QuickBooks 2012 Enterprise Solutions u višekorisničkom okruženju

QuickBooks 2012 vam omogućuje postavljanje nekoliko lozinki za podatkovnu datoteku QuickBooks 2012. Ono što je stvarno zgodno u vezi s tim je da QuickBooks 2012 možete reći da ograniči određene korisnike i lozinke da rade samo određene stvari.

Vlasnik tvrtke, na primjer, može imati lozinku koja joj omogućuje bilo što. Ali novi računovodstveni službenik, na primjer, može imati lozinku koja mu omogućuje samo snimanje računa u sustav.

Ako će više osoba koristiti QuickBooks 2012, želite postaviti dodatne lozinke. Da biste to učinili u QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, slijedite ove korake:

Odaberite naredbu Tvrtka→Korisnici→Postavi korisnike i uloge.

QuickBooks 2012 prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika, kao što je prikazano na donjoj slici. Dijaloški okvir Korisnici i uloge identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i uloge koje QuickBooks može ispuniti kada koristi QuickBooks. Popis korisnika, koji se prikazuje na kartici Popis korisnika u dijaloškom okviru, također identificira tko je trenutno prijavljen na sustav.

Recite QuickBooks 2012 da želite dodati korisnika klikom na gumb Novo.

Kada kliknete ovaj gumb, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Novi korisnik, kao što je prikazano.

Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate lozinku morate dati korisničko ime. To možete učiniti tako da unesete kratko ime — možda ime korisnika — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unosite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

Identificirajte ulogu(e) korisnika.

Koristite okvir s popisom Dostupne uloge za odabir uloga (ili dužnosti) koje korisnik ispunjava. Zatim dodajte odabranu ulogu na korisnički popis dodijeljenih uloga klikom na gumb Dodaj. Sljedeća slika prikazuje korisnika Susan s računovođom navedenom kao dodijeljenom ulogom. Da biste uklonili ulogu od korisnika, odaberite ulogu s okvira s popisom Dodijeljene uloge, a zatim kliknite Ukloni.

(Izborno) Izmijenite uloge prema potrebi.

Možete fino podesiti uloge koje dodijelite, uz pomoć QuickBooksa. Da biste to učinili, odaberite karticu Uloge u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, a zatim kliknite ulogu koju želite promijeniti i gumb Uredi.

Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Uredi ulogu (pogledajte donju ilustraciju), odaberite računovodstvenu aktivnost ili područje s popisa Područje i aktivnosti, a zatim upotrijebite gumbe Razina pristupa području da odredite što korisnik s odabranom ulogom može učiniti.

Možete označiti da korisnik ne bi trebao imati pristup odabirom Nema, Potpuni ili Djelomičan pristup putem odgovarajućeg radio gumba. Ako bi korisnik trebao imati djelomični pristup, odabirete gumb Djelomično, a zatim označite ili poništite odgovarajuće okvire Kreiraj, Izmijeni, Izbriši, Ispiši i Prikaži stanje. Kliknite U redu za spremanje svih promjena uloga i povratak u dijaloški okvir Korisnici i uloge.

Kao opće pravilo, kada su u pitanju računovodstvene kontrole, želite osigurati minimalnu količinu pristupa. Ako netko ne treba pristup datoteci podataka QuickBooks za svakodnevne dužnosti, trebate odabrati gumb Ništa.

Što više mogućnosti date da se bavite svojim računovodstvenim sustavom, to je veći rizik da netko može unijeti pogreške u sustav i lakše ćete učiniti da netko ukrade od vas.

(Neobavezno) Pregledajte svoja korisnička dopuštenja.

Nakon što postavite korisnika, trebali biste (samo da budete oprezni) pregledati dopuštenja koja ste dali korisniku. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis korisnika u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja.

Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Dozvole za prikaz, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaži. Sljedeća ilustracija prikazuje prozor Dozvole za prikaz, koji prikazuje vrlo detaljan popis onoga što korisnik može, a što ne može učiniti.