Savjeti za upravljanje datotekama QuickBooks 2019

U redu, ne morate brinuti o datotekama s podacima u koje QuickBooks 2019 pohranjuje vaše financijske podatke. QuickBooks obavlja gotovo sav prljavi posao. Ipak, morate se pobrinuti za nekoliko kućanskih zadataka.

Sigurnosno kopiranje QuickBooks (nije tako) teško je napraviti

Vodeće pravilo je da napravite sigurnosnu kopiju svaki put kada radite na nečemu što ne biste htjeli ponoviti. Neki ljudi misle da je tjedan vrijedan rada zanemariv; drugi misle da je mjesečni rad zanemariv.

Evo što ova autorica radi kako bi sigurnosno kopirala svoje datoteke. Izrađuje sigurnosnu kopiju svaki tjedan nakon što unese svoje podatke za tjedan. Zatim stavlja disk (možete upotrijebiti bilo koji izmjenjivi disk, kao što je USB flash pogon ili upisivi CD) u svoju aktovku tako da ako se nešto strašno dogodi (kao što je meteor udario u poslovnu zgradu), ne izgubi obje svoje računalo i rezervni disk s podacima.

Zvuči kao prilično dobar sustav, ha? Zapravo, ova strategija ima svoje probleme:

• Budući da sigurnosno kopira tjedno, možda će morati ponovno unijeti čak i tjedno podatke ako se računalo sruši pred kraj tjedna. Ako ste netko s velikim količinama transakcija - ako pripremate stotine faktura ili pišete stotine čekova svaki tjedan, na primjer, - vjerojatno želite sigurnosno kopirati češće, možda svaki dan.
• Drugi problem s mojom strategijom je samo izbliza moguć, ali je ipak vrijedan spomena: ako se nešto loše dogodi QuickBooks datotekama pohranjenim na tvrdom disku računala, kao i datotekama pohranjenim na sigurnosnom flash pogonu, CD-R, CD-RW ili neki drugi prijenosni uređaj za pohranu podataka, bila bi uz poslovični potok bez vesla. (Mnogo je vjerojatnije da će izmjenjivi disk otkazati nego tvrdi disk i lakše ga je izgubiti.) Ako se ovaj najgori scenarij doista dogodi, morat će početi ispočetka od početka godine.

Neki ljudi, koji su vjerski pažljivi, kruže tri seta rezervnih diskova kako bi smanjili mogućnost da će se ova nezgoda dogoditi. Također redovito premještaju jednu kopiju izvan mjesta, kao što je sef. U ovom scenariju, kad god napravite sigurnosnu kopiju podataka, prepisujete najstariji skup diskova za sigurnosnu kopiju.

Recimo da svaki tjedan napravite sigurnosnu kopiju svojih podataka, a vaš tvrdi disk ne samo da se sruši, već i prsne u plamenu loptu koja se diže visoko u noć. Da biste vratili svoje datoteke, koristite najnoviji skup sigurnosnih kopija — star najviše tjedan dana. Ako nešto nije u redu s tim datotekama, koristite sljedeći – najnoviji set – star dva tjedna. Ako nešto nije u redu s tim datotekama, koristite zadnji set — star tri tjedna. Na ovaj način imate tri šanse da dobijete komplet koji radi — lijep dio sigurnosti za cijenu nekoliko dodatnih diskova ili uređaja za pohranu.

Dva konačna komentara vezana za strategije i taktike sigurnosnog kopiranja:

• QuickBooks nudi online alat za sigurnosno kopiranje koji također možete koristiti za smanjenje rizika od gubitka podataka ako izgubite sigurnosnu kopiju. Ako ste stvarno zabrinuti za sigurnost podataka i imate dodatnih 100 do 200 USD godišnje, možda biste željeli redovito (svakodnevno?) koristiti QuickBooks online sigurnosnu uslugu.
• Možda ćete moći kombinirati sigurnosnu kopiju svojih QuickBooks podataka s drugom metodom sigurnosne kopije. Ova metoda može biti još jedna ručna opcija u kojoj kopirate datoteke na prijenosni uređaj za pohranu poput onog koji ona koristi. Ili ćete možda moći upotrijebiti drugi sustav za sigurnosnu kopiju na mreži kao što je Carbonite , koji koristi automatski sustav za osiguranje svih vaših podataka.

