Pratite debitne, bankomate i kreditne kartice klijenata u QuickBooks 2019

Debitne i bankomatne kartice, kad već prijeđete na to, uopće nisu kreditne kartice. Korištenje debitne kartice ili kartice bankomata sličnije je pisanju čeka nego bilo čemu drugom. Međutim, umjesto podizanja novca ispisivanjem čeka, novac podižete debitnom karticom.

Iako transakcija debitnom karticom ponekad izgleda (barem vašim prijateljima i trgovcima s kojima kupujete) kao transakcija kreditnom karticom, prema transakciji debitnom karticom trebali biste postupati kao s čekom. Ukratko, evo što trebate učiniti:

• Kada nešto teretite s debitne kartice, zabilježite transakciju kao što bilježite redoviti ček. Možda ćete htjeti unijeti broj transakcije kao broj čeka ili u redak dopis kako biste mogli pratiti transakciju.
• Kada podižete gotovinu debitnom karticom, zabilježite transakciju kao redovno podizanje novca (ili prijenos na novčani račun), kao da ste u banku otišli s listom za podizanje.
• Kada uplatite depozit putem bankomata pomoću debitne kartice, zabilježite transakciju kao što bilježite uobičajeni depozit.

Što je s kreditnim karticama kupaca?

Ako to već ne znate, iako vam vaši klijenti vjerojatno vole plaćati kreditnim karticama, kreditne kartice korisnika stvaraju vam glavobolju. Razlog je taj što vaša komercijalna banka ili procesor kreditnih kartica objedinjuje troškove kreditnih kartica klijenata i zatim - možda na dnevnoj bazi ili možda svakih nekoliko dana - polaže veliki snop gotovine na vaš bankovni račun. Gotovina predstavlja zbroj nedavnih terećenja kreditne kartice umanjen za naknadu.

Sve ovo zvuči dovoljno bezazleno, ali evo primjera kako to funkcionira. Kupci A, B i C dolaze u ponedjeljak i troše 5, 10 i 15 dolara. Zatim, u utorak, dolaze kupci D, E i F i troše 10, 50 i 30 dolara. U srijedu ne prodajete ništa nekome tko koristi kreditnu karticu, ali vidite polog od 105 USD na svom bankovnom računu od strane izdavatelja kreditne kartice.

Problem je u tome što gledate transakcije kreditnim karticama u posljednja dva dana i znate da one ukupno iznose 120 USD jer ste to ukupno prodali kupcima A, B, C, D, E i F. Dakle, što je sa 105 dolara? Je li nedostajućih 15 USD naknada za uslugu? Oh, ne, čekaj. Možda je kupac A nazvao tvrtku svoje kreditne kartice i blokirao prvu naplatu od 5 dolara. Ili je to možda bio kupac B?

Ako prihvatite kreditnu karticu, znate kako to funkcionira, zar ne? To je kraljevska glavobolja.

Mislim da vjerojatno imate dva razumna pristupa za rješavanje ovog ludila:

• Način dobrog računovođe: možete bilježiti plaćanja klijentima kreditnom karticom na uobičajen način — na način koji QuickBooks očekuje. The Good Accountant's Way proizvodi lijepe, točne zapise, ali po cijenu ogromnih knjigovodstvenih problema. Zanima vas više informacija? Sjajno! Koristite naredbu QuickBooks Help za pretraživanje QuickBooks online pomoći za temu bilježenja plaćanja kreditnom karticom.
• Način lošeg računovođe: možete samo zabilježiti transakcije potvrda o prodaji kada izdavatelj kreditne kartice deponira neto iznose troškova na vaš bankovni račun. Drugim riječima, koristeći primjere brojeva danih u prethodnom odlomku, umjesto da bilježite pojedinačne transakcije za kupce A, B, C, D, E i F kada dođe do prodaje, možete zabilježiti transakciju od 105 USD kada tvrtka kreditne kartice položi depozit 105 USD na vaš bankovni račun. Ako znate trošak usluge izdavatelja kreditne kartice, možete i to zabilježiti pomoću upisa u dnevnik. (Vjerojatno ćete htjeti zamoliti svog računovođu za pomoć u vezi s tim.)

Trebao bih ti još nešto reći. Način lošeg računovođe vjerojatno nije opravdan osim ako se nalazite u situaciji velike količine - kao što je maloprodaja - i kada koristite sustav periodičnog popisa zaliha ili kada ne prodajete zalihe. Ako imate samo nekoliko transakcija kreditnom karticom — recimo, jednu svakih nekoliko dana — ili ako pokušavate koristiti sustav trajnog popisa, trebali biste koristiti način dobrog računovođe.