QuickBooks 2015: 10 financijskih savjeta za vlasnike tvrtki

Vlasnici poduzeća trebali bi igrati aktivnu ulogu u financijskoj strani poslovanja kako bi spriječili bilo kakve pokušaje pronevjere ili krivotvorenja. Pregledajte svoje QuickBooks financijske izvještaje, pomno pratite kamo ide novac i znajte tko upravlja financijama. Čuvajte svoje poslovanje sigurnim i u dobrom stanju slijedeći ovih deset financijskih savjeta.

Potpišite sve svoje čekove

Ovo nije udar protiv knjigovođa. U malom poduzeću, međutim, ljudi (osobito knjigovođe s punim teretom) imaju priliku lako vas zavarati. Samim potpisivanjem svih čekova držite prste na pulsu odljeva novca. Da, ova praksa može predstavljati gnjavažu – morate se probijati kroz papirologiju svaki put kada potpišete hrpu čekova – ali zapamtite alternativu.

Usput, ako ste u partnerstvu, trebali biste imati barem nekoliko partnera koji supotpisali čekove — ili barem velike čekove.

Ne potpisujte ček na pogrešan način

Ako potpišete mnogo čekova, možda ćete biti u iskušenju upotrijebiti brz i žestok (neminovno nečitljiv) potpis. Iako je nečitko nacrtati svoje ime vrlo logično kada dajete autogram na bejzbolskim loptama, nemojte to činiti kada potpisujete čekove. Jasan potpis, osobito onaj s osjećajem za osobni stil, je prepoznatljiv. Valovita linija s križem i nekoliko točaka lako je krivotvoriti.

Pregledajte otkazane čekove prije nego što to učini vaš knjigovođa

Obavezno pregledajte svoje poništene čekove (slika čeka koja se pojavljuje na vašem bankovnom izvodu) prije nego što itko drugi vidi mjesečni bankovni izvod.

Ova informacija zasigurno ne govori o prelamanju knjigovođa. Ipak, vlasnik tvrtke može utvrditi krivotvori li netko potpise na čekovima samo tako što će prvi otvoriti bankovni izvod i pregledati svaki od potpisa na poništenim čekovima.

Ako ne pregledate čekove, beskrupulozni zaposlenici - osobito knjigovođe koji mogu ažurirati evidenciju bankovnih računa - mogu nekažnjeno krivotvoriti vaš potpis. I neće biti uhvaćeni ako nikada ne prebace račun.

Još jednom provjerite usklađivanje banke

Kratka vezana točka: ako niste osoba koja obavlja bankovno usklađivanje, svakako pregledajte rad usklađivanja koji obavlja onaj tko radi. (Vjerojatno vaš knjigovođa?) Ovaj pregled ne znači samo da drugi skup očiju vidi posao i uhvati pogreške. Ovaj pregled pruža još jednu priliku da se uvjerite da ne dođe do smiješnih poslova.

I, oh, još jedna neugodna stvar: ne osjećate se skloni slijediti prethodna dva ili tri postupka? Tada vi - ne banka - možete pojesti sve gubitke od stvari poput krivotvorina.

Odaberite knjigovođu koja poznaje računala

Ne brinite, ne morate zahtijevati FBI provjeru prošlosti kada zapošljavate knjigovođu. Zapravo, ako koristite QuickBooks, ne morate angažirati ljude koji su upoznati s računovodstvenim sustavima malih poduzeća. Ali pronađite ljude koji znaju voditi čekovnu knjižicu i raditi s računalom. Ne bi trebali imati problema s razumijevanjem QuickBooksa.

Naravno, ne želite nekoga tko je upravo pao s kamiona s repom. Ali čak i ako unajmite nekoga tko se vozio u grad na jednom, nećete imati velikih problema da tu osobu upoznate s QuickBooksom.

Ako možete, nađite knjigovođu koja poznaje dvojno knjigovodstvo i obračun plaća

Dok je riječ o pronalaženju nekoga tko će vam pomoći s QuickBooks radom, evo nekoliko komentara o tehničkim vještinama idealnog kandidata. … Knjigovodja koji poznaje dvojno knjigovodstvo je od velike pomoći — iako pošteno govoreći, takvo znanje vjerojatno nije bitno.

Također, ako možete, pronađite nekoga tko zna raditi obračun plaća - i to ne samo stvari o federalnom porezu na plaće, već i državnim majmunskim porezima na plaće. (Ako ne možete pronaći ovakvu osobu, znajte da možete jednostavno prepustiti platne usluge velikom servisu za obračun plaća.)