Sigurnosno kopiranje na brz i prljav način

Ti si zauzet. Nemate vremena za glupiranje. Vi samo želite obaviti zadovoljavajući posao sigurnosnog kopiranja i odlučili ste koliko često to planirate raditi. Zvuči kao vaša situacija? Zatim slijedite ove korake:

1. Umetnite prazan disk u odgovarajući pogon ili spojite USB uređaj za pohranu.

Možete sigurnosno kopirati na bilo koji izmjenjivi disk, uključujući uređaje s flash memorijom, prijenosne tvrde diskove i CD-ove koji se mogu zapisivati. Imajte na umu, međutim, da Intuit (proizvođač QuickBooks) preporučuje da ne koristite naredbu za sigurnosnu kopiju QuickBooks za premještanje datoteke sigurnosne kopije na CD. Umjesto toga, preporučuje se da napravite sigurnosnu kopiju datoteke na tvrdom disku, a zatim upotrijebite Windows naredbu za kopiranje datoteke za snimanje datoteke na disk. Ovaj zaobilazni pristup nastoji riješiti neke od problema s pisanjem CD-a s kojima se ljudi susreću prilikom pravljenja sigurnosnih kopija izravno na CD iz QuickBooksa.

Dovraga, trebala bi priznati da možete sigurnosno kopirati na bilo koji fiksni disk, kao što je vaš tvrdi disk ili mrežni disk, ali prednost izmjenjivog diska je što ga možete pohraniti na neko drugo mjesto. Kao kompromis, možete koristiti mrežni disk. Obično ne želite koristiti svoj tvrdi disk (iako je to bolje nego ništa) jer je jedna od katastrofa koja bi mogla zadesiti vaše QuickBooks podatke kvar tvrdog diska.

Također možete sigurnosno kopirati svoje QuickBooks datoteke na mrežno mjesto za pohranu.

2. Ako pohranjujete podatke za više od jedne tvrtke, provjerite je li tvrtka čije podatke želite sigurnosno kopirati aktivna tvrtka.

Želite napraviti sigurnosnu kopiju odgovarajuće tvrtke. Da biste saznali je li točna tvrtka aktivna, pogledajte naslovnu traku prozora aplikacije QuickBooks, koja imenuje aktivnu tvrtku. (Ako se ne sjećate postavljanja više datoteka, ne brinite. Vjerojatno imate samo jednu datoteku — uobičajeni slučaj.)

Ako QuickBooks koristite u višekorisničkom načinu rada, prije izrade sigurnosne kopije datoteke morate prijeći na jednokorisnički način rada. Da biste to učinili, odaberite File→Switch to Single-User Mode.

3. Odaberite Datoteka → Poduzeće za izradu sigurnosnih kopija → Kreiraj lokalnu sigurnosnu kopiju za početak operacije sigurnosnog kopiranja.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Kreiraj sigurnosnu kopiju.

Dijaloški okvir Stvaranje sigurnosne kopije.

4. Recite QuickBooks gdje želite sigurnosno kopirati QuickBooks podatkovnu datoteku.

Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Kreiraj sigurnosnu kopiju — prikazani — odredite mjesto za sigurnosnu kopiju odabirom radio gumba Online sigurnosna kopija ili Lokalna sigurnosna kopija.

Za lokalno sigurnosno kopiranje QuickBooks datoteke odaberite opciju Lokalna sigurnosna kopija.

5. Opišite kako QuickBooks treba sigurnosno kopirati vašu podatkovnu datoteku .

Dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije.

