Što se događa kada sažimate datoteku tvrtke QuickBooks

Proces sažimanja datoteke QuickBooks čini dvije stvari: naredba QuickBooks Condense stvara trajnu kopiju datoteke podataka QuickBooks (koja se naziva arhivska kopija datoteke); proces sažimanja datoteke čini datoteku podataka manjom sažimanjem mnogih starih zatvorenih, detaljnih transakcija koje koriste velike čudovišne unose u dnevnik.

Budući da ovo sažimanje i arhiviranje može biti pomalo zbunjujuće, evo kratkog sažetka što se točno događa kada sažimate datoteku tvrtke QuickBooks. Evo što QuickBooks obično radi tijekom procesa:

• Sprema arhivsku kopiju datoteka vaše tvrtke: Kada sažimate datoteku tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju te datoteke.

• Uklanja stare zatvorene transakcije: Kao dio procesa kondenzacije, QuickBooks vam daje priliku da uklonite stare, zatvorene transakcije iz trenutne, radne verzije datoteke tvrtke QuickBooks. Zapamtite da se arhiviranjem stvara arhivska kopija datoteke tvrtke QuickBooks.

  Ipak, još uvijek imate radnu verziju datoteke tvrtke QuickBooks, a upravo se ova trenutna, radna verzija datoteke tvrtke QuickBooks čisti ili sažima uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija.

  Zatvorene transakcije su transakcije koje QuickBooks više ne treba detaljno pratiti. Na primjer, stari račun kupca — nakon što je plaćen — zatvorena je transakcija. Stari ček napisan nekom prodavaču - nakon što je očišćen od banke - zatvorena je transakcija.

• Sažima stare, zatvorene transakcije: Budući da se stare, zatvorene transakcije uklanjaju iz QuickBooks podatkovne datoteke, kondenziranje obično stvara sažete mjesečne unose u dnevnik za stare zatvorene transakcije i stavlja te sažete transakcije u trenutnu, radnu verziju datoteke podataka QuickBooks.

  Ovi sažeti mjesečni zapisi omogućuju vam da nastavite pripremati mjesečne financijske izvještaje. Na primjer, iako se arhiviranjem uklanjaju sve stare, zatvorene transakcije iz, na primjer, siječnja 2011., još uvijek možete izraditi financijska izvješća za siječanj 2011. u 2014. Za izradu mjesečnih financijskih izvještaja za siječanj 2011. QuickBooks koristi sažete mjesečne unose u dnevniku.

• Briše revizijski trag: QuickBooks održava revizijski trag koji pokazuje tko je unio koje transakcije. Jedan gotovo skriveni učinak čišćenja datoteka podataka QuickBooks odnosi se na revizijski trag. Ako očistite datoteku tvrtke i naznačite da se datoteka tvrtke treba sažeti, QuickBooks briše revizijski trag prije datuma "uklonjene zatvorene transakcije na ili prije".

  Drugim riječima, za vrijeme u kojem QuickBooks uklanja stare, zatvorene transakcije, također uklanja revizijski trag tih transakcija.

Proces kondenzirane datoteke obično znači stvaranje kopije podatkovne datoteke QuickBooks koju spremate i negdje odložite, a zatim stvaranje smanjene verzije radne datoteke tvrtke. Naredba koju koristite za sažimanje datoteke tvrtke QuickBooks također vam omogućuje stvaranje gotovo praznih datoteka tvrtke.

Većina ljudi nikada ne treba koristiti ovu opciju. Samo jedna kategorija korisnika QuickBooks-a koji bi možda željeli stvoriti gotovo prazne datoteke tvrtke: CPA-i i konzultanti (koji žele ponovno koristiti datoteku tvrtke za drugu poslovnu jedinicu ili klijenta) možda će htjeti upotrijebiti ovu naredbu za stvaranje datoteka s podacima tvrtke koje imaju mnogo popisi već postavljeni.