Svrha računovodstva za rad s QuickBooks 2012

Najvažnija stvar koju trebate razumjeti o računovodstvu kako biste maksimalno iskoristili svoj rad u QuickBooks 2012 jest da ono pruža financijske informacije dionicima. Svaku računovodstvenu funkciju koja je ovdje opisana uspješno obavlja svaka od verzija QuickBooks-a: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier i QuickBooks Enterprise.

Dionici su ljudi koji posluju s tvrtkom ili su u interakciji s njom; oni uključuju menadžere, zaposlenike, investitore, banke, dobavljače, vladina tijela i agencije koje mogu oporezovati tvrtku. Informacijske potrebe ovih dionika određuju što računovodstveni sustav mora činiti.

Informacijske potrebe menadžera, investitora i poduzetnika

Prva kategorija dionika uključuje menadžere tvrtke, investitore i poduzetnike. Ova grupa treba financijske informacije kako bi utvrdila zarađuje li tvrtka. Ova grupa također želi sve informacije koje daju uvid u to raste li poduzeće ili se smanjuje te koliko je zdravo ili bolesno.

Kako bi ispunila svoje obveze i dužnosti, ovoj skupini su često potrebne detaljne informacije. Na primjer, menadžer ili poduzetnik možda želi znati koji su kupci posebno profitabilni - ili neprofitabilni. Aktivni investitor možda želi znati koje linije proizvoda rastu ili se smanjuju.

Povezani skup zahtjeva za informacijama odnosi se na vođenje evidencije imovine i obveza. Imovina je nešto što tvrtka posjeduje, kao što su gotovina, inventar ili opremu. Odgovornost je neki dug ili obvezu da tvrtka duguje, kao što su bankovni krediti i obveze prema dobavljačima.

Očito je da netko u tvrtki - možda menadžer, knjigovođa ili računovođa - mora imati vrlo detaljnu evidenciju o količini gotovine koju tvrtka ima na svojim bankovnim računima, zalihama koji tvrtka ima u svom skladištu ili na svojim policama, i opremu koju tvrtka posjeduje i koristi u svom poslovanju.

Netko tko radi u poduzeću, vodi posao ili aktivno ulaže u posao treba dobre opće informacije o financijskim poslovima tvrtke i, u mnogim slučajevima, vrlo detaljne informacije o važnoj imovini (kao što je gotovina) i obvezama (kao što je npr. bankovni krediti).

Informacijske potrebe vanjskih vjerovnika

Druga kategorija dionika uključuje vanjske tvrtke koje posuđuju novac poduzećima i agencije za kreditno izvješćivanje koje dostavljaju informacije tim zajmodavcima. Na primjer, banke žele znati o financijskim poslovima i financijskom stanju poduzeća prije nego što posude novac. Računovodstveni sustav treba proizvesti financijske informacije koje banka zahtijeva kako bi razmotrila zahtjev za kredit.

Koje informacije zajmodavci žele? Zajmodavci žele znati da je posao profitabilan i da ima pozitivan novčani tok. Dobit i pozitivni novčani tokovi omogućuju tvrtki da lako otplati dug. Banka ili drugi zajmodavac također želi vidjeti imovinu koja bi se mogla likvidirati, u najgorem slučaju, za plaćanje zajma - kao i druge dugove koji mogu predstavljati potraživanje na imovini tvrtke.

Dobavljači također obično zahtijevaju financijske informacije od tvrtke. Prodavač često posuđuje novac tvrtki dajući kredit za trgovinu. Ono što je vrijedno pažnje u vezi s tim je da dobavljači ponekad zahtijevaju posebno računovodstvo.

Na primjer, jedna od kategorija dobavljača s kojima se bavi tvrtka kao što je Wiley Publishing, Inc. su autori. Kako bi autoru isplatio autorsku naknadu na koju on ili ona ima pravo, Wiley ulaže priličnu količinu rada kako bi izračunao iznose tantijema po jedinici, a zatim izvješćuje i prenosi te iznose autorima.

Druge tvrtke ponekad imaju slične zahtjeve za financijsko izvješćivanje za dobavljače. Primatelji franšize (kao što su muškarac ili žena koji posjeduju i upravljaju lokalnim McDonald'som) plaćaju franšiznu naknadu na temelju prihoda. Trgovci na malo mogu voditi posebno računovodstvo i izvješćivanje kako bi uživali rabate i poticaje od proizvođača proizvoda koje prodaju.

Informacijske potrebe državnih agencija

Predvidljivi dionici koji zahtijevaju financijske informacije od poduzeća su savezne i državne vladine agencije s jurisdikcijom nad tvrtkom. Na primjer, svako poduzeće u Sjedinjenim Državama mora izvijestiti o svojim prihodima, rashodima i dobiti kako bi tvrtka mogla ispravno izračunati porez na dohodak koji duguje saveznoj vladi i zatim platiti taj porez.

Tvrtke sa zaposlenicima također moraju izvještavati saveznu i državnu vladu o plaćama isplaćenim tim zaposlenicima - i plaćati poreze na plaće na temelju metrike, kao što su broj zaposlenika, plaće isplaćene zaposlenicima i naknade za nezaposlene koje traže bivši zaposlenici.

Pružanje ove vrste financijskih informacija državnim agencijama predstavlja ključnu dužnost računovodstvenog sustava poduzeća.

Informacijske potrebe generiranja poslovnih oblika

Uz financijsko izvješćivanje opisano u prethodnim odlomcima, računovodstveni sustavi obično obavljaju još jedan ključni zadatak za poduzeća: proizvodnju poslovnih obrazaca. Na primjer, računovodstveni sustav gotovo uvijek proizvodi čekove potrebne za plaćanje dobavljačima.

Osim toga, računovodstveni sustav priprema fakture i provjere plaća. Sofisticiraniji računovodstveni sustavi, poput onih koje koriste velike tvrtke, pripremaju mnoge druge poslovne obrasce, uključujući narudžbenice, mjesečne izvode kupaca, kreditne zapise kupcima, račune o prodaji i tako dalje.