Dok je prvi dijaloški okvir Stvaranje sigurnosne kopije još uvijek prikazan, kliknite gumb Opcije. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije, gdje određujete kako i kada QuickBooks sigurnosno kopira vašu podatkovnu datoteku:

• Odaberite zadanu lokaciju. Odredite gdje se datoteka sigurnosne kopije treba nalaziti. To možete učiniti tako da unesete naziv putanje sigurnosne kopije u okvir Recite nam gdje da spremimo svoje sigurnosne kopije (na teži način) ili tako da kliknete gumb Pregledaj, a zatim upotrijebite dijaloški okvir Pregledaj mapu koji Windows prikazuje da odaberete zadano mjesto sigurnosne kopije.
• Fino podesite operaciju sigurnosnog kopiranja. Dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosnog kopiranja nudi nekoliko potvrdnih okvira koje možete koristiti za fino podešavanje stare QuickBooks sigurnosne kopije. Potvrdni okvir pod nazivom Dodaj datum i vrijeme sigurnosne kopije u naziv datoteke, ako je odabran, radi upravo ono što piše. Potvrdni okvir pod nazivom Ograniči broj sigurnosnih kopija u ovoj mapi na [X] govori QuickBooksu da ograniči broj sigurnosnih kopija vaše QuickBooks datoteke koju pohranjuje u sigurnosnu mapu. Zadani broj rezervnih kopija koje se drže pri ruci je tri, što bi trebalo biti u redu.
• Odredite pravilo podsjetnika za sigurnosnu kopiju. Možete označiti potvrdni okvir pod nazivom Podsjeti me da napravim sigurnosnu kopiju kada zatvorim datoteku svoje tvrtke svakih [X] puta da kažete QuickBooks-u da vas svako toliko podsjeti da napravite sigurnosnu kopiju. Prema zadanim postavkama, QuickBooks vas podsjeća svaki četvrti put kada zatvorite podatkovnu datoteku, ali možete zamijeniti vrijednost u tekstualnom okviru da navedete neku drugu učestalost podsjetnika za sigurnosnu kopiju.
• Odaberite opciju provjere podataka. QuickBooks nudi tri opcije provjere podataka: Potpuna provjera (sigurna, ali spora), Brža provjera (brza, ali ne tako temeljita) i Bez provjere (sada vam štedi malo vremena uz rizik od velikih problema kasnije). Opcija Potpuna potvrda je ono što QuickBooks i ja preporučujemo.

Kada završite s dijaloškim okvirom Mogućnosti sigurnosne kopije, kliknite U redu, a zatim kliknite Dalje. QuickBooks prikazuje drugi dijaloški okvir Stvaranje sigurnosne kopije.

Drugi dijaloški okvir Stvaranje sigurnosne kopije.

6. Odredite kada QuickBooks treba napraviti sigurnosnu kopiju vaše podatkovne datoteke.

Drugi dijaloški okvir Čarobnjak za sigurnosnu kopiju pruža gumbe s opcijama koje koristite za planiranje kada želite napraviti sigurnosnu kopiju. Kako biste naznačili da želite sigurnosno kopirati na licu mjesta, odaberite radio gumb Spremi to sada.

Napomena: Vrlo, i mislim da je vrlo, prvi put spremate sigurnosnu kopiju QuickBooks datoteku pomoću Create Backup naredbu, QuickBooks ne pitati kad je trebalo napraviti sigurnosnu kopiju podataka datoteke. Samo stvara sigurnosnu kopiju podatkovne datoteke, preskačući ovaj korak.

7. Potvrdite mjesto i naziv sigurnosne kopije.

Kada je prikazan drugi dijaloški okvir Čarobnjak za sigurnosnu kopiju, kliknite Dalje. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Spremi sigurnosnu kopiju. Ako ste uspješno dovršili 5. korak, već ste naveli odgovarajuću lokaciju mape za datoteku sigurnosne kopije. Samo da budete sigurni, potvrdite da su naziv datoteke i mjesto mape prikazani u dijaloškom okviru Spremi sigurnosnu kopiju ispravni. Ako lokacija mape nije točna, odaberite novu lokaciju mape s padajućeg izbornika Spremi u. Ako naziv datoteke nije točan, uredite naziv prikazan u tekstualnom okviru Naziv datoteke.

Dijaloški okvir Spremi sigurnosnu kopiju.

8. Kliknite Spremi.

QuickBooks stvara sigurnosnu kopiju vaše podatkovne datoteke i prikazuje okvir s porukom koji vam govori da je napravio sigurnosnu kopiju vaše datoteke. Poruka također daje naziv datoteke sigurnosne kopije i mjesto mape.

