QuickBooks 2013 Pro i Premier u višekorisničkom okruženju

QuickBooks Pro i Premier 2013 omogućuju vam postavljanje nekoliko lozinki za podatkovnu datoteku QuickBooks. Ono što je stvarno zgodno u vezi s tim je da QuickBooks-u možete reći da dopušta određenim korisnicima i lozinkama da rade samo određene stvari.

Vlasnik tvrtke, na primjer, može imati lozinku koja joj omogućuje bilo što. Ali novi računovodstveni službenik, na primjer, može imati lozinku koja mu omogućuje samo snimanje računa u sustav.

Da biste postavili dodatne korisnike i lozinke u izdanjima QuickBooks Pro i QuickBooks Premier 2013, slijedite ove korake:

Odaberite naredbu Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Postavi korisnike.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika. Dijaloški okvir Korisnici i uloge identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i uloge koje QuickBooks može ispuniti kada koristi QuickBooks. Popis korisnika, na kartici Popis korisnika u dijaloškom okviru, također identificira tko je trenutno prijavljen na sustav.

Recite QuickBooksu da želite dodati korisnika klikom na gumb Dodaj korisnika.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa.

Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate lozinku dajte korisničko ime. To možete učiniti tako da unesete kratko ime — možda ime korisnika — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unesite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

Identificirajte ulogu(e) korisnika.

Koristite okvir s popisom Dostupne uloge za odabir uloga (ili dužnosti) koje korisnik ispunjava. Zatim dodajte odabranu ulogu na korisnički popis dodijeljenih uloga klikom na gumb Dodaj. Da biste premjestili ulogu od korisnika, odaberite ulogu s okvira s popisom Dodijeljene uloge, a zatim kliknite Ukloni.

Okvir Opis na dnu dijaloškog okvira Novi korisnik detaljnije opisuje ulogu, uključujući tip korisnika QuickBooks kojemu bi se obično mogla dodijeliti odabrana uloga.

(Izborno) Izmijenite uloge prema potrebi.

Možete fino podesiti uloge koje dodijelite, uz pomoć QuickBooksa. Da biste to učinili, odaberite karticu Uloge u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, kliknite ulogu koju želite promijeniti i kliknite gumb Uredi. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Uredi ulogu, odaberite računovodstvenu aktivnost ili područje s popisa Područje i aktivnosti, a zatim upotrijebite gumbe Razina pristupa području da odredite što korisnik s odabranom ulogom može učiniti.

Možete označiti da korisnik ne bi trebao imati pristup odabirom radio gumba Ništa. Možete označiti da korisnik treba imati puni pristup odabirom radio gumba Puni. Ako bi korisnik trebao imati djelomični pristup, odabirete gumb Djelomično, a zatim označite ili poništite odgovarajuće okvire Kreiraj, Izmijeni, Izbriši, Ispiši i Prikaži stanje. Kliknite U redu za spremanje svih promjena i povratak u dijaloški okvir Korisnici i uloge.

Možete vidjeti kakav pristup svaka uloga u početku ima odabirom jednog od unosa na popisu Područje i aktivnosti. QuickBooks koristi gumbe i okvire Razina pristupa području za prikaz trenutnih postavki za ulogu.

(Neobavezno) Pregledajte svoja korisnička dopuštenja.

Nakon što postavite korisnika, trebali biste (samo da budete oprezni) pregledati dopuštenja koja ste dali korisniku. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis korisnika u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja.

Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Dozvole za prikaz (nije prikazan), odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaži da biste vidjeli prozor Dozvole za prikaz, koji prikazuje vrlo detaljan popis onoga što korisnik može, a što ne može učiniti.

(Neobavezno) Pregledajte izmjene uloge.

Ako unesete izmjene u dopuštenja uloge, vjerojatno ćete također željeti pregledati te promjene. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis uloga u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite ulogu i kliknite gumb Prikaz dopuštenja. QuickBooks prikazuje drugu verziju dijaloškog okvira Dozvole za prikaz u kojem su navedene uloge koje ste vi i QuickBooks postavili.

Odaberite ulogu koju želite pregledati, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja. QuickBooks prikazuje drugu verziju prozora View Permissions s detaljnim popisom onoga što netko s ulogom može, a što ne može učiniti.

Nakon što završite s pregledom dopuštenja korisnika i uloga, kliknite Zatvori da zatvorite sve otvorene prozore, a zatim kliknite gumb Odustani ili Zatvori da zatvorite sve otvorene dijaloške okvire.

Od ovog trenutka nadalje, novi korisnik može koristiti QuickBooks; međutim, njegova ili njezina prava su ograničena na ono što ste naveli.

Računovođe često žele vidjeti prava koja imaju određeni korisnici. To je osobito istinito ako vas CPA revidira kao dio godišnjeg zatvaranja. (Možda ćete biti pod revizijom ako banka želi revidirane financijske izvještaje, na primjer.) QuickBooksov prozor s dopuštenjima za pregled je lak način da vidite ove podatke na mreži, a ako želite ispisati kopiju informacija o dopuštenjima, sve što trebate učiniti je kliknite gumb Ispis u prozoru.