Transakcije kreditnom karticom u QuickBooks 2021

QuickBooks možete koristiti za praćenje poslovnih kreditnih kartica na isti način na koji ga koristite za vođenje čekovne knjižice. Proces je gotovo isti, s nekoliko bora.

Usput, iako je ovaj članak zapravo o tome kako naplaćujete novac na svojim kreditnim karticama, također govorimo o tome kako riješiti zeznuti problem vaših klijenata koji plaćaju kreditnim karticama.

Kako pratiti poslovne kreditne kartice u QuickBooks 2021

Ako želite pratiti potrošnju i stanje na kreditnoj kartici pomoću QuickBooks-a, morate postaviti račun kreditne kartice—ako to već niste učinili u QuickBooks Setup-u. (Za usporedbu, koristite bankovne račune za praćenje stvari kao što je novac koji teče na tekući račun, štednju ili račun za sitni novac.)

Postavljanje računa kreditne kartice

Da biste postavili račun kreditne kartice, slijedite otprilike iste korake koje koristite za postavljanje bankovnog računa:

1. Odaberite Popisi→ Kontni plan.

Ili kliknite ikonu kontnog plana na početnom zaslonu. QuickBooks prikazuje prozor kontnog plana, kao što je prikazano.

Prozor kontnog plana

2. Kliknite gumb Račun u donjem lijevom kutu prozora Kontnog plana, a zatim s padajućeg izbornika odaberite Novo.

QuickBooks prikazuje prvi prozor Dodaj novi račun, koji jednostavno prikazuje popis gumba s opcijama koji odgovaraju različitim vrstama računa koje QuickBooks dopušta.

3. Odaberite opciju Kreditna kartica.

Odabirom kreditne kartice QuickBooks govori da želite postaviti račun kreditne kartice. Siguran sam da ste iznenađeni. Kliknite Nastavi. QuickBooks prikazuje drugi prozor Dodaj novi račun, kao što je prikazano.

Drugi prozor za dodavanje novog računa

4. Upišite naziv računa u tekstualni okvir Naziv računa.

Zašto to ne učinite kako treba? Pomaknite pokazivač na tekstni okvir Naziv računa, a zatim unesite naziv svoje kreditne kartice.

5. Upišite broj kartice u račun kreditne kartice. br. tekstualni okvir.

Ako stvarate opći račun kreditne kartice za više od jedne kartice, ostavite račun o kreditnoj kartici. Broj tekstni okvir je prazan. Dok ste već kod toga, možete opisati i karticu. Možda ćete htjeti upisati Usury! u tekstualnom okviru Opis, ovisno o kamatnoj stopi vaše kartice.

6. Kliknite gumb Spremi i zatvori.

QuickBooks ponovno prikazuje prozor Kontnog plana. Sada se u prozoru navodi dodatni račun: račun kreditne kartice koji ste upravo kreirali.

Odabir računa kreditne kartice kako biste ga mogli koristiti

Da biste QuickBooksu rekli da želite raditi s računom kreditne kartice, koristite prozor Kontnog plana. Odaberite Popisi→ Kontni plan. Nakon što prikažete prozor, dvaput kliknite račun kreditne kartice koji želite koristiti. QuickBooks prikazuje registar kreditnih kartica tako da možete početi bilježiti transakcije.

Kao alternativu prozoru Kontnog plana, možete kliknuti ikonu Unos troškova kreditne kartice u području Bankarstva na početnom zaslonu. Ili možete odabrati Bankarstvo→Unesi troškove kreditne kartice.

Unos transakcija kreditnom karticom

Ako odaberete naredbu Banking→Use Register i odaberete račun kreditne kartice, QuickBooks prikazuje registar kreditnih kartica. Ova slika prikazuje registar za račun kreditne kartice pod nazivom Frequent Flyer Card. Izgleda kao registar za provjeru, zar ne?

Registar kreditnih kartica

Registar kreditnih kartica funkcionira kao obični prozor registra koji koristite za tekući račun. Transakcije unosite u redove registra. Kada zabilježite naplatu, QuickBooks ažurira stanje kreditne kartice i preostali kreditni limit.