Sigurnosno kopiranje QuickBook datoteka na mreži

Možete brzo i jednostavno sigurnosno kopirati svoje podatke na mreži. Ako to učinite, više se ne morate sjetiti napraviti sigurnosne kopije i odnijeti ih izvan mjesta. Da biste saznali više o sigurnosnoj kopiji na mreži, odaberite Datoteka→ Kreiraj sigurnosnu kopiju, a zatim kliknite vezu Saznajte više o QuickBooks Online sigurnosnoj kopiji.

Online Backup usluga je vraški dobra ideja ako imate brzu internetsku vezu, ali usluga košta malo novca. Ovisno o razini usluge, plaćate najmanje 100 do 200 USD godišnje, ali možete postaviti uslugu tako da QuickBooks automatski sigurnosno kopira vaše podatke, pa čak i druge važne datoteke na redovnoj osnovi.

Dvije posljednje točke o korištenju QuickBooks online sigurnosne kopije:

• Samo da se zna, morate brinuti o sigurnosti. (Više o sigurnosnim mjerama možete pročitati na web-mjestu QuickBooks, ali vaši su podaci sigurni na mreži koliko i u vašem uredu.)
• Većina ljudi trebala bi koristiti usluguOnline offsite backup po cijenama koje Intuit nudi čini se stvarno izvrsnim dogovorom za bilo koju tvrtku u kojoj su datoteke s podacima QuickBooks važne.

Vraćanje QuickBooks podataka koje ste sigurnosno kopirali

Što se događa ako izgubite sve svoje QuickBooks podatke? Prije svega, potičem vas da se osjećate samozadovoljno. Uzmi šalicu kave. Zavalite se u svoju stolicu. Likujte par minuta. Ti, prijatelju moj, nemaš problema. Slijedio si upute.

U redu, možda imate jedan ili dva problema, ali za njih vjerojatno možete kriviti PC gremline. Ako je katastrofa zbog koje ste izgubili svoje podatke uništila i druge dijelove vašeg računala, možda ćete morati ponovno instalirati QuickBooks. Možda ćete također morati ponovno instalirati sav svoj drugi softver.

Nakon što se dovoljno razdragate (i ponovno sastavite svoje računalo, ako je to bio uzrok katastrofe), pažljivo učinite sljedeće kako biste vratili svoje QuickBooks podatke:

1. Nabavite sigurnosne kopije datoteka.

Pronađite sigurnosnu kopiju koju ste izradili i učitajte je u odgovarajući pogon (za disk) ili USB priključak (za palac ili vanjski izvor). Ako radite s vanjskim diskom, učinite sve što trebate učiniti da biste pristupili tom uređaju, na primjer, uključite napajanje vanjskog diska.

2. Pokrenite QuickBooks i odaberite File→ Open or Restore Company.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Open or Restore Company.

Dijaloški okvir Otvaranje ili vraćanje tvrtke.

3. Naznačite da želite vratiti sigurnosnu kopiju vaše QuickBooks podatkovne datoteke; zatim kliknite Dalje.

Kako to radite je očito, zar ne? Odaberite radio gumb Vrati sigurnosnu kopiju.

4. Recite QuickBooksu jeste li napravili sigurnosnu kopiju lokalno ili online; zatim kliknite Dalje.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Open or Restore Company (nije prikazan).

5. Odaberite gumb opcije Lokalna sigurnosna kopija kako biste označili da ste napravili lokalnu sigurnosnu kopiju, a zatim kliknite Dalje.

6. Identificirajte datoteku sigurnosne kopije koju želite koristiti; zatim kliknite Otvori.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Otvori sigurnosnu kopiju. Ako znate naziv datoteke i lokaciju tvrtke, ove podatke možete unijeti u predviđena polja. Ako ne znate ove informacije, koristite padajući izbornik Look In da biste identificirali pogon koji sadrži datoteku koju želite sigurnosno kopirati; zatim odaberite datoteku sigurnosne kopije koju želite vratiti i kliknite Otvori. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Open or Restore Company (nije prikazan), govoreći vam da je sljedeći korak (gdje odredite mjesto obnove) prilično važan.

