Što čini kondenziranje datoteka tvrtke QuickBooks?

Proces sažimanja datoteke QuickBooks čini dvije stvari. Naredba QuickBooks Condense stvara trajnu kopiju datoteke podataka QuickBooks. (Ova se kopija naziva arhivska kopija datoteke.) Proces sažimanja datoteke također čini datoteku s podacima manjom sažimanjem mnogih starih zatvorenih, detaljnih transakcija koje koriste čudovišne unose u dnevnik.

Arhivska kopija od datoteku tvrtke iznosi snimku datoteku tvrtke kao što je postojala u određenom trenutku u vremenu. Ako netko kasnije ima pitanje - možda vaš računovođa, savezni ili državni revizor - možete koristiti arhivsku kopiju datoteke s podacima da pokažete kako je datoteka tvrtke izgledala u određenom trenutku.

Evo što QuickBooks obično radi tijekom procesa:

• Sprema arhivsku kopiju datoteka vaše tvrtke: Kada sažimate datoteku tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju te datoteke.
• Uklanja zatvorene transakcije: Kao dio procesa kondenzacije, QuickBooks vam daje priliku da uklonite stare, zatvorene transakcije iz trenutne, radne verzije datoteke tvrtke QuickBooks. Zapamtite da se arhiviranjem stvara arhivska kopija datoteke tvrtke QuickBooks. Ipak, još uvijek imate radnu verziju datoteke tvrtke QuickBooks, a upravo se ova trenutna, radna verzija datoteke tvrtke QuickBooks čisti ili sažima uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija.

Zatvorene transakcije su transakcije koje QuickBooks više ne treba detaljno pratiti. Stara faktura kupca — nakon što je plaćen — zatvorena je transakcija. Stari ček napisan nekom prodavaču - nakon što je očišćen od banke - zatvorena je transakcija.

• Sažima zatvorene transakcije: Budući da se stare, zatvorene transakcije uklanjaju iz QuickBooks podatkovne datoteke, kondenziranje obično stvara zbirne mjesečne unose u dnevnik za stare, zatvorene transakcije i stavlja te sažete transakcije u trenutnu, radnu verziju datoteke podataka QuickBooks. Ovi sažeti mjesečni zapisi omogućuju vam da nastavite pripremati mjesečne financijske izvještaje. Iako se arhiviranjem uklanjaju sve stare, zatvorene transakcije iz, recimo, siječnja 2020., još uvijek možete izraditi financijska izvješća za siječanj 2020. u 2021. Za izradu mjesečnih financijskih izvještaja za siječanj 2020., QuickBooks koristi sažete mjesečne unose u dnevnik.
• Briše revizijski trag: QuickBooks održava revizijski trag koji pokazuje tko je unio koje transakcije. Jedan gotovo skriveni učinak čišćenja QuickBooks podatkovnih datoteka odnosi se na revizijski trag. Ako očistite datoteku tvrtke i naznačite da se datoteka tvrtke treba sažeti, QuickBooks briše revizijski trag prije datuma "uklonjene zatvorene transakcije na ili prije". Drugim riječima, za vrijeme u kojem QuickBooks uklanja stare, zatvorene transakcije, također uklanja revizijski trag tih transakcija.

Proces kondenzirane datoteke obično znači stvaranje kopije podatkovne datoteke QuickBooks koju negdje odložite, a zatim stvaranje smanjene verzije radne datoteke tvrtke. Naredba koju koristite za sažimanje datoteke tvrtke QuickBooks također vam omogućuje stvaranje gotovo praznih datoteka tvrtke. Većina ljudi nikada ne treba koristiti ovu opciju. Mogu se sjetiti samo jedne kategorije korisnika QuickBooks-a koji bi možda željeli stvoriti gotovo prazne datoteke tvrtke: CPA-i i konzultanti (koji žele ponovno koristiti datoteku tvrtke za drugu poslovnu jedinicu ili klijenta) možda će htjeti koristiti ovu naredbu za stvaranje datoteka s podacima o tvrtki koji već imaju postavljene mnoge liste. Ne ulazim u daljnje detalje o stvaranju gotovo prazne datoteke tvrtke korištenjem naredbe za arhiviranje, ali morate znati da je tu.

Osnove čišćenja

Kada shvatite što je arhiviranje, proces je prilično jednostavan. Da biste sažeti datoteku tvrtke QuickBooks, slijedite ove korake:

1. Odaberite File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks prikazuje prvi prikazani dijaloški okvir Condense Data.

Dijaloški okvir Condense Your Company File

2. Odaberite radio gumb pod nazivom Ukloni transakcije koje odaberete iz datoteke tvrtke, a zatim kliknite Dalje.

Otvara se dijaloški okvir Condense Data.