Redovito provjeravajte svoje financijske izvještaje

Redovito izrađujte i pregledavajte izvještaj o dobiti i gubitku koji QuickBooks bez napora generira. Naviknite se pregledavati svoju bilancu s popisima imovine i obveza. Istražite i pronađite još jedno ili dva izvješća koja vam pružaju korisne uvide u ritmove i rime vašeg poslovanja. (Usput, sve pogreške koje napravite vjerojatno će se prikazati kao glupi brojevi u vašoj bilanci.)

Vjerojatno možete prilično čvrsto upravljati operacijom gledajući dva ili tri lako razumljiva izvješća. A redovitim zavirivanjem u ove financijske izvještaje - recimo jednom ili dvaput tjedno - svoj računovodstveni sustav pretvarate u alat koristan i za uočavanje primamljivih prilika i za izbjegavanje opasnih zamki.

Evo načina da pokrenete svoje poslovanje gledajući tri QuickBooks izvješća:

• Izvještaj o dobiti i gubitku koji uspoređuje brojke tekuće godine i prethodne godine od početka godine (tako da možete vidjeti kako ste u tekućoj godini u usporedbi s prethodnom godinom)

• Sažetak zastarjelosti potraživanja (tako da možete vidjeti koji klijenti i klijenti kasne)

• Bilanca (tako da možete pratiti svoj novac i obrtni kapital i uočiti sve smiješne stvari)

Odaberite odgovarajući računovodstveni sustav

Kada koristite QuickBooks, koristite računovodstvo na temelju gotovine ili računovodstvo na temelju obračuna. Računovodstvo na temelju gotovine je dobro kada priljev novca poduzeća odražava njegovu prodaju, a njegov odljev novca odražava njegove troškove. Međutim, ova situacija nije slučaj u mnogim poduzećima. Ugovorni graditelj obiteljskih kuća, na primjer, može dobiti novac (posuđivanjem od banaka), ali možda neće zaraditi novac. Alternativno, vlasnik zalagaonice koji posuđuje novac uz kamatu od 22 posto mogao bi zaraditi gomilu novca, čak i ako se gotovina svakodnevno izlijeva iz poslovanja.

Općenito je pravilo, kada kupujete i prodajete zalihe, računovodstvo na temelju obračuna radi bolje od računovodstva na osnovi gotovine. Međutim, računovodstvo na temelju gotovine obično odgađa porez na dobit.

Ako QuickBooks ne radi za vašu tvrtku

QuickBooks je izvrstan računovodstveni program za mala poduzeća. Ali ako se čini da QuickBooks ne odgovara vašim potrebama — ako vam je, na primjer, potreban program koji bolje radi za proizvođača ili koji uključuje neku posebnu značajku specifičnu za industriju — možda ćete htjeti jedan od kompliciranijih (ali i moćnijih). ) računovodstveni paketi malih poduzeća.

Prije nego što prijeđete s QuickBooks Pro ili QuickBooks Premier, svakako provjerite verziju QuickBooks Enterprise Solutions, koja košta više, ali također radi i za veće tvrtke. Enterprise verzija QuickBooksa izgleda i radi gotovo identično kao i "obične" verzije. Ako poznajete QuickBooks Pro ili QuickBooks Premier, prema tome, već poznajete (ili uglavnom poznajete) QuickBooks Enterprise.

Ako Enterprise verzija QuickBooksa ne radi, možda biste trebali razgovarati sa svojim računovođom o paketima specifičnim za industriju. (Na primjer, ako ste komercijalni pisač, neki dobavljač je možda razvio poseban računovodstveni paket samo za komercijalne pisače.)

Neka stvari budu jednostavne

Kada upravljate financijskim poslovima malih poduzeća, neka stvari budu što jednostavnije. Zapravo, neka vaše poslovne stvari budu dovoljno jednostavne da možete lako reći zarađujete li novac i je li posao zdrav.

Ovaj savjet o jednostavnosti može zvučati čudno, ali ponekad vrlo pametni ljudi mogu izgraditi monstruozno složene financijske strukture za svoje poslovanje, uključujući komplicirane ugovore o leasingu, labirint partnerstva i korporativne strukture, te sofisticirane dogovore o dijeljenju dobiti i troškova s ​​drugim tvrtkama. Ovi supersofisticirani financijski aranžmani ne donose profit ako uzmete u obzir sve troškove. Štoviše, tako složeni dogovori gotovo se uvijek pretvaraju u glavobolje upravljanja i vođenja evidencije.