QuickBooks 2008 za LuckyTemplates Cheat Sheet

Vaša poslovna imovina može uključivati ​​vašu sposobnost rada s računovodstvenim softverom QuickBooks. Ovaj praktični Cheat Sheet pomaže vam da izgradite svoje knjigovodstveno znanje - od upravljanja datotekama s podacima do pripreme platnog spiska, sastavljanja popisa stavki do praćenja narudžbenica uz QuickBooks 2008.

Kako postaviti datum zatvaranja i lozinku u QuickBooks

QuickBooks od vas ne zahtijeva niti vam čak dopušta da “zatvorite” mjesece i godine, kao što su to činili stari ručni računovodstveni sustavi. (Kada ste "zatvorili" staro obračunsko razdoblje, zapravo ste nulirali račune prihoda i rashoda i prenijeli neto iznos na vlasničke račune kapitala.)

Međutim, QuickBooks vam dopušta korištenje datuma zatvaranja i lozinke. Datum zatvaranja na neki način sprječava nekoga da unese transakcije prije navedenog datuma. Ako, na primjer, postavite zaporku za zatvaranje, netko mora dati tu lozinku prije ulaska u transakciju ili promjene transakcije datuma prije datuma zatvaranja. Ako ne postavite zaporku za zatvaranje, netko tko pokušava unijeti ili promijeniti transakciju s datumom prije datuma zatvaranja će biti upozoren, ali on ili ona i dalje može stvoriti ili promijeniti unos.

Da biste postavili datum zatvaranja, odaberite Uredi→Postavke, kliknite ikonu Računovodstvo, kliknite karticu Postavke tvrtke, a zatim unesite datum zatvaranja (vjerojatno kraj posljednje završene godine) u okvir Datum do kojeg su knjige zatvorene. Da biste koristili zaporku za zatvaranje, kliknite gumb Postavi lozinku i upotrijebite dijaloški okvir koji QuickBooks prikazuje da biste stvorili zaporku za zatvaranje.

Priprema za obračun plaća uz QuickBooks 2008

Ako želite koristiti jednu od opcija QuickBooks Payroll usluge jer želite uštedjeti novac, ne bojite se malo papirologije ili možda želite dodatnu fleksibilnost koja dolazi kad to radite sami, morate se prijaviti za odgovarajući okus usluge.

Da biste postavili opciju usluge obračuna plaća, pripremite se za skok na Internet. Prati ove korake:

U QuickBooks odaberite Zaposlenici→ Plaće→ Naručite uslugu obračuna plaća.

QuickBooks se povezuje s internetom i prikazuje prvu stranicu web-obrasca s više stranica koji vam omogućuje da se prijavite i postavite QuickBooks Payroll uslugu.

Slijedite upute na zaslonu.

Napomena: Postavljanje usluge QuickBooks Payroll zahtijeva da imate točne podatke o plaćama od godine do datuma za sve svoje zaposlenike, kao i podatke o stopi poreza po odbitku. Željet ćete prikupiti sve ove informacije prije nego što počnete. Proces postavljanja obračuna plaća — pod pretpostavkom da imate informacije pri ruci i da imate samo nekoliko zaposlenika — ne bi trebao trajati više od pola sata.

Rasporedite svoju platnu listu.

Nakon što se prijavite za (i neizravno postavite) QuickBooks Payroll uslugu, morate zakazati svoje nadolazeće aktivnosti obračuna plaća. Da biste to učinili, odaberite naredbu Zaposlenici →Dodaj ili Uredi rasporede plaća.

Kada QuickBooks prikaže prozor s popisom rasporeda plaća, kliknite gumb Raspored plaća, a zatim Novo. Kada to zatraži QuickBooks, opišite platni spisak koji zakazujete. Na primjer, ako postavljate tjedni obračun plaća, nazovite platni spisak nešto poput platne liste za petak. Nadalje, opišite učestalost kao tjedno, dvotjedno, polumjesečno i tako dalje.

Opišite svoje zaposlenike.

Morate opisati svakog od svojih zaposlenika, te morate identificirati kojem rasporedu plaća pripadaju. Odaberite Zaposlenici→Centar za zaposlenike. Kliknite gumb Novi zaposlenik. Zatim upotrijebite kartice prozora koji QuickBooks prikazuje da navedete ime zaposlenika, adresu, broj socijalnog osiguranja i tako dalje. Imajte na umu da koristite karticu Plaće i naknade da biste odredili plaću ili plaću zaposlenika i da biste zaposlenika dodijelili planiranom platnom spisku.

Deaktiviranje stavki popisa u QuickBooks 2008

Jedna od zgodnih značajki QuickBooks-a je da vam omogućuje da pojednostavite svoje popise skrivanjem stavki koje više nisu aktivne, uključujući one za koje očekujete da će kasnije biti ponovno aktivne. Ako imate sezonske zaposlenike, možete ih sakriti s popisa zaposlenika u doba godine kada ne rade. Ili ako prodajete prigodne privjeske za ključeve samo svakih pet godina, možete ih spriječiti da ne zatrpaju vaš popis artikala u izvanrednim godinama. Također možete deaktivirati kupce i dobavljače s njihovih popisa.

Da biste deaktivirali nešto s popisa, sve što trebate učiniti je otvoriti popis i dvaput kliknuti na stavku. Kada QuickBooks otvori stavku, zaposlenika, kupca ili dobavljača koje želite deaktivirati, potvrdite okvir Stavka je neaktivna. (Naziv potvrdnog okvira se mijenja, ovisno o tome što pokušavate deaktivirati.) Zatim kliknite U redu. QuickBooks skriva ovog člana s vašeg popisa. Sljedeći put kada prikažete popis, pojavit će se okvir Uključi neaktivno.

Da biste vidjeli i uredili skrivene članove svog popisa, samo kliknite okvir Uključi neaktivne. Svi neaktivni članovi pojavljuju se s ikonama X pored njih. Ako želite ponovno aktivirati člana, sve što trebate učiniti je kliknuti na ikonu X i član se ponovno aktivira.

QuickBooks prati narudžbe

Narudžbenice QuickBooks možete izraditi čak i ako naručujete robu telefonom ili putem World Wide Weba — to jest, kad god ne zatražite robu u pisanom obliku. Ispunjavanjem narudžbenica možete odrediti koje artikle imate na narudžbi i kada će artikli stići. Sve što trebate učiniti je pitati QuickBooks: "Što je naručeno i kada dolazi?" Nikada više nećete morati razbijati glavu da biste se sjetili jeste li naručili te mamice i doohickey.

A kad račun stigne, već ćete ga imati naveden na obrascu narudžbenice. Nakon što ste napisali sve stavke na narudžbenici, ne morate ispunjavati karticu Stavke na čeku kada plaćate račun. Ili, ako račune plaćate metodom plaćanja računa, ne morate ispunjavati karticu Stavke u prozoru Unos računa. Kada artikli stignu, sve što trebate učiniti je obavijestiti QuickBooks; predmeti se odmah dodaju na popis inventara.

Koristite narudžbenice za artikle koje naručujete — to jest za artikle koje ćete primiti i platiti u budućnosti. Ako kupujete artikle na šalteru ili primate artikle koje niste naručili, očito vam nije potrebna narudžbenica. Ono što trebate učiniti je samo platiti račun i inventarizirati artikle koje ste upravo kupili.