Rad s gumbima prozora za izvješće QuickBooks 2018

Prozor izvješća obično sadrži deset gumba: Prilagodi izvješće, Komentiraj izvješće, Dijeli predložak, Memoriši, Ispis, E-pošta, Excel, Sakrij zaglavlje, Sažmi i Osvježi. Eksperimentiranjem možete saznati što rade ti gumbi za naredbe. Ako nemate vremena za to, pročitajte sljedeće odjeljke.

Gumb Prilagodi izvješće

Gumb Prilagodi izvješće prikazuje dijaloški okvir Izmjena izvješća.

Komentirajte gumb Prijavi

Klikom na gumb Komentiraj na izvješću prikazuje se prozor Komentar na izvješću (prikazano). Da biste koristili dijaloški okvir Komentar na izvješću, kliknite vrijednost izvješća koju želite obilježiti komentarom. QuickBooks zatim otvara okvir za komentare na dnu prozora, upisujete svoj komentar, a zatim kliknite gumb Spremi.

Prozor za komentar na izvješće.

Kada završite s komentiranjem izvješća, morate spremiti izvješće s napomenama. Učinite to klikom na gumb U redu kada QuickBooks pita želite li spremiti komentirano izvješće. Kasnije, kada ispišete izvješće, možete uključiti svoje komentare. (Ovo je izvrstan alat za računovođe i knjigovođe koji žele objasniti što brojevi znače drugim čitateljima financijskih izvještaja.) Spremljeno komentirano izvješće ispisujete odabirom izvješća s izbornika Izvješća→Komentirana izvješća.

Gumb Dijeli predložak

Gumb Dijeli predložak, koji QuickBooks omogućuje nakon što ste na neki način prilagodili izvješće, omogućuje vam dijeljenje prilagođenih postavki izvješća (ne podataka) s drugim korisnicima QuickBooksa. Kada kliknete ovaj gumb, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Dijeli predložak (nije prikazan). Upotrijebite dijaloški okvir da svom predlošku izvješća date naziv (idealno pametno ime, molim), opišite svoje prilagođeno izvješće s nekoliko riječi izbora, navedite svoje ime i adresu e-pošte i upotrijebite gumbe s opcijama da biste naznačili želite li ostati anonimni. Kada kliknete Dijeli, QuickBooks prenosi vaš predložak izvješća na Intuit web-mjesto gdje drugi ljudi mogu uzeti predložak i koristiti ga.

Gumb za memorisanje

Gumb Memorize prikazuje dijaloški okvir Memorize Report, prikazan ovdje. Dijaloški okvir Memorizi izvješće omogućuje vam da zapamtite ili trajno spremite određeni skup postavki izrade izvješća. Nakon što zapamtite ove postavke, možete izraditi potpuno isto izvješće odabirom memorisanog izvješća iz podizbornika Izvješća→ Memorirana izvješća.

Dijaloški okvir Zapamti izvješće.

Memorisano izvješće možete spremiti u grupu memorisanih izvješća. Da biste to učinili, potvrdite okvir Spremi u memoriranu grupu izvješća. Zatim upotrijebite padajući popis Spremi u memoriranu grupu izvješća za odabir grupe izvješća u koju treba spremiti memorirano izvješće.

Gumb za ispis

Gumb naredbe Ispis na gornjoj traci izbornika prikazuje padajući popis s dvije opcije: Izvješće i Spremi kao PDF. Ako kliknete Izvješće, QuickBooks (ponekad nakon malo smetnje) prikazuje dijaloški okvir Ispis izvješća, prikazan ovdje, koji vam omogućuje da odaberete kako bi izvješće trebalo ispisivati ​​i gdje bi se trebalo ispisivati. Kartica Postavke, na primjer, omogućuje vam da odaberete pisač, odaberete orijentaciju stranice (bilo okomitu ili pejzažnu), odredite želite li ispisati samo raspon stranica izvješća, kontrolirati prelom stranice i prilagoditi dimenzije (širina i visina ) izvješća. Ako kliknete Spremi kao PDF, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Spremi dokument kao PDF koji vam omogućuje stvaranje PDF dokumenta izvješća.

Kartica Postavke dijaloškog okvira Ispis izvješća.

Kartica Margine dijaloškog okvira Ispis izvješća, prikazanog ovdje, omogućuje vam da odredite margine koje QuickBooks treba koristiti na stranicama ispisanih izvješća. Određujete gornju, desnu, donju i lijevu marginu u inčima.

Kartica Margine dijaloškog okvira Ispis izvješća.

Kliknite gumb Pretpregled, koji se nalazi u dijaloškom okviru Ispis izvješća, za prikaz prozora Pretpregled. Prozor za pregled prikazuje kako izgledaju vaše ispisane stranice izvješća. Prozor također uključuje gumbe koji vam omogućuju prelazak na prethodnu i sljedeću stranicu izvješća, povećanje i smanjenje izvješća i ispis izvješća.

Nakon što upotrijebite karticu Postavke i karticu Margine da odredite kako QuickBooks treba ispisati izvješće, kliknite Ispis. QuickBooks šalje izvješće na vaš pisač.

Gumb za e-poštu

Gumb za naredbu E-pošta omogućuje vam da pošaljete e-poštu ili verziju izvješća Excel radne knjige ili PDF verziju izvješća nekome drugome kao privitak e-pošte.

