QuickBooks 2012 Pro i Premier u višekorisničkom okruženju

QuickBooks Pro i Premier 2012 omogućuju vam postavljanje nekoliko lozinki za podatkovnu datoteku QuickBooks. Ono što je stvarno zgodno u vezi s tim je da QuickBooks-u možete reći da ograniči određene korisnike i lozinke da rade samo određene stvari.

Vlasnik tvrtke, na primjer, može imati lozinku koja joj omogućuje bilo što. Ali novi računovodstveni službenik, na primjer, može imati lozinku koja mu omogućuje samo snimanje računa u sustav.

Da biste postavili dodatne korisnike i lozinke u izdanjima QuickBooks Pro i QuickBooks Premier 2012, slijedite ove korake:

Odaberite naredbu Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Postavi korisnike.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika koji identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i koji su trenutno prijavljeni na sustav.

Recite QuickBooksu da želite dodati korisnika klikom na gumb Dodaj korisnika.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa.

Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate lozinku dajte korisničko ime unosom kratkog imena — možda korisničkog imena — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unosite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

Kliknite Dalje za nastavak, a zatim naznačite želite li ograničiti pristup novom korisniku.

Kada QuickBooks prikaže drugi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, naznačite želite li ograničiti pristup i prava za korisnika. Ako želite ograničiti pristup i prava ( prava su jednostavno stvari koje korisnik može učiniti), odaberite radio gumb Odabrana područja QuickBooks.

Ako želite da korisnik može učiniti bilo što, odaberite radio gumb Sva područja QuickBooks. Ako naznačite da bi novi korisnik trebao imati pristup svim područjima QuickBooks-a, gotovi ste s postavljanjem korisničke lozinke. Možete preskočiti preostale korake.

Kliknite Dalje za nastavak, a zatim opišite pristup informacijama i zadacima o prodaji i potraživanjima.

Nakon što dovršite 4. korak, QuickBooks prikazuje treći dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa. Ovo je prvi od deset dijaloških okvira koji vas vode kroz intervju postavljajući detaljna pitanja o tome kakvu vrstu pristupa svaki korisnik treba imati određenom području.

Kliknite Sljedeće, a zatim opišite kupnje i prava na plaćanje.

Nakon što dovršite 5. korak klikom na Dalje, QuickBooks prikazuje četvrti dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, koji vam omogućuje da odredite koji pristup ima ovaj novi korisnik u područjima za kupnju i račune. Možete odabrati radio gumb Bez pristupa, Puni pristup ili Selektivni pristup i jedan od pomoćnih gumba Selektivni pristup.

Kliknite Dalje, a zatim opišite preostala korisnička prava i pristup.

Kada kliknete gumb Sljedeće prikazan na dnu svake verzije dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, QuickBooks prikazuje nekoliko drugih verzija dijaloškog okvira koje QuickBooks koristi za postavljanje upita o korisničkim pravima i pristupu.

Ograničavate prava u svakom od ovih drugih područja na isti način na koji to činite za područja prodaje i potraživanja te kupnje i obveze prema dobavljačima. Samo budite pažljivi dok prolazite i ograničite mogućnosti korisnika. Želite da korisnici imaju prava potrebna za obavljanje svog posla, ali ne želite im dati više prava nego što im je potrebno.

Navedite može li korisnik mijenjati ili brisati transakcije.

Nakon što prođete kroz otprilike pola tuceta verzija dijaloških okvira Postavljanje korisničke lozinke i Pristup koji postavljaju pitanja o određenim područjima računovodstva, QuickBooks prikazuje verziju Promjena ili brisanje transakcija dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa. Općenito, želite ograničiti mogućnosti korisnika za promjenu ili brisanje transakcija.

Kliknite Sljedeće, a zatim pregledajte svoje odluke o pravima.

Nakon što kliknete Dalje, QuickBooks prikazuje konačnu verziju dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa. Identificira korisnička prava koja ste dodijelili ili dopustili. Ovaj dijaloški okvir možete koristiti za pregled prava koja netko ima. Ako shvatite da ste pogrešno dodijelili prava, kliknite gumb Natrag da biste se vratili kroz dijaloške okvire do mjesta gdje ste pogriješili.

Nakon što završite s pregledom korisničkih prava i pristupa, kliknite Završi.

Od ovog trenutka nadalje, novi korisnik će moći koristiti QuickBooks; međutim, njegova ili njezina prava su ograničena na ono što ste naveli.