Snimanje terećenja kreditne kartice

Evidentiranje terećenja kreditne kartice slično je bilježenju čeka ili podizanja bankovnog računa. Ilustracije radi, pretpostavimo da ste svom omiljenom meksičkom restoranu La Cantina naplatili burrito i margarite u vrijednosti od 75 dolara. Evo kako bilježite ovu naplatu:

1. Odaberite Bankarstvo→Unesite troškove kreditne kartice.

Pojavljuje se prozor Unos troškova kreditne kartice, kao što je prikazano.

Prozor Unos troškova kreditne kartice

2. S padajućeg izbornika Kreditna kartica odaberite kreditnu karticu s koje ste teretili trošak.

Kliknite strelicu prema dolje pored polja Kreditna kartica, a zatim odaberite karticu s padajućeg izbornika.

3. U okviru Kupljeno od zapišite naziv tvrtke koju ste platili kreditnom karticom.

Pomaknite pokazivač na redak Kupljeno od i kliknite strelicu prema dolje. Vidjet ćete izbornik imena. Odaberite jednu s izbornika.

Ako nikada prije niste večerali u ovoj finoj ustanovi, odaberite Dodaj novo; zatim dodajte naziv tvrtke.

4. Odaberite odgovarajući gumb opcije kako biste naznačili je li transakcija kupnja ili kredit.

Odaberite gumb Kupnja/Naplati ako želite zabilježiti kupnju (što radite većinu vremena i što vam ovaj primjer pokazuje). Odaberite gumb opcije Povrat/Kredit ako želite zabilježiti kredit na svoj račun (ako ste, na primjer, nešto vratili).

5. Unesite datum terećenja u polje Datum.

Pomaknite pokazivač na redak Datum (ako kursor već nije tamo) i upišite datum, koristeći format MM/DD/GGGG. Upišite , na primjer, 07012021 ili 7/1/21 za 1. srpnja 2021. Ako ovu naplatu unosite dva ili tri dana nakon činjenice, nemojte unositi današnji datum; unesite datum kada je izvršena naplata. Korištenje tog datuma olakšava usklađivanje vaše evidencije s evidencijom tvrtke vaše kreditne kartice kada dobijete mjesečni izvod.

6. Upišite iznos naknade u okvir Iznos.

Pomaknite pokazivač na redak Iznos i unesite ukupni iznos naplate. Napomena: nemojte upisivati ​​znak dolara, ali upišite točku da biste označili decimalno mjesto.

7. (Izborno) Unesite opis bilješke u tekstni okvir Bilješke.

Pomaknite pokazivač na tekstni okvir Podsjetnik i upišite konkretan razlog zašto naplaćujete stavku. U ovom slučaju, možete upisati "Odvjetnik/CPA ručak" ili nešto slično.

Čekati. Znaš što? Da budem ozbiljniji. Bez šale na trenutak, ok? Ovaj podsjetnik dobro je mjesto za dokumentiranje poslovne svrhe za naplatu, što je obveza poreznog zakona ako bilježite terećenje kreditne kartice za putovanja, obroke ili zabavu.

8. Ispunite karticu Troškovi.

Karticu Troškovi koristite za bilježenje poslovnih troškova.

Pomaknite se na stupac Račun na kartici Troškovi, kliknite strelicu prema dolje i s izbornika odaberite račun troškova (najvjerojatnije Putovanje & Ent: Obroci za poslovni ručak). Ako ovdje unesete ime koje QuickBooks već ne zna, od vas će se tražiti da postavite račun troškova.

QuickBooks automatski popunjava stupac Iznos kada unesete zbroj u polje Iznos. Upišite nešto u stupac Memo i dodijelite ovaj trošak korisniku:Posao i razred ako želite. Morate uključiti praćenje razreda ako želite dodijeliti trošak razredu.

9. Ispunite karticu Stavke.

Budući da se ova naknada odnosi na obrok u restoranu, ne navodite cijenu. Međutim, ako ste naplaćivali stavke zaliha kao što su građa, zalihe papira i tako dalje, ispunili biste karticu Predmeti.

Ako imate narudžbu (PO) u evidenciji kod dobavljača koju ste unijeli u redak Kupljeno od, QuickBooks vam to govori. Kliknite gumb Odaberi narudžbenicu da biste vidjeli popis vaših neriješenih narudžbenica kod dobavljača.