Dijaloški okvir Otvori sigurnosnu kopiju.

7. Odredite gdje će se vraćena datoteka nalaziti; zatim ponovno kliknite Sljedeće.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Spremi datoteku tvrtke kao. Ovdje koristite tekstualni okvir Naziv datoteke i padajući izbornik Spremi u da biste identificirali datoteku koju želite zamijeniti.

Dijaloški okvir Spremi datoteku tvrtke kao.

Ako znate naziv datoteke i lokaciju tvrtke, ove podatke možete unijeti u predviđene tekstualne okvire. Ako ne znate ove informacije, koristite padajući izbornik Spremi u kako biste bili sigurni da ste vratili datoteku u ispravnu mapu na ispravnom pogonu.

8. Kliknite Spremi.

Ako datoteka koju pokušavate vratiti već postoji, vidjet ćete okvir s porukom koji vam to govori.

9. Kliknite Da da biste prebrisali i zamijenili datoteku onom pohranjenom na sigurnosnom disku ili kliknite Ne da biste zadržali izvornu kopiju.

QuickBooks može od vas tražiti lozinku kako bi potvrdio da imate administrativnu dozvolu za vraćanje datoteke. Zatim, ako sve prođe u redu, vidjet ćete okvir s porukom koji to kaže. Duboko uzdahnite i zahvalite se.

Kada vratite datoteku, trenutnu verziju datoteke zamjenjujete sigurnosnom verzijom pohranjenom na mediju sigurnosne kopije. Nemojte vraćati datoteku iz zabave. Vratite datoteku samo ako je trenutna verzija bačena u otpad i želite započeti ispočetka korištenjem verzije pohranjene na sigurnosnom disku.

Morate ponovno unijeti sve što ste unijeli otkako ste napravili sigurnosnu kopiju. Iznervirani ste. Uz sreću, nije prošlo tako dugo otkako ste napravili sigurnosnu kopiju.

Korištenje kopije računovođe

Dok govorim o stvarima za čišćenje kuće koje možete učiniti sa svojim QuickBooks datotekama, spomenut ću značajku računovođe kopiranja.

Dopustite mi da počnem tako što ću reći da mi se ova značajka baš i ne sviđa. U mom iskustvu - i mojoj tvrtki služi stotine malih poduzeća pomoću QuickBooks - računovođa je kopiranje ne radi to dobro u praksi. Ali možda biste to ipak htjeli isprobati.

Kopija računovođe omogućuje vašem računovođi da izvrši prilagodbe u posebnoj kopiji vaše QuickBooks podatkovne datoteke dok vi nastavljate unositi svoje dnevne transakcije u glavnu datoteku. Kada vaš računovođa vrati ažuriranu datoteku, možete spojiti promjene natrag u glavnu datoteku.

Da biste koristili značajku Kopiraj računovođe, odaberite Datoteka→ Kreiraj kopiju. Odaberite opciju Kopiraj računovođe i zatim slijedite upute na zaslonu. Promjene računovođe možete uvesti kasnije. Ako trebate pomoć s ovom značajkom, razgovarajte sa svojim računovođom.

Nikada ne biste trebali nadograditi na noviju verziju QuickBooks-a dok vaš računovođa još uvijek radi s kopijom računovođe. Barem, to ne biste trebali činiti ako planirate koristiti promjene računovođe. Ako se koristi aktivna kopija računovođe, na vašem će zaslonu tu činjenicu navesti na samom vrhu, pored naziva tvrtke.

Rad s prijenosnim datotekama

QuickBooks uključuje značajku prijenosnih datoteka. Prijenosni datoteka je manja, zgusnuta verzija datoteke QuickBooks podataka. Prijenosna datoteka je zapravo dovoljno mala da je vjerojatno možete poslati e-poštom svom računovođi, svojoj sestri u Portlandu ili meni.

