Snimanje računa o prodaji uz QuickBooks Jednostavan početak

Potvrdu o prodaji bilježite kada vam kupac u cijelosti plati robu ili usluge na prodajnom mjestu. Računi o prodaji funkcioniraju slično kao i redovita fakturirana prodaja (za koju prvo fakturirate kupca, a zatim kasnije primate plaćanje na računu). Zapravo, velika razlika između ove dvije vrste prodaje je u tome što se potvrde o prodaji bilježe na način koji mijenja vaš saldo gotovine, a ne saldo vaših potraživanja.

Sljedeći koraci vam pokazuju kako zabilježiti račune o prodaji proizvoda, koji su najkompliciranija vrsta gotovinske prodaje. Međutim, bilježenje računa o prodaji usluga funkcionira u osnovi na isti način. Jednostavno ispunite manje polja.

1. Kliknite hipervezu Novi računi prodaje.

Alternativno, kliknite ikonu Potvrde o prodaji i odaberite Novo.

Pojavljuje se prozor Unesi račune o prodaji.

Vaš prozor za unos potvrda o prodaji možda neće izgledati baš kao moj iz nekoliko razloga. QuickBooks Simple Start lagano prilagođava svoje obrasce kako bi odgovarali vašoj određenoj vrsti poslovanja.

Prilagođavanje obrazaca računa o prodaji funkcionira na sličan način kao i prilagodba faktura i kreditnih zapisa. Na primjer, možete dodati logotip ili napraviti druge skromne promjene.

2. Identificirajte kupca.

Kliknite strelicu prema dolje desno od padajućeg popisa Kupac. Pomičite se po popisu kupaca dok ne vidite željeno ime kupca, a zatim ga kliknite. Imajte na umu da za razliku od faktura, polje Kupac nije obavezno za gotovinsku prodaju.

3. Datum na računu o prodaji.

Pritisnite Tab da biste pomaknuli pokazivač na tekstni okvir Datum. Zatim upišite točan datum u formatu MM/DD/GG. Datum možete promijeniti korištenjem bilo kojeg koda za uređivanje datuma.

4. (Neobavezno) Unesite broj prodaje.

QuickBooks Simple Start predlaže broj gotovinske prodaje dodavanjem 1 zadnjem broju gotovinske prodaje koji ste upotrijebili. Upotrijebite ovaj broj ili karticu u tekstualni okvir Prodajni broj i promijenite broj na koji god želite.

5. Popravite adresu Prodano za, ako je potrebno.

QuickBooks Simple Start hvata adresu za naplatu s popisa kupaca i koristi adresu za naplatu kao adresu za prodaju. Međutim, možete promijeniti adresu za gotovinsku prodaju tako da zamijenite odgovarajući dio uobičajene adrese za naplatu.

6. Zabilježite broj provjere.

Unesite broj čekanja kupca u tekstni okvir Provjera br. Ako vam kupac plaća hladnom gotovinom, možete ostaviti tekstni okvir Provjeri broj praznim.

7. Navedite način plaćanja.

Da biste odredili način plaćanja, kliknite padajući popis Način plaćanja i odaberite nešto s njega: gotovina, ček, VISA, MasterCard ili bilo što drugo. Ako ne vidite način plaćanja koji želite koristiti, možete ga dodati na popis načina plaćanja. Odaberite Dodaj novo za prikaz dijaloškog okvira Novi način plaćanja. Unesite opis načina plaćanja u tekstualni okvir i kliknite U redu.

8. Opišite svaki artikl koji prodajete.

Pomaknite kursor na prvi red popisnog okvira Stavka/Opis/Količina/Stopa/Iznos/Porez. Kada to učinite, QuickBooks Simple Start pretvara polje Stavka u okvir padajućeg popisa. Kliknite padajući popis Stavka prvog praznog retka u okviru s popisom, a zatim odaberite stavku. Kada to učinite, QuickBooks Simple Start ispunjava tekstualne okvire Opis i Ocijeni bilo kojim opisom prodaje i prodajnom cijenom koje ste unijeli na popis artikala. (Ove informacije možete urediti ako želite, ali to vjerojatno nije potrebno.) Unesite broj prodanih artikala u okvir za tekst Količina. (QuickBooks Simple Start zatim izračunava iznos množenjem količine s stopom.) Opišite svaku drugu stavku koju prodajete ispunjavanjem sljedećih praznih redaka okvira s popisom.