10. Zabilježite naplatu klikom na gumb Spremi i novo ili gumb Spremi i zatvori.

Naplata se bilježi u registru kreditnih kartica. Ova slika prikazuje kako izgleda registar kreditnih kartica nakon što unesete nekoliko troškova.

Registar kreditnih kartica s nekim transakcijama

Promjena troškova koje ste već unijeli

Možda zabilježite terećenje kreditne kartice, a zatim shvatite da ste ga pogrešno zabilježili. Ili ga možda uopće niste trebali snimiti jer niste platili poslovni ručak. (Netko drugi je to platio nakon jedne od onih prijateljskih rasprava o tome tko bi trebao platiti račun. Znate na koju vrstu argumenta mislim: “Ne, inzistiram.” “Naprotiv, inzistiram.” Shvaćate sliku.)

Morate otići u registar kreditnih kartica i urediti ili izbrisati naplatu slijedeći ove korake:

1. Odaberite Popisi→ Kontni plan.

Vidjet ćete prozor kontnog plana.

2. Dvaput kliknite na račun kreditne kartice na kojem je pogrešno naplaćeno.

Poput magije, na zaslonu se pojavljuje registar kreditnih kartica.

3. Odaberite transakciju kreditnom karticom koju želite izbrisati ili promijeniti.

To je lako. Samo pomaknite pokazivač na transakciju.

4. Poništite, izbrišite ili uredite transakciju na sljedeći način:

• • Za poništavanje transakcije kreditnom karticom odaberite Uredi→ Poništi naplatu kreditne kartice i zatim kliknite U redu.
  • Za brisanje transakcije odaberite Uredi→Izbriši naplatu kreditne kartice. QuickBooks prikazuje okvir s porukom koji vas pita da li stvarno želite izbrisati transakciju. Kliknite OK.
  • Da biste uredili transakciju, kliknite gumb Uredi transakciju na vrpci pri vrhu prozora. Vraćate se na prozor Unos troškova kreditne kartice. Tamo izvršite promjene, a zatim kliknite Spremi i novo ili Spremi i zatvori. Također možete napraviti promjene unutar registra kreditnih kartica i kliknuti Snimi kada završite.

Kako uskladiti izvod svoje kreditne kartice i platiti račun

Račun kreditne kartice usklađujete ili balansirate na isti način na koji balansirate bankovni račun. Nakon što dovedete račun u stanje i kliknete Pomiri sada, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Izvrši plaćanje u kojem vas pita kako želite platiti račun. Možete platiti čekom ili unijeti račun koji ćete platiti kasnije. (Druga opcija je metoda obračunskih obveza.)

Ako se odlučite platiti račun ispisivanjem čeka, idete ravno u prozor Write Checks, a kartica Troškovi je popunjena za vas. Unesite naziv izdavatelja kartice, datum i tako dalje. Kada završite, kliknite Spremi i novo ili Spremi i zatvori. Plaćanje se bilježi i u registru čekova i u registru kreditnih kartica jer s ukupnim čekom teretite račun obveze po kreditnoj kartici.

Ako se odlučite unijeti plaćanje kao račun koji će se platiti kasnije, idite na prozor Unos računa. Ispunite sve kao što biste učinili da ste u prozoru Write Checks. Kada kliknete Spremi i novo, transakcija se bilježi u registru Obveznica i registru kreditnih kartica.

Dakle, što je s debitnim i bankomatskim karticama?

Debitne i bankomatne kartice, kad već prijeđete na to, uopće nisu kreditne kartice. Korištenje debitne kartice ili kartice bankomata sličnije je pisanju čeka nego bilo čemu drugom. Međutim, umjesto podizanja novca ispisivanjem čeka, novac podižete pomoću debitne kartice (što ja od sada zovem ovu vrstu kartice).