Za izradu prijenosne datoteke odaberite Datoteka → Stvori kopiju. Kada QuickBooks prikaže prvi dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju, odaberite gumb opcije Prijenosna datoteka tvrtke, kliknite Dalje, a zatim slijedite upute na zaslonu. Proces, inače, sliči procesu sigurnosnog kopiranja. Smatram da je vrlo lako spremiti datoteku na radnu površinu. Zatim ga možete jednostavno priložiti svojoj e-pošti i poslati. Nakon što druga strana primi datoteku, možete povući svoju kopiju u koš za smeće. Vaša prava datoteka ostaje netaknuta. (Prenosna datoteka obično mora biti 10 MB ili manja za prijenos kroz većinu usluga e-pošte.)

Za otvaranje prijenosne datoteke, osoba (to može biti vaš računovođa, vaša sestra u Portlandu ili ja) treba odabrati Datoteka→ Otvori ili obnovi tvrtku. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Open or Restore Company, ova druga osoba samo navede datoteku koju želi otvoriti kao prijenosnu datoteku, a zatim slijedi upute na zaslonu.

Korištenje revizorskog traga

Iz nekog čudnog razloga, u svijetu računovodstva nakon Bernieja Madoffa, ljudi su mnogo više zainteresirani za značajku QuickBooks Audit Trail. Zbog ovog ponovnog interesa, dopustite mi da podijelim tri stvari koje trebate znati o korištenju značajke QuickBooks Audit Trail:

• Revizije staza je jednostavno popis promjena. QuickBooks Audit Trail — što je jednostavno izvješće koje navodi promjene u datoteci podataka QuickBooks — omogućuje vam da vidite tko je što promijenio.
• Ne možete isključiti značajku Audit Trail u novijim verzijama QuickBooksa. U skladu s tim, svaka promjena koju napravite (ili koju netko drugi u vašem uredu napravi) u QuickBooks bilježi se.
• Izvješće o revizijskom tragu možete ispisati odabirom Izvješća → Računovođa i porezi→ Revizijski trag.

Korištenje lozinke za zatvaranje

QuickBooks ne zahtijeva od vas da – ili čak dopuštate – “zatvorite” mjesece i godine, kao što su to činili stari ručni računovodstveni sustavi. (Kada ste "zatvorili" staro obračunsko razdoblje, zapravo ste nulili račune prihoda i rashoda, a zatim prenijeli neto iznos na vlasničke račune kapitala.)

Međutim, QuickBooks vam dopušta korištenje datuma zatvaranja i lozinke. Datum zatvaranja na neki način sprječava nekoga da unese transakcije prije navedenog datuma. Ako, na primjer, postavite zaporku za zatvaranje, netko mora dati tu lozinku prije ulaska u transakciju ili promjene transakcije datuma prije datuma zatvaranja. Ako ne postavite zaporku za zatvaranje, netko tko pokušava unijeti ili promijeniti transakciju s datumom prije datuma zatvaranja će biti upozoren, ali ta osoba i dalje može stvoriti ili promijeniti unos.

Za postavljanje datuma zatvaranja odaberite Uredi→ Postavke, kliknite ikonu Računovodstvo, kliknite karticu Postavke tvrtke, a zatim kliknite gumb Postavi datum/lozinku tako da QuickBooks prikaže dijaloški okvir Postavi datum zatvaranja i lozinku. Unesite datum zatvaranja (vjerojatno kraj posljednje završene godine) u tekstni okvir Datum zatvaranja, a zatim unesite lozinku (dva puta): u tekstni okvir Lozinka za datum zatvaranja i u tekstualni okvir Potvrdi lozinku. Napomena: Označite potvrdni okvir pod nazivom Isključi procjene, prodajne narudžbe i narudžbenice iz ograničenja datuma zatvaranja kako ne biste izgubili pristup ovim transakcijama kao dio zatvaranja.

Dijaloški okvir Postavi datum zatvaranja i lozinku.

Nemojte postavljati datum zatvaranja i lozinku za QuickBooks datoteku koju želite poslati svom računovođi kako bi on ili ona pripremili vašu poreznu prijavu. Vaš će porezni računovođa vjerojatno morati unijeti izmjene u vašu QuickBooks datoteku kako bi sinkronizirao stvari između vaše evidencije i vaše porezne prijave. Želite "zaključati" prethodnu godinu tek nakon što je vaša porezna prijava dovršena.