Simultani višekorisnički pristup QuickBooks 2014

QuickBooks dopušta istovremenu upotrebu datoteke podataka QuickBooks od strane više korisnika. Ponekad vam je potrebno samo jedno računalo i jedna kopija QuickBooksa, iako imate nekoliko zaposlenika koji koriste QuickBooks. Na primjer, ako mala tvrtka ima samo administrativnog pomoćnika i vlasnika koji pristupaju QuickBooks podatkovnoj datoteci, jedna kopija QuickBooks-a koja radi na jednom osobnom računalu može biti sve što je potrebno.

Kako biste omogućili istovremenu upotrebu podatkovne datoteke QuickBooks od strane više korisnika, što je i predvidljivo, prvo morate postaviti više korisnika.

Nakon što postavite više korisnika, program QuickBooks možete instalirati na druga osobna računala, a zatim — pod pretpostavkom da se sva ta osobna računala povezuju na Windows mrežu — upotrijebite te druge kopije QuickBooks za pristup QuickBooks podatkovnoj datoteci pohranjenoj na prvo ili glavno računalo.

Da biste koristili QuickBooks u okruženju istovremenog korištenja od strane više korisnika, također morate reći QuickBooks-u da je to istodobno korištenje u redu. Da biste to učinili, odaberite naredbu Datoteka→ Prebaci na višekorisnički način rada. (Ako kasnije želite isključiti ovaj višekorisnički način, ponovno odaberite naredbu Datoteka→ Prebaci na jednokorisnički način rada.)

QuickBooks podržava istovremenu upotrebu od strane više korisnika putem tehnologije koja se zove zaključavanje zapisa, koja zaključava sve zapise s kojima radite, ali ne i cijelu podatkovnu datoteku QuickBooks. Na primjer, ako želite raditi s tvrtkom A, a neki drugi korisnik želi raditi s tvrtkom B, to je u redu. QuickBooks to dopušta.

Međutim, ono što vi i drugi korisnik ne možete raditi u istoj tvrtki (tvrtci A ili B) u isto vrijeme. To bi značilo da radite s istim podacima o klijentima.

Ne možete instalirati istu kopiju QuickBooks-a na više računala i legalno imati sustav QuickBooks za više korisnika. Morate kupiti kopiju QuickBooks-a za svaki stroj na kojem je QuickBooks instaliran. Međutim, imajte na umu da Intuit prodaje neke višekorisničke verzije QuickBooks u kojima zapravo kupujete pet licenci u jednoj kutiji QuickBooks.

(Poslovna verzija QuickBooksa podržava mreže s više korisnika s do 30 istodobnih korisnika, a druge verzije QuickBooks podržavaju mreže s više korisnika s do 5 istodobnih korisnika.)

Možda ćete htjeti imati nekoliko korisnika QuickBooks-a ako prodajni predstavnici u vašoj tvrtki pripremaju fakture ili pripremaju ponude za kupce. U ovom slučaju, možda ćete htjeti da svaki prodavač postavi na QuickBooks. Međutim, imajte na umu da bi ti prodavači trebali imati samo mogućnost izrade računa ili možda izrade i ispisa procjene računa.

Želite biti vrlo oprezni u dopuštanju neiskusnim računovodstvenim korisnicima potpuni pristup računovodstvenom sustavu.