Rukovanje obračunom plaća s QuickBooks 2003

Ako želite koristiti QuickBooks za obračun plaća jer želite uštedjeti novac, ne bojite se malo papirologije ili možda želite dodatnu fleksibilnost koja dolazi kad to radite sami, trebate se prijaviti za jednu od QuickBooks usluga obračuna plaća: Osnovna usluga obračuna plaća ili Deluxe usluga obračuna plaća.

Da biste se prijavili za bilo koju uslugu, pripremite se za skok na Internet. Prati ove korake:

1. Odaberite naredbu Zaposlenici –> Postavi obračun plaća.

Ili odaberite Zaposlenike na popisu Navigatori, a zatim kliknite ikonu Postavi obračun plaća.

QuickBooks se povezuje s internetom i prikazuje prvu stranicu web-obrasca s više stranica koji vam omogućuje postavljanje ili osnovne usluge obračuna plaća ili Deluxe usluge obračuna plaća.

2. Slijedite upute na zaslonu.

Kako je to savršeno, bezbolno jednostavno?

Borba protiv poreza

Trebate nekoliko stvari ako želite izvršiti obračun plaća na pravi način: identifikacijski broj poslodavca, identifikacijski broj državnog poslodavca ako zadržavate državni porez na dohodak, identifikacijski broj za nezaposlene i neke porezne obrasce W-4.

Dobivanje ID broja poslodavca

Da biste dobili identifikacijski broj poslodavca, morate podnijeti obrazac SS-4 ili Zahtjev za identifikacijski broj poslodavca u Internal Revenue Service (IRS) kako biste mogli dobiti identifikacijski broj poslodavca. Ovaj obrazac možete dobiti u Poreznoj upravi ili tako da nazovete Poreznu upravu i zatražite.

Također se možete prijaviti i dobiti identifikacijski broj poslodavca putem telefona. Ipak, još uvijek morate ispuniti obrazac SS-4 kako biste mogli odgovoriti na pitanja koja Porezna uprava postavlja tijekom kratkog postupka telefonske prijave. (Također trebate poslati obrazac ili faksom u Poreznu upravu nakon što obavite mali telefonski razgovor.)

Da zaposlenici odrade svoj dio posla

Također morate učiniti nešto drugo prije nego što znate kako se nositi sa svim tim porezima - svaki od vaših zaposlenika mora ispuniti obrazac W-4 kako bi vam rekao koji status prijave će koristiti i koliko osobnih izuzeća ima. tvrdit ću. Pogodite gdje dobivate prazne W-4? Od vašeg ljubaznog agenta porezne uprave ili web-mjesta Porezne uprave.

Plaćanje svojih zaposlenika

Nakon što se pretplatite na QuickBooks Payroll Service, postavite svoje platne račune i dobijete identifikacijski broj poslodavca, spremni ste nekome platiti. Ovaj odjeljak će vas oduševiti, pogotovo ako ste isplatu plaća obavljali ručno. Ovaj proces čini vašu cjelokupnu odluku da koristite QuickBooks za obavljanje platnog spiska isplativom. Evo kako:

1. Pokrenite proces obračuna plaća odabirom Zaposlenici –> Plaćanje zaposlenika.

Ili odaberite Zaposlenici na popisu Navigatori i kliknite ikonu Plati zaposlenicima. Pojavljuje se prozor Odabir zaposlenika za plaćanje. Ako na ovom popisu ne vidite ime koje tražite, onda nikada niste dodali zaposlenika na svoj popis zaposlenika.

2. Promijenite sve postavke koje želite.

Ne biste trebali koristiti bilo koji od okvira i gumba prozora Odabir zaposlenika za plaćanje da biste promijenili način na koji QuickBooks vrši obračun plaća. Ali možete napraviti nekoliko promjena:

• • Ako ne namjeravate ispisivati ​​čekove — možda ih pišete rukom ili jednostavno koristite QuickBooks za čuvanje knjiga — ostavite potvrdni okvir Za ispis.

• Potvrdite bankovni račun s kojeg su zaposlenici plaćeni u padajućem popisu Bankovni račun.

• Obično želite ostaviti odabranu opciju Unesite sate i provjeru pregleda prije kreiranja, za svaki slučaj. Uz odabranu ovu opciju, QuickBooks prikazuje sažeti pregled za svaku plaću koju izradite. Ako odaberete drugu opciju, Create Check Without Preview Using Below and Last Quantities, QuickBooks vam ne dopušta da prvo provjerite njegov rad — QuickBooks samo stvara provjere.

• Na odgovarajući način postavite datum čekanja i datum završetka razdoblja plaćanja.

3. Odaberite zaposlenike koje plaćate i kliknite gumb Kreiraj.

Ako plaćate sve navedene zaposlenike, samo kliknite gumb Označi sve na desnoj strani zaslona Odaberi zaposlenike za plaćanje. Ako trebate označiti zaposlenike pojedinačno, samo kliknite pored svakog u lijevom stupcu — stupac s kvačicom u naslovu. Zatim kliknite gumb Stvori kako bi QuickBooks izradio "skice" verzije svake od provjera platnog spiska koje su vam potrebne za zaposlenike. QuickBooks zatim prikazuje prozor Pregled plaće ako ste u koraku 2 naznačili da želite pregledati čekove plaće. Prozor također prikazuje porez na plaće i iznose po odbitku koje je QuickBooks izračunao za vas.

4. Po potrebi ispunite podatke o plaćama.

U okvir Zarada unesite broj sati koje je osoba radila i po potrebi primijenite te sate na kupca ili posao. U okvir Ostale stavke platnog spiska unesite provizije, dodatke (kao što su napojnice, bonusi i naknade troškova), odbitke (kao što su sindikalne pristojbe i 401(k) doprinosi) i doprinose tvrtke (kao što su naknade za osiguranje ili 401(k) odgovarajući iznosi). Također možete promijeniti stavku platnog spiska ili stopu ili dodati drugu stavku platnog spiska, ako je potrebno.

Gledajte ovo. QuickBooks izračunava poreze tvrtke i zaposlenika te iznos neto čeka. Ako su neke informacije netočne, jednostavno kliknite iznos i promijenite ga, bilo da ga izbrišete ili zamijenite točnim podacima.

Također možete primijetiti da QuickBooks čuva zbrojeve i za trenutni ček i za godinu do danas.

5. Kliknite gumb Kreiraj za snimanje transakcije plaće.

Nakon što provjerite plaće svih zaposlenika, QuickBooks se vraća u dijaloški okvir Odabir zaposlenika za plaćanje.

6. Ispišite čekove.

Čekove možete ispisati iz prozora Odabir zaposlenika za plaćanje klikom na gumb Ispis plaće. QuickBooks ispisuje plaće baš kao što ispisuje obične čekove.