Excel gumb

Ako kliknete gumb Excel, QuickBooks prikazuje podizbornik iz kojeg možete odabrati Stvori novi radni list ili Ažuriraj postojeći radni list. Odaberite Stvori novi radni list da biste prikazali dijaloški okvir Pošalji izvješće u Excel, prikazan ovdje. Dijaloški okvir Pošalji izvješće u Excel omogućuje vam da podatke iz izvješća preuzmete i kopirate u datoteku koju program za proračunske tablice, kao što je Microsoft Excel, može lako otvoriti. Kopiju možete poslati u novu Excel proračunsku tablicu, u postojeću Excel proračunsku tablicu ili u .csv datoteku (vrijednosti razdvojene zarezima), koju može otvoriti gotovo svaka proračunska tablica ili program baze podataka.

Dijaloški okvir Pošalji izvješće u Excel.

Za kopiranje izvješća u novu radnu knjigu, odaberite radio gumb Stvori novi radni list. Odatle imate mogućnost stvoriti cijelu novu Excel proračunsku tablicu (kliknite opciju U novoj radnoj knjizi) ili stvoriti novi list u postojećoj datoteci pomoću radio gumba U postojećoj radnoj knjizi; zatim unesite put i naziv radne knjige u tekstni okvir koji QuickBooks otvara nakon što odaberete radio gumb. (Ako ne znate put i naziv radne knjige, kliknite gumb Pregledaj, a zatim upotrijebite dijaloški okvir koji QuickBooks prikazuje da biste locirali datoteku radne knjige.)

Ako želite kopirati izvješće u postojeću Excel proračunsku tablicu, odaberite radio gumb Ažuriraj postojeći radni list. QuickBooks uzrokuje da Excel osvježi prethodno izvezenu radnu knjigu.

Ako postojeću Excel proračunsku tablicu želite zamijeniti novim izvješćem koje šaljete u Excel, odaberite radio gumb Zamijeni postojeći radni list. Zatim, kada QuickBooks otvori tekstualni okvir i doda gumb Pregledaj, unesite put i naziv radne knjige u tekstni okvir ili kliknite gumb Pregledaj, idite do radne knjige i odaberite je.

Konačno, ako želite kopirati podatke izvješća u .csv datoteku (format datoteke koji se može otvoriti bilo kojom programom za proračunsku tablicu ili bazu podataka), odaberite radio gumb Stvori datoteke odvojenih zarezima (.csv).

Ako kliknete gumb Napredne naredbe u dijaloškom okviru Pošalji izvješće u Excel, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Napredne opcije programa Excel, prikazan ovdje. Ovaj dijaloški okvir omogućuje vam da kontrolirate koje formatiranje QuickBooks kopira u Excel (učinite to s potvrdnim okvirima QuickBooks Options), uključite ili isključite određene značajke oblikovanja programa Excel (to učinite s potvrdnim okvirima Mogućnosti programa Excel) i postavite neki preliminarni ispis radne knjige informacije u Excelu (učinite to pomoću radio gumba Mogućnosti ispisa). Sve se to odnosi na to kako Excel funkcionira. Ako vam je ugodno raditi s Excelom, samo naprijed i unesite željene promjene. Ako vam nije ugodno raditi s Excelom, prihvatite zadane prijedloge QuickBooksa. Sve ove stvari možete promijeniti kasnije, i to prilično jednostavno, u Excelu.

Dijaloški okvir Napredne mogućnosti programa Excel.

Ako radite s QuickBooksom, znajte da je Excel izvrstan alat za dublje kopanje u vaše podatke. Također imajte na umu da sljedeći put kada kupite računalo, možda ćete imati opciju da dobijete Microsoft Office kao dio kupovne cijene. Microsoft Excel dolazi s Microsoft Officeom.

Gumb Sakrij zaglavlje

Gumb Sakrij zaglavlje i gumb Sažmi mijenjaju način na koji se izvješće pojavljuje u prozoru izvješća i, ako je ispisano, na stranici.

Kliknite gumb Sakrij zaglavlje da biste uklonili informacije zaglavlja, kao što je naziv tvrtke. Ako sakrijete zaglavlje, možete ponovno kliknuti gumb Sakrij zaglavlje da zamijenite zaglavlje.

Gumb za sažimanje

Gumb Sažmi sažima detalje u izvješću. QuickBooks ne prikazuje podračune u sažetom izvješću – samo račune.

Da biste poništili sažetak izvješća koje ste prethodno sažimali, kliknite gumb Proširi. QuickBooks zamjenjuje gumb Sažmi s gumbom Proširi kada prozor izvješća prikazuje sažeto izvješće.

Nemojte trošiti vrijeme pokušavajući shvatiti što rade gumbi Sakrij zaglavlje i Sažmi/Proširi. Ako imate pitanje, jednostavno prikažite izvješće u prozoru Izvješće i kliknite na naredbeni gumb o kojem imate pitanje. Promjene u prozoru izvješća pokazuju što radi naredbeni gumb.

Gumb za osvježavanje

Gumb Osvježi govori QuickBooks da ažurira podatke izvješća za promjene u datoteci podataka QuickBooks. Ovo na prvu zvuči ludo, ali zapravo možete ostaviti otvorene prozore izvješća. To znači da prozor izvješća može prikazati izvještaj o dobiti i gubitku od prije tjedan dana, na primjer. Ako ste u prošli tjedan unijeli nekoliko transakcija, podaci izvješća možda više neće biti točni. Kada kliknete gumb Osvježi, QuickBooks zna da bi trebao ažurirati izvješće s najnovijim promjenama.

QuickBooks obično traži od vas da ažurirate izvješće za promjene u datoteci podataka QuickBooks. Međutim, ako ne slijedite QuickBooksov prijedlog za ažuriranje, kasnije možete kliknuti Osvježi za ažuriranje.