Na račun o prodaji možete staviti onoliko artikala koliko želite. Ako nemate dovoljno mjesta na jednoj stranici, QuickBooks Simple Start dodaje na račun onoliko stranica koliko vam je potrebno. Ukupni iznos računa se, naravno, nalazi na posljednjoj stranici.

9. Opišite sve posebne stavke koje bi račun o prodaji trebao uključivati.

QuickBooks Simple Start smatra da je sve što zalijepite na račun (ili fakturu, u tom slučaju) nešto što prodajete. Ako prodajete plave, žute i crvene stvari, očito trebate dodati svaku od ovih stavki na popis predmeta. Ali ako svom računu dodate podzbroj, QuickBooks Simple Start smatra da je međuzbroj samo još jedna stvar i zahtijeva da unesete drugu stavku na popis. Isto vrijedi i za količinski popust koji želite zalijepiti na račun. A ako svom računu dodate porez na promet, dobro, pogodite što? QuickBooks Simple Start smatra da je porez na promet samo još jedna stavka koju treba uključiti u popis artikala.

Da biste uključili jedan od ovih posebnih popusta ili međuzbroj stavki, pomaknite pokazivač na sljedeći prazan red u okviru Stavka, kliknite strelicu na desnoj strani padajućeg izbornika i zatim odaberite posebnu stavku. Nakon što QuickBooks Simple Start ispuni tekstualne okvire Opis i Ocijeni, možda ćete morati urediti ove informacije. Unesite svaku posebnu stavku — međuzbrojeve ili popuste — koju navedete na računu ispunjavanjem sljedećih praznih redaka okvira s popisom.

Ako ste odabrali potvrdni okvir Oporezivo kada ste dodali stavku na popis stavki, riječ Porez pojavljuje se u stupcu Porez kako bi se označilo da će stavka biti oporezovana.

Ako želite uključiti artikl s popustom (kako bi svi navedeni artikli bili sniženi), morate na račun zalijepiti međuzbroj artikla nakon artikala zaliha ili drugih artikala koje želite sniziti. Zatim zalijepite stavku s popustom neposredno iza stavke međuzbroja. Na taj način QuickBooks Simple Start izračunava popust kao postotak međuzbroja.

10. Navedite porez na promet.

Ako ste naveli porezne podatke kada ste kreirali datoteku svoje tvrtke tijekom EasyStep intervjua, sjetite se kako je QuickBooks Simple Start pitao naplaćujete li porez na promet? QuickBooks Simple Start ispunjava zadane porezne podatke zbrajanjem oporezivih stavki (koje su označene riječju Porez u stupcu Porez) i množenjem s postotkom koji ste naveli kada ste kreirali datoteku tvrtke. Ako su informacije u redu, prijeđite na korak 13. Ako nisu, pomaknite pokazivač na okvir Porez koji se nalazi desno od okvira Poruka korisnika, aktivirajte okvir padajućeg popisa i odaberite ispravan porez na promet.

11. (Uistinu neobavezno i ​​vjerojatno nepotrebno za gotovinsku prodaju) Dodajte bilješku u tekstni okvir Podsjetnik.

Možete uključiti opis dopisa s informacijama o prodaji u gotovini. Ovaj dopis nije za vašeg kupca. Ne ispisuje se čak ni na gotovinskom računu, ako ga odlučite ispisati. Dopis je samo za vaše oči. Opisi bilješki daju vam način pohranjivanja informacija koje su povezane s prodajom s podacima računa o prodaji.

12. Odlučite hoćete li ispisati račun.

Ako nećete ispisati račun, provjerite je li potvrdni okvir Ispiši kasnije prazan — ako ne, poništite odabir.

13. Kliknite Spremi i zatvori za spremanje računa o prodaji.

QuickBooks Simple Start sprema račun o prodaji koji se nalazi na zaslonu.