3. Odaberite radio gumb Transakcije prije određenog datuma.

Ova opcija (prikazana ovdje) govori QuickBooks-u da želite učiniti dvije stvari: stvoriti arhivsku kopiju QuickBooks podatkovne datoteke i smanjiti radnu datoteku tvrtke tako da ne bude tako velika. QuickBooks smanjuje veličinu radne verzije datoteke s podacima tvrtke uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija ako u koraku 2 odaberete uklanjanje transakcija.

Dijaloški okvir Condense Data

4. Navedite datum Ukloni transakcije prije.

Da biste odredili datum prije kojeg treba ukloniti zatvorene transakcije, unesite datum u okvir datuma. Ako želite sažeti datoteku uklanjanjem transakcija 31. prosinca 2020. ili prije, na primjer, unesite 1/1/2021 u okvir datuma. Međutim, ne morate se osjećati kompulzivno oko uklanjanja gomile zatvorenih transakcija. Zatvorene transakcije uklanjate samo ako datoteka vaše tvrtke QuickBooks postaje prevelika. Možete jednostavno raditi s datotekom tvrtke QuickBooks koja ima 25 MB, 50 MB ili čak 100 MB (megabajta).

Iako tipično sažimate QuickBooks datoteku uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija, naredba Condense također stvara datoteke bez transakcija i datoteke samo s određenim rasponom podataka transakcija. Za izradu datoteke koja sadrži popise i postavke, ali ne i transakcije, odaberite radio gumb Sve transakcije. Usput, možete koristiti opciju Sve transakcije za izradu gotovo prazne datoteke koju biste mogli ponovno koristiti (kao što je za obuku). Da biste stvorili QuickBooks datoteku koja sadrži određeni raspon transakcija, odaberite radio gumb Transakcije izvan datumskog raspona i zatim u okvire Prije i Poslije unesite datume koji zatvaraju raspon.

5. Kliknite Sljedeće kada završite s određivanjem transakcija koje QuickBooks treba ukloniti.

QuickBooks prikazuje prikazani dijaloški okvir Condense Data.

Treći dijaloški okvir Condense Data

6. Navedite kako bi se transakcije trebale sažeti.

Ako želite sažeti povijesne transakcije, QuickBooks koristi treći dijaloški okvir Condense Data kako bi pitao kako bi trebao sažeti povijesne podatke: s jednim sažetim unosom u dnevnik, s mjesečnim sažetim unosima dnevnika ili bez sažetka uopće. Odaberite radio gumb koji odgovara pristupu sažimanja koji želite. (Obično odaberete drugu opciju – da QuickBooks kreira mjesečne sažete unose u dnevnik – tako da i dalje možete generirati smislena usporedna mjesečna izvješća.)

7. Kliknite Sljedeće kada završite s navođenjem kako QuickBooks treba sažeti transakcije.

QuickBooks prikazuje četvrti dijaloški okvir Condense Data, kao što je prikazano.

Četvrti dijaloški okvir Condense Data

8. Odredite kako se transakcije zaliha trebaju sažimati i kliknite Dalje.

Ako vaša QuickBooks datoteka uključuje transakcije zaliha, QuickBooks preporučuje da uklonite stare transakcije zaliha. Kada QuickBooks prikaže četvrti dijaloški okvir Condense Data, možete reći QuickBooks-u da učini upravo to odabirom radio gumba Summarize Inventory Transactions (Preporučeno). (Ako ne želite ukloniti stare transakcije, odaberite radio gumb Zadrži pojedinosti transakcije zaliha.)

Kada kliknete Sljedeće, nastavljate do petog dijaloškog okvira Condense Data (nije prikazan), koji pita koje transakcije treba smatrati zatvorenim.

9. Navedite koje transakcije treba ukloniti i kliknite Dalje.

QuickBooks traži nešto više informacija o tome što točno čini zatvorenu ili staru transakciju koju treba ukloniti. Označavate potvrdne okvire kako biste naznačili trebaju li se transakcije prije datuma uklanjanja ukloniti čak i ako nisu izbrisane, označene za ispis, označene kao za slanje i tako dalje.

Kada kliknete Dalje, prelazite na šesti dijaloški okvir Condense Data.

Šesti dijaloški okvir Condense Data

10. Navedite bilo koje čišćenje popisa koje bi se trebalo dogoditi i kliknite Dalje.

Upotrijebite šesti dijaloški okvir Condense Data da kažete QuickBooks-u da osim uklanjanja starih zatvorenih transakcija, treba očistiti neke od popisa. Možete odabrati potvrdne okvire koji QuickBooks govore da ukloni neiskorištene račune, neiskorištene kupce, neiskorištene dobavljače i tako dalje. Čišćenjem popisa uklanjanjem neiskorištenih stavki popisa, ne samo da smanjujete veličinu datoteke tvrtke, već i ljudima olakšavate rad s popisom.

