Savjeti za rad s MYOB pravilima i bankovnim feedovima

Jedna od sjajnih stvari o MYOB AccountRight-u je da možete postaviti bankovna pravila za automatsku dodjelu transakcija. Evo nekoliko savjeta kako svaki put stvoriti pravila koja ispravno funkcioniraju.

• Neka uvjeti pravila budu što jednostavniji. Na primjer, možda se nedavna uplata vašem mehaničaru pojavi kao "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Naravno, možete stvoriti pravilo koje govori MYOB-u da dodjeli bilo koju transakciju s tim točnim riječima Troškovi motornog vozila, ali umjesto toga, odvojite trenutak da pojednostavite uvjete pravila. Na primjer, stvorite pravilo koje govori MYOB-u da dodijeli bilo koju transakciju s riječima 'BAY AUTOMOTIVE' Troškovi motornog vozila. Na ovaj način, ako sljedeći put plaćate kreditnom karticom umjesto EFTPOS-om ili ako mehaničar promijeni svoj trgovački objekt tako da se tekst bankovnog izvoda prikazuje drugačije, vjerojatnije je da će pravilo ostati točno.

• Neka nazivi pravila budu informativni i laki za prepoznavanje. MYOB prema zadanim postavkama koristi cijeli opis iz teksta na vašem bankovnom izvodu kao naziv pravila. Koristeći gornji primjer, naziv pravila postaje 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Nemojte prihvaćati ovo zadano, ali umjesto toga uvijek uredite nazive pravila kako biste lakše pronašli vaša pravila u budućnosti. Na primjer, dobar naziv pravila za ovu transakciju vjerojatno je 'Bay Automotive Vehicle Repairs', jer ovaj naziv uključuje i relevantni tekst bankovnog izvoda, kao i vrstu troška.

• Prilikom izrade pravila uvijek idite na Napredne opcije i unesite naziv dobavljača ili kupca u donji desni kut. Iako odabir kartice nije obavezan, zapamtite da osim ako ne odaberete karticu, nećete moći tražiti sve transakcije za ovog kupca ili dobavljača u budućnosti. Ovo odsustvo detaljne povijesti transakcija može biti prava muka, stoga odvojite dodatni trenutak da dodate ove informacije svaki put kada kreirate novo pravilo.

  Kada koristite internetsko bankarstvo za elektronička plaćanja dobavljačima, dobro razmislite o tome kako će se opis pojaviti na vašem bankovnom izvodu. Zapitajte se hoćete li moći kreirati pravilo na temelju ovog opisa? Odgovor na ovo pitanje ovisi i o vašoj banci i o tome da li se ime primatelja uvijek pojavljuje na vašem izvodu. Jedan savjet je spremiti podatke o dobavljaču i opise plaćanja u svoje internetsko bankarstvo kako bi se svaki put pojavio potpuno isti tekst. Na taj način možete stvoriti pravilo na temelju tog određenog teksta.

• Pripazite na duplicirana pravila. S vremena na vrijeme prođite kroz popis pravila i još jednom provjerite kako ste postavili svoje uvjete. Ako vidite dva pravila koja imaju iste uvjete, ili izbrišite jedno od pravila ili promijenite uvjete pravila.

• Neka MYOB automatski podijeli osobne postotke. Za troškove koje redovito dijelite na poslovne i osobne (na primjer, možda uvijek dodjeljujete 75 posto benzina na poslovne i 25 posto na osobne), upotrijebite napredne opcije za kreiranje pravila koje to dijeli automatski.

• Kada ste u prozoru Bank Feeds, uvijek postavite miš na ikonu Primijenjeno pravilo prije nego što kliknete Odobri. Na ovaj način, MYOB prikazuje na koji račun će se transakcija dodijeliti i možete provjeriti radi li pravilo ispravno.

• Nemojte stvarati pravilo s uvjetom da se svaka transakcija koja sadrži riječ 'BP' dodjeljuje benzinu. Zašto ne? Jer ako to učinite, svaka BPAY transakcija, bez obzira radi li se o struji, telefonu ili porezu, bit će dodijeljena benzinu, jednostavno zato što 'BPAY' sadrži slova 'BP'.

• Ako imate veliki broj transakcija, razmislite o navođenju naziva pravila u polju Podsjetnik kada kreirate pravilo. Na primjer, ako stvorite pravilo s uvjetom da se svaka transakcija koja sadrži riječi 'Katoomba Au' dodijeli Popravcima motornih vozila (jer Katoomba Au u ovom slučaju znači Katoomba Automotive'), jedan je trik otići na Napredne opcije i kao podsjetnik za ovo pravilo upišite 'Transakcija stvorena pomoću Katoomba Automotive Rule'. Na ovaj način, ako pregledavate transakcije na kraju tromjesečja ili na kraju godine i ustanovite da su transakcije pogrešno dodijeljene, znate koje je pravilo uzrokovalo da stvari krenu po zlu.

Ako se pravilno koriste, bankovna pravila mogu uštedjeti do 90 posto vremena za unos podataka i praktički eliminirati potrebu za dugotrajnim usklađivanjem banaka.