Računovodstvo zaliha u QuickBooks 2017

Srećom, većinu računovodstva zaliha koje se odvija u poslu automatski upravlja QuickBooks. Kada, na primjer, kupite stavku inventara ispisivanjem čeka ili bilježenjem računa za plaćanje, QuickBooks automatski prilagođava vaše račune zaliha i za vrijednost zaliha u dolarima i za količinu artikala. Kada prodate stavku zaliha kupcu, QuickBooks ponovno automatski prilagođava vrijednost vašeg zaliha u dolarima i prilagođava količinu artikala koje prodajete.

U osnovi, sve to znači da QuickBooks održava stalni sustav zaliha - sustav zaliha koji vam u svakom trenutku daje do znanja koju količinu artikala imate na zalihama i kolika je vrijednost vašeg zaliha. (U prošlosti su manje tvrtke često koristile sustav periodičnog popisa zaliha , što je značilo da vlasnici poduzeća nikada nisu s bilo kakvom preciznošću znali dolarsku vrijednost svog zaliha ili količinu koja se računa za stavke zaliha koje su držali.)

Iako sve u prethodnom odlomku predstavlja dobru vijest, nekoliko glavobolja povezanih s inventarom zahtijeva malo računovodstvene magije. Točnije, ako vaša tvrtka nosi zalihe, morate znati kako se nositi sa zastarjelim zalihama, odlaganjem zastarjelih zaliha i smanjenjem zaliha.

Baviti se zastarjelim inventarom

Zastarjeli inventar odnosi se na predmete koje ste kupili za prodaju, ali se ispostavilo da se ne mogu prodati. Možda ga kupci više ne žele. Možda imate previše inventara i nikada nećete moći prodati sve što imate.

U oba slučaja bilježite činjenicu da je vrijednost vašeg zaliha zapravo manja od onoga za što ste ga kupili. I želite zabilježiti činjenicu da je novac koji ste potrošili na zastarjeli predmet zapravo trošak. Pretpostavimo da ste kupili neki predmet od 100 dolara za koji sada shvaćate da je zastario. Kako bilježite tu zastarjelost?

Upis u dnevnik 7: Evidentiranje naknade za zastarjeli inventar

Kao što pokazuje unos u dnevniku 7, da biste zabilježili zastarjelost stavke zaliha od 100 USD, prvo teretite račun troškova koji se zove nešto poput "Zastarjelost zaliha" za 100 USD. Zatim kreditirate račun protiv imovine pod nazivom nešto poput "Dodatak za zastarjeli inventar" za 100 USD.

Kontra-aktivni račun se prijavljuje u bilanci odmah ispod računa imovine na koji se odnosi. Kontra-aktivni račun, sa svojim negativnim kreditnim saldom, smanjuje neto iskazanu vrijednost računa imovine. Ako je stanje na računu zaliha 3100 USD, a imate odobrenje za zastarjeli račun kontra imovine od 100 USD, neto stanje zaliha prikazuje se kao 3000 USD. Drugim riječima, račun kontra imovine oduzima se od povezanog računa imovine.

QuickBooks zahtijeva da sami snimite unos u dnevnik 7 pomoću naredbe Make Journal Entries.

Zbrinjavanje zastarjelog inventara

Kada u konačnici odložite zastarjeli inventar, bilježite upis u dnevnik kao što je ovaj. Ovaj unos u dnevnik tereti račun kontra imovine za 100 USD i kreditira inventar za 100 USD. Drugim riječima, ova temeljnica uklanja vrijednost zastarjele zalihe i iz ispravka vrijednosti za zastarjeli račun zaliha i iz samog računa zaliha. Ovaj unos u dnevnik bilježite kada zapravo, fizički odložite inventar - kada plaćate otpadniku da odnese inventar, na primjer, ili kada bacite inventar u veliki kontejner za smeće iza vašeg ureda ili tvornice.

