grad, državu i poštanski broj u četiri zasebna stupca.

Umetnite redak na sam vrh svog popisa (ako to već niste učinili) koji označava stupce.

Na primjer, Ime, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt i tako dalje. Ovaj red se zove vaš redak zaglavlja.

Spremite ovu proračunsku tablicu kao datoteku razdvojenu tabulatorima.

Na primjer, u Excelu idite na izbornik Datoteka, kliknite Spremi kao, a zatim odaberite Tab-razgraničeno kao vrstu datoteke. Format datoteke s razgraničenim tabulatorima olakšava čitanje softvera MYOB.

Uvoz vaših podataka

Sada kada ste organizirali svoje podatke, spremni ste za uvoz ovih informacija u MYOB. Drži se, evo:

Na izborniku Datoteka u MYOB-u odaberite Pomoćnik za uvoz/izvoz .

Odaberite Uvoz podataka i kliknite Dalje.

Odaberite Kartice kao vrstu podataka, a ili Kartice kupaca ili Kartice dobavljača kao vrstu Kartica.

Kliknite Pregledaj, idite do mape u koju ste spremili svoje podatke i odaberite datoteku koju želite uvesti. Kliknite Dalje.

Poigrajte se postavkama i kliknite Dalje.

U ovom trenutku stvari postaju prilično tehničke. Ali nikada se ne plašite! Recite MYOB-u da su vaši podaci odvojeni karticama, da prvi redak sadrži zaglavlja, da ako podaci već postoje, želite ih ažurirati i uskladiti kartice koje koriste prezime. (Snimka zaslona u nastavku pokazuje kako izgledaju ove postavke.)

Kliknite Automatsko podudaranje da bi MYOB automatski uskladio polja, a zatim kliknite Dalje.

Alternativno, možete ručno upariti polja tako da prvo označite polje za uvoz s lijeve strane, a zatim kliknete odgovarajuće polje za uvoz s desne strane. Činite to jedan po jedan dok se svako polje s lijeve strane ne uskladi s poljem s desne strane.

Kada se to od vas zatraži, napravite sigurnosnu kopiju svoje datoteke.

Zašto se truditi sigurnosno kopirati? Ako stvarno zabrljate u uvozu (što se ponekad događa prvi put), možete vratiti sigurnosnu kopiju i početi iznova.

Kliknite Uvezi i divite se kako zabava počinje.

Ponekad uvoz traje bolno dugo, ponekad samo nekoliko sekundi. Međutim, uvoz je završen kada se pojavi prekrasna poruka koja vas obavještava o vašem uspjehu (ili neuspjehu). Ako uvoz nije uspio, pažljivo pročitajte poruku!

Rješavanje problema ako stvari krenu po zlu

Uvoz podataka o kartici u datoteku vaše tvrtke MYOB trebao bi biti jednostavan, ali mnogo gremlina može vam poslati poruku o pogrešci. Ako nakon uvoza podataka dobijete poruku u kojoj piše da je uvoz imao pogreške ili upozorenja, slijedite upit za pregled zapisnika o pogreškama.

• Ako je uvoz preskočio zapis, to znači da je nešto bilo toliko loše da je MYOB potpuno zanemario ovog kupca ili dobavljača.

• Ako dobijete poruku upozorenja, to znači da je došlo do manjeg problema i da je MYOB odbio dio podataka o kupcu ili dobavljaču (na primjer, možda je MYOB dodao ime kupca, ali ne i adresu ili telefonski broj).

Zapisnik pogrešaka prikazuje popis svakog zapisa koji ima problem, s kodom pogreške koji se prikazuje na početku svakog od njih. Isprva, ovi kodovi pogrešaka izgledaju kao nerazumljiv žargon (pogreška -7, na primjer, neupućenima ne znači puno). Međutim, na vrhu ovog izvješća nalazi se popis onoga što svaka poruka o pogrešci znači.

Nakon što utvrdite koji zapisi nisu ispravno uvezeni i zašto, možete napraviti jedan od dva poteza. Ako je pogođeno samo nekoliko kartica, otvorite datoteku svoje tvrtke i popravite te kartice jednu po jednu. S druge strane, ako većina uvoza nije uspjela, najbolje je vratiti sigurnosnu kopiju, popraviti datoteku za uvoz i pokušati ponovno.