Snimanje računa s QuickBooks 2003

Kada dođe račun, prvo što treba učiniti je zabilježiti ga. Račune možete zabilježiti kroz prozor Unesi račune ili registar Obveznice. Ako planirate pratiti račune po trošku i artiklu, trebate koristiti prozor Unesi račune.

Za snimanje računa kroz dijaloški okvir Unos računa, slijedite ove korake:

1. Odaberite Dobavljači –> Unesi račune.

Ili, alternativno, odaberite Dobavljači s popisa Navigatori, a zatim kliknite ikonu Unesi račune. Bez sumnje primjećujete da gornja polovica ovog prozora uvelike izgleda kao ček – to je zato što većina informacija koje ste ovdje stavili završavaju na čeku koji pišete da platite svoj račun. (Ako vidite riječ Kredit na vrhu obrasca, a ne Račun, kliknite gumb opcije Račun u gornjem lijevom kutu. Također možete koristiti ovaj zaslon za unos kredita od dobavljača.)

2. Odaberite naziv dobavljača kojeg plaćate.

Ako želite platiti ovaj račun dobavljaču koji je već na popisu dobavljača, jednostavno kliknite strelicu prema dolje na kraju retka Dobavljač i odaberite dobavljača. (QuickBooks tada automatski ispunjava prozor Enter Bills s onoliko informacija koliko se može sjetiti.) Ali ako je ovaj dobavljač nov, QuickBooks traži od vas da brzo dodate ili postavite neke informacije o dobavljaču - adresu, kreditno ograničenje, uvjete plaćanja, i tako dalje. Te podatke dajete u prozoru Novi dobavljač.

Ako imate jednu ili više neispunjenih narudžbi kod dobavljača kojeg odaberete, QuickBooks će vas pitati želite li primiti narudžbenicu. Kliknite Da ako jeste ili Ne ako ne. Ako odaberete primanje uz narudžbu, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Otvori narudžbenice. Jednostavno navodi otvorene narudžbenice koje ste zabilježili. Kada odaberete jednu ili više narudžbi za primanje, QuickBooks za vas popunjava stavke i iznose iz ovih narudžbi, koje možete po potrebi mijenjati.

Za izradu narudžbenice, koja je samo zapis artikala koje naručujete od dobavljača, odaberite Dobavljači –> Kreiraj narudžbenice. Kada QuickBooks prikaže prozor Kreiraj narudžbenice, opišite svoju narudžbu. Narudžbenice ispisujete i uređujete na isti način kao što ispisujete fakture i knjižna odobrenja.

3. Odaberite uvjete plaćanja koji opisuju kada račun dospijeva.

U retku Uvjeti otvorite padajući popis i odaberite uvjete plaćanja (ako podaci već nisu tamo od kada ste postavili dobavljača).

4. (Neobavezno) Unesite bilješku da opišete račun.

Možete unijeti bilješku u okvir Bilješka. Bilješka koju unesete pojavljuje se u A/P registru.

5. Pomaknite pokazivač prema dolje na stupac Račun na kartici Troškovi i unesite naziv računa troškova.

Velika je vjerojatnost da želite unijeti naziv računa rashoda koji se već nalazi na kontnom planu. Ako je to slučaj, kliknite strelicu prema dolje da biste vidjeli popis svih svojih računa. Vjerojatno ćete se morati pomicati prema dolje po popisu da biste došli do računa troškova (brzi način da se pomaknete prema dolje po popisu je da počnete upisivati ​​naziv računa - idete ravno niz popis). Kliknite račun koji predstavlja ovaj račun (najvjerojatnije je to Zalihe ili nešto slično).

Ako trebate stvoriti novu kategoriju računa troškova za ovaj račun, odaberite s vrha popisa. Vidjet ćete dijaloški okvir Novi račun. Ispunite podatke i kliknite U redu.

Što ako se novac koji plaćate zbog ovog računa može podijeliti na dva, tri ili četiri računa troškova? Jednostavno kliknite ispod računa koji ste upravo unijeli. Pojavljuje se strelica prema dolje. Kliknite ga da biste unijeli drugi račun troškova, i još jedan, i još jedan, ako želite.

6. Ako je potrebno, prijeđite na stupac Iznos i promijenite brojeve.

Ako dijelite ovaj račun na nekoliko računa, provjerite jesu li brojevi u stupcu Iznos zbrajali ukupan iznos računa.

7. (Neobavezno) Unesite riječi objašnjenja ili mudrosti u stupac Memo.

8. (Izborno) Dodijelite trošak korisniku:Posao.

Ako planirate dobiti nadoknadu za te troškove, ili ako samo želite pratiti svoje troškove po poslu, unesite kupca koji će vam nadoknaditi. Unesite iznos za svaki račun, ako je potrebno. Možete koristiti strelicu prema dolje da pronađete kupce, a zatim ih kliknete.

9. (Neobavezno) Dodijelite trošak razredu.

Također možete pratiti troškove po razredima unosom u stupac Razred. Obratite pažnju na uobičajenu strelicu prema dolje i kliknite je da biste vidjeli popis klasa. (Ne vidite stupac razreda osim ako QuickBooksu niste rekli da želite koristiti razrede.)

Ako želite da QuickBooks prati troškove po razredima, možete ga postaviti da to čini. Da biste QuickBooks postavili za praćenje troškova, odaberite Uredi –> Postavke. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Postavke, kliknite ikonu Računovodstvo, kliknite karticu Postavke tvrtke, a zatim označite potvrdni okvir Koristi praćenje razreda.

Ako želite, kliknite gumb Preračunaj da zbrojite troškove.

10. Koristite karticu Stavke za snimanje raznih stavki koje račun predstavlja.

Kliknite karticu Stavke. Unesite artikle koje ste kupili i cijene koje ste za njih platili.

Ako nakon djelomičnog dovršavanja računa shvatite da račun doista plaća narudžbu, kliknite gumb Odaberi narudžbu, koji se pojavljuje na kartici Stavke prozora Unesi račun.

Na padajućem popisu Dobavljač kliknite ime dobavljača koji vam je poslao račun. Na popisu otvorenih narudžbi kliknite na stupac s lijeve strane kako biste stavili kvačicu uz narudžbu (ili narudžbe) koju plaćate. Dovoljno lako? Kliknite U redu kada završite i QuickBooks će automatski ispuniti karticu Stavke umjesto vas.

11. Pomaknite se na stupac Stavka i unesite naziv za stavku.

Obratite pažnju na strelicu prema dolje u ovom stupcu. Kliknite da biste vidjeli popis stavki. Pojavljuje li se stavka koju plaćate na ovom popisu? Ako je tako, kliknite tu stavku. Ako ne, odaberite s vrha popisa i ispunite prozor Nova stavka.

12. Ispunite preostale retke stavki na kartici Predmeti.

Ovdje možete unijeti sve artikle koje kupujete. Provjerite prikazuje li kartica Predmeti točno artikle koje kupujete, njihove troškove i količine. Ako želite, kliknite gumb Preračunaj kako biste zbrojili stavke.

13. Spremite račun.

Kliknite Spremi & Novo da biste spremili svoj zapis računa, a zatim unesite drugi račun. Ili kliknite Spremi i zatvori da snimite svoj račun, ali ne i platite drugi račun.