Upis u dnevnik 8: Evidentiranje raspolaganja zalihama

Općenito, jedna od stvari koje biste trebali učiniti svake godine iz razloga poreznog računovodstva je rješavanje vašeg zastarjelog inventara. Porezna pravila općenito govore da ne možete otpisati zastarjeli inventar osim ako ga zapravo ne otudite u svrhu prihoda. Međutim, obično možete zapisati zalihe do njegove likvidacijske vrijednosti. Takav otpis funkcionira na isti način kao otpis zastarjelih zaliha. Međutim, otpis može biti malo zeznut ako to nikada prije niste učinili, pa biste se mogli posavjetovati sa svojim poreznim savjetnikom.

Još jedna stvarno važna točka o bilježenju odlaganja zastarjelog zaliha: Unutar QuickBooks-a bilježite odlaganje zaliha prilagođavanjem fizičkog broja stavki zaliha. Vi zapravo ne unosite upis u dnevnik kao što je onaj prikazan u Upisu dnevnika 8. Vi prilagođavate račune inventara za zastarjeli inventar. Ova prilagodba automatski bi smanjila stanje računa zaliha. Kada vas QuickBooks pita koji račun treba teretiti, navedete dopuštenje za zastarjeli račun zaliha.

Suočavanje sa smanjenjem zaliha

Druga kronična glavobolja zaliha s kojom se mnogi vlasnici poduzeća i poslovni menadžeri moraju nositi je smanjenje zaliha. Vrlo je vjerojatno, ponekad iz najnevinijih razloga, da vaši zapisi o inventaru precjenjuju količinu artikala. Kada se to dogodi, morate prilagoditi svoje zapise. U suštini, želite smanjiti i vrijednost u dolarima svog zaliha i količinu svojih artikala u inventaru.

QuickBooks čini ovaj unos u dnevnik za vas da zabilježite ovaj događaj. Ovaj upis u dnevnik tereti odgovarajući račun troškova - u unosu dnevnika 9, račun troškova naziva se "Trošak smanjenja" - za 100 USD. Unos u dnevnik također treba kreditirati račun zaliha za 100 USD.

Unos u dnevnik 9: Evidentiranje smanjenja zaliha

Unutar QuickBooksa zapravo ne bilježite službeni unos u dnevnik kao što je prikazano ovdje. Koristite nešto što se zove radni list fizičkog brojanja da prilagodite količine svojih inventarnih stavki na ono što zapravo jesu. Kada izvršite ovu prilagodbu, QuickBooks automatski kreditira stanje računa zaliha i prilagođava količinu. QuickBooks također zahtijeva da dostavite račun troškova koji bi trebao teretiti za smanjenje.

Nekada su poduzeća uspoređivala svoje računovodstvene zapise s fizičkim prebrojavanjem inventara samo jednom godišnje. Zapravo, fizičko prebrojavanje godišnje inventara bio je bolan ritual kroz koji su prošli mnogi distributeri i trgovci. Ovih je dana većina tvrtki otkrila da je puno bolje uprizoriti prebrojavanje fizičkih zaliha tijekom cijele godine. Ovaj pristup, koji se naziva brojanje ciklusa, znači da vjerojatno nekoliko puta godišnje uspoređujete svoje računovodstvene zapise s fizičkim brojevima za svoje najvrjednije stavke.

Za svoje srednje vrijedne predmete, vjerojatno jednom ili dvaput godišnje uspoređujete svoje računovodstvene zapise zaliha s fizičkim zbrojevima. Sa svojim najmanje vrijednim artiklima inventara vjerojatno samo neredovito uspoređujete zapise o inventaru s fizičkim zbrojevima i možda ćete prihvatiti određeni stupanj nepreciznosti. Umjesto da brojite vijke u nekom spremniku, na primjer, možete izvagati kantu i zatim napraviti procjenu broja vijaka.

U svakom slučaju, želite neki sustav koji vam omogućuje da usporedite svoje računovodstvene zapise s vašim fizičkim brojevima. Smanjenje zaliha i zastarijevanje zaliha predstavljaju stvarne troškove poslovanja koji se ni na koji drugi način neće evidentirati u vašim računovodstvenim evidencijama.