Iako transakcija debitnom karticom ponekad izgleda (barem vašim prijateljima i trgovcima s kojima kupujete) kao transakcija kreditnom karticom, trebali biste tretirati transakciju debitnom karticom na način na koji postupate s čekom. Ukratko, evo što trebate učiniti:

• Kada nešto teretite s debitne kartice, zabilježite transakciju kao što bilježite redoviti ček. Možda ćete htjeti unijeti broj transakcije kao broj čeka ili u redak dopis kako biste mogli pratiti transakciju.
• Kada podižete gotovinu debitnom karticom, zabilježite transakciju kao redovno podizanje novca (ili prijenos na novčani račun), kao da ste u banku otišli s listom za podizanje.
• Kada uplatite depozit putem bankomata pomoću debitne kartice, zabilježite transakciju kao što bilježite uobičajeni depozit.

Dakle, što je s kreditnim karticama klijenata?

Želim razgovarati o neugodnoj temi prije nego što vi i završimo našu raspravu o tome kako raditi s kreditnim karticama. Ovdje govorim o—gulp—kako se nositi s plaćanjem kreditnom karticom korisnika.

U redu, ako to već ne znate, iako vam vaši klijenti vjerojatno vole plaćati kreditnim karticama, kreditne kartice korisnika stvaraju vam glavobolju. Razlog je taj što vaša komercijalna banka ili procesor kreditnih kartica objedinjuje troškove kreditnih kartica klijenata i zatim - možda na dnevnoj bazi ili možda svakih nekoliko dana - polaže veliki snop gotovine na vaš bankovni račun. Gotovina predstavlja zbroj nedavnih terećenja kreditne kartice umanjen za naknadu (nadam se da je skromna).

Sve ovo zvuči dovoljno bezazleno, ali evo primjera kako to funkcionira. Kupci A, B i C dolaze u ponedjeljak i troše 5, 10 i 15 dolara. Zatim, u utorak, dolaze kupci D, E i F i troše 10, 50 i 30 dolara. U srijedu ne prodajete ništa nekome tko koristi kreditnu karticu, ali vidite polog od 105 USD na svom bankovnom računu od strane izdavatelja kreditne kartice.

Problem je u tome što gledate transakcije kreditnim karticama u posljednja dva dana i znate da one ukupno iznose 120 USD jer ste to ukupno prodali kupcima A, B, C, D, E i F. Dakle, što je sa 105 dolara? Je li nedostajućih 15 USD naknada za uslugu? Oh, ne, čekaj. Možda je kupac A nazvao tvrtku svoje kreditne kartice i blokirao prvu naplatu od 5 dolara. Ili je to možda bio kupac B?

Ako prihvatite kreditnu karticu, znate kako to funkcionira, zar ne? To je kraljevska glavobolja.

Mislim da vjerojatno imate dva razumna pristupa za rješavanje ovog ludila:

• Način dobrog računovođe: možete bilježiti plaćanja kreditnom karticom korisnika na uobičajeni način — na način koji QuickBooks očekuje. The Good Accountant's Way proizvodi lijepe, točne zapise, ali po cijenu ogromnih knjigovodstvenih problema. Zanima vas više informacija? Sjajno! Koristite naredbu QuickBooks Help za pretraživanje QuickBooks online pomoći za temu bilježenja plaćanja kreditnom karticom.
• Način lošeg računovođe: možete samo zabilježiti transakcije potvrda o prodaji kada izdavatelj kreditne kartice deponira neto iznose troškova na vaš bankovni račun. Drugim riječima, koristeći primjere brojeva danih u prethodnom odlomku, umjesto da bilježite pojedinačne transakcije za kupce A, B, C, D, E i F kada dođe do prodaje, možete zabilježiti transakciju od 105 USD kada tvrtka kreditne kartice položi depozit 105 USD na vaš bankovni račun. Ako znate trošak usluge izdavatelja kreditne kartice, možete i to zabilježiti pomoću upisa u dnevnik. (Vjerojatno ćete htjeti zamoliti svog računovođu za pomoć u vezi s tim.)

Trebao bih ti još nešto reći. Način lošeg računovođe vjerojatno nije opravdan osim ako niste u situaciji velikog obima—kao što je maloprodajna trgovina—i kada koristite sustav periodičnog popisa zaliha ili kada ne prodajete zalihe. Ako imate samo nekoliko transakcija kreditnom karticom — recimo, jednu svakih nekoliko dana — ili ako pokušavate koristiti sustav trajnog popisa, trebali biste koristiti način dobrog računovođe.