Kada kliknete Dalje, QuickBooks prikazuje sedmi dijaloški okvir Condense Data, kao što je prikazano ovdje. Dijaloški okvir vam govori da proces arhiviranja počinje tako što QuickBooks napravi kopiju datoteke s podacima i da operacija kondenzacije može potrajati nekoliko minuta ili čak nekoliko sati da se završi.

Sedmi, i posljednji, dijaloški okvir Condense Data

11. Kliknite Pokreni kondenzaciju.

QuickBooks započinje proces sažimanja podatkovne datoteke.

12. Napravite sigurnosnu kopiju podatkovne datoteke kada se to od vas zatraži.

Na početku procesa kondenzacije, QuickBooks od vas traži da napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks. Izrada sigurnosne kopije datoteke tvrtke QuickBooks kao dio operacije kondenzacije funkcionira isto kao sigurnosna kopija datoteke tvrtke QuickBooks u bilo koje drugo vrijeme. Ako imate pitanja o tome kako napraviti sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks, pogledajte “Osnove sigurnosnog kopiranja” ranije u ovom poglavlju.

Nakon što napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju datoteke tvrtke i zatim čisti radnu verziju datoteke tvrtke prema vašim uputama. Opet, kao što je navedeno u ranijim koracima, proces čišćenja može potrajati samo nekoliko minuta, ili može potrajati nekoliko sati ako je vaša datoteka vrlo velika.

Neke strategije čišćenja i arhiviranja

Odlučivanje kada i kako želite očistiti ili arhivirati datoteku tvrtke QuickBooks uglavnom je stvar zdravog razuma. Prvo razmislite trebate li uopće sažimati datoteku tvrtke. Ako QuickBooks i dalje radi razumnom brzinom, ako ne poludite zbog mnogih neiskorištenih stavki na popisima ili ako datoteka s podacima nije narasla monstruozno (veća od 100 MB ili tako nešto), možda nećete morati kondenzirati. U mnogim slučajevima čišćenjem ne postižete nikakvu korist. A ako ne čistite, i dalje imate potpunu, detaljnu financijsku evidenciju na dohvat ruke.

Moj tehnički urednik želi da ovdje nešto istaknem: napominje da izvođenje operacije čišćenja ne smanjuje nužno veličinu datoteke podataka QuickBooks koliko god je to moguće. Stoga kaže da ako stvarno morate imati manju podatkovnu datoteku, prvo biste trebali pokrenuti operaciju čišćenja, a zatim spremiti i vratiti prijenosnu podatkovnu datoteku QuickBooks.

Evo još jedne zdravorazumske ideje o čišćenju i arhiviranju datoteka tvrtke QuickBooks: Trebali biste stvoriti arhivsku kopiju datoteke podataka QuickBooks. Zapravo, preporučam da izradite arhivsku kopiju datoteke podataka QuickBooks na kraju godine, nakon što vi ili vaš CPA izvršite konačne prilagodbe za godinu. Izvrsna je ideja stvoriti arhivsku kopiju podatkovne datoteke QuickBooks koja se koristi za pripremu vaše porezne prijave i svih financijskih izvještaja, jer uvijek možete kasnije objasniti neki broj u poreznoj prijavi ili financijskom izvješću gledajući arhivsku kopiju podataka datoteka.

Jedan od problema s korištenjem QuickBooks-a je taj što ljudi mogu namjerno ili nehotice promijeniti stare transakcije. To, nažalost, znači da netko može promijeniti transakcije u datoteci podataka QuickBooks u prethodnoj godini. Kada dođe do te promjene, netko tko kasnije pogleda datoteku podataka QuickBooks možda neće moći objasniti broj u poreznoj prijavi ili financijskom izvješću. Ako se netko vrati kako bi promijenio transakciju u prethodnoj godini, a ta se transakcija koristi za izračun ukupnog prihoda za godinu, više ne možete koristiti QuickBooks podatke za objašnjenje brojeva u vašoj poreznoj prijavi i vašim financijskim izvještajima za ukupan prihod. To ima smisla, zar ne?

Srećom, ako imate arhivsku kopiju datoteke s podacima QuickBooks – podatkovne datoteke QuickBooks koja je dala brojeve vašoj poreznoj prijavi i financijskim izvještajima – uvijek možete vidjeti koje transakcije QuickBooks podržavaju određeni broj porezne prijave ili broj financijskog izvješća. Ako ste još uvijek zbunjeni o ovom trenutku - a to je malo lukav - pitajte poreznom savjetniku ili CPA o problemu. On ili ona vam mogu objasniti opasnost od promjene podataka QuickBooks-a koji su korišteni za pripremu povrata ili financijskog izvješća nakon što je taj izvještaj pripremljen, ili nakon što su ti financijski izvještaji objavljeni i distribuirani.