QuickBooks Pro i Premier u višekorisničkom okruženju

Niste ograničeni na korištenje samo jedne lozinke za kontrolu pristupa vašoj QuickBooks podatkovnoj datoteci. Da biste postavili dodatne korisnike u QuickBooks Pro i QuickBooks Premier, slijedite ove korake:

1Odaberite naredbu Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Postavi korisnike.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika koji identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i koji su trenutno prijavljeni na sustav.

2 Recite QuickBooks da želite dodati korisnika klikom na gumb Dodaj korisnika.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa.

3 Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate lozinku dajte korisničko ime unosom kratkog imena — možda korisničkog imena — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unosite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

4Kliknite Dalje za nastavak, a zatim označite želite li ograničiti pristup novom korisniku.

Kada QuickBooks prikaže drugi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, naznačite želite li ograničiti pristup i prava za korisnika. Ako želite ograničiti pristup i prava (prava su jednostavno stvari koje korisnik može učiniti), odaberite radio gumb Odabrana područja QuickBooks.

Ako želite da korisnik može učiniti bilo što, odaberite radio gumb Sva područja QuickBooks. Ako naznačite da bi novi korisnik trebao imati pristup svim područjima QuickBooks-a, gotovi ste s postavljanjem korisničke lozinke. Možete preskočiti preostale korake.

5Kliknite Dalje za nastavak, a zatim opišite pristup informacijama i zadacima o prodaji i potraživanjima.

Nakon što dovršite 4. korak, QuickBooks prikazuje treći dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa. Ovo je prvi u nizu dijaloških okvira koji vas vode kroz intervju, postavljajući detaljna pitanja o tome kakvu vrstu pristupa svaki korisnik treba imati određenom području.

Na primjer, s obzirom na prodajnu aktivnost, QuickBooks pita o pristupu transakcijama (kao što su fakture, knjižna odobrenja i informacije o potraživanjima). Možete označiti da korisnik ne bi trebao imati pristup odabirom radio gumba Nema pristupa.

Možete označiti da korisnik treba imati puni pristup odabirom radio gumba Puni pristup. Ako bi korisnik trebao imati djelomičan pristup, odabirete radio gumb Selektivni pristup, a zatim odaberite jedan od pomoćnih gumba Selektivnog pristupa: Samo kreiranje transakcija, Kreiranje i ispis transakcija ili Kreiranje transakcija i stvaranje izvješća.

6Kliknite Sljedeće, a zatim opišite kupnje i prava na plaćanje.

Nakon što dovršite 5. korak klikom na Dalje, QuickBooks prikazuje četvrti dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, koji vam omogućuje da odredite koji pristup ima ovaj novi korisnik u područjima za kupnju i račune. Možete odabrati radio gumb Nema pristupa. Možete odabrati radio gumb Puni pristup.

Ili možete odabrati neki srednji put odabirom radio gumba Selektivni pristup i jednog od pomoćnih gumba Selektivni pristup. Ista pravila za postavljanje prava i pristupa koja se primjenjuju na područje kupnje i potraživanja primjenjuju se na područje prodaje i potraživanja.

7 Kliknite Dalje i zatim opišite preostala korisnička prava i pristup.

Kada kliknete gumb Sljedeće prikazan na dnu svake verzije dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, QuickBooks prikazuje nekoliko drugih verzija dijaloškog okvira koje koristi za postavljanje upita o korisničkim pravima i pristupu.

Na primjer, nakon što opišete koja su prava prikladna za korisnika u području kupnje i plaćanja, QuickBooks pita za područje provjere i kreditne kartice. Zatim se pita za područje inventara. Zatim se pita o platnom spisku. Zatim se pita o općim, osjetljivim računovodstvenim aktivnostima. Konačno, QuickBooks pita o pristupu mogućnostima financijskog izvješćivanja.

8Odredite može li korisnik mijenjati ili brisati transakcije.

Nakon što prođete kroz otprilike pola tuceta verzija dijaloških okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristup koji postavljaju pitanja o određenim područjima računovodstva, QuickBooks prikazuje stranicu Promjena ili brisanje transakcija dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa.

Stranica Promjena ili brisanje transakcija omogućuje vam da naznačite da korisnik može ili ne može promijeniti transakcije zabilježene prije datuma zatvaranja. Općenito, želite ograničiti mogućnosti korisnika za promjenu ili brisanje transakcija.

9Kliknite Dalje, a zatim pregledajte svoje odluke o pravima.

Kada kliknete Dalje, QuickBooks prikazuje konačnu verziju dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, koji identificira korisnička prava koja ste dodijelili ili dopustili. Ovaj dijaloški okvir možete koristiti za pregled prava koja netko ima.

Ako shvatite da ste pogrešno dodijelili prava, kliknite gumb Natrag da biste se vratili kroz dijaloške okvire na onaj u kojem ste pogriješili. Promijenite dodjelu prava i kliknite gumb Sljedeće za povratak na završni prozor dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa.

10Kada završite s pregledom korisničkih prava i pristupa, kliknite Završi.

Od ovog trenutka nadalje, novi korisnik će moći koristiti QuickBooks; međutim, njegova ili njezina prava su ograničena na ono što ste naveli.