Praćenje plaćanja kupaca u QuickBooks 2003

Ako vam vaši kupci ne plaćaju uvijek unaprijed za svoje kupnje, morate zabilježiti drugu vrstu plaćanja — ona koja klijenti vrše kako bi otplatili ili platili ono što ste im fakturirali. Za evidentiranje plaćanja, naravno, morate prvo zabilježiti račune za kupca. Ako izdajete kreditne zapise koje klijenti mogu koristiti za smanjenje iznosa koje duguju, također morate prvo zabilježiti kreditne zapise za kupca. Ostalo je lako.

Za pristup mnoštvu podataka o klijentima na jednoj stranici, odaberite Kupci –> Centar za korisnike. Pojavljuje se Centar za korisnike s popisom nepodmirenih dugova, nenaplaćenog vremena i troškova te kupaca prema profitabilnosti.

Za prikaz prozora za primanje uplata jednostavno odaberite Kupci –> Primite uplate. Ili odaberite Kupci s popisa Navigatori, a zatim kliknite ikonu Primi uplate. Zatim opišite plaćanje kupca i plaćene račune. Za krvave pojedinosti pročitajte sljedeće korake:

1. Odaberite Kupci –> Primite uplate.

Pojavljuje se prozor za primanje uplata.

2. Identificirajte kupca i, ako je potrebno, posao.

Aktivirajte padajući popis Kupac:Posao i kliknite na kupca ili posao. QuickBooks navodi otvorene ili neplaćene fakture za kupca u velikom popisnom okviru Nepodmirene fakture/Troškovi izvoda na dnu prozora.

3. Navedite datum plaćanja.

Pritisnite Tab za pomicanje pokazivača na tekstni okvir Datum i upišite točan datum u MM/DD/YY formatu.

4. Unesite iznos uplate.

Pomaknite pokazivač na redak Iznos i upišite iznos plaćanja kupca.

5. (Neobavezno) Navedite način plaćanja.

Aktivirajte Pmt. Padajući popis Način i odaberite način plaćanja.

6. (Neobavezno) Dajte broj čeka.

Pomaknite pokazivač na redak Ref./Check No. Zatim upišete broj čeka s čeka kupca. Trebate li dovršiti ovaj korak? Naw. Ali ovaj dio informacija može biti koristan ako vi ili kupac kasnije imate pitanja o tome koji su čekovi plaćeni za koje fakture.

7. (Izborno) Dodajte opis bilješke.

Upotrijebite opis dopisa za pohranjivanje nekih informacija koje će vam na neki način pomoći. Imajte na umu da se ovo polje ispisuje na Izjavi kupca.

8. Odlučite kako želite postupati s plaćanjem.

Gumbi s opcijama u donjem lijevom kutu prozora trebali bi izgledati pomalo poznato jer se pojavljuju i u prozoru Unesi račune o prodaji. Ove opcije vam omogućuju da odredite hoćete li uplatu grupirati s drugim nepoloženim sredstvima ili ga deponirati izravno na račun.

9. Ako kupac ima nepodmirene kredite, odlučite hoćete li ih primijeniti u ovom plaćanju.

QuickBooks zbraja iznose bilo kojeg od postojećih kredita korisnika. To može biti bilo što, od preplate na prethodnoj fakturi do povrata kredita ili bilo čega drugog.

Ako želite primijeniti odobrenje na određenu otvorenu fakturu, odaberite fakturu, a zatim kliknite gumb Postavi kredite. Kada QuickBooks prikaže karticu Kredit u dijaloškom okviru Popusti i krediti, kliknite knjižno odobrenje koje želite primijeniti.

10. Identificirajte koje otvorene fakture kupac plaća.

Sve dok ste odabrali opciju Automatski primijeni plaćanja, QuickBooks automatski primjenjuje plaćanje na otvorene fakture, počevši od najstarije otvorene fakture. Ovu aplikaciju možete promijeniti unosom iznosa u stupac Plaćanje. Jednostavno kliknite iznos plaćanja otvorene fakture i unesite točan iznos.

Možete ostaviti dio plaćanja neprimijenjen, ako želite. Također možete kreirati knjižno odobrenje za neprimijenjeni dio plaćanja klijenta klikom na gumb Ispis kreditnog zapisa.

Ako želite primijeniti plaćanje korisnika na najstarije otvorene fakture, kliknite gumb Automatska primjena. Ako želite poništiti primjenu plaćanja koja ste već primijenili na otvorene fakture, kliknite gumb Izbriši odabir. Izbriši odabir i Automatska primjena isti su gumb. QuickBooks mijenja naziv gumba ovisno o tome jeste li već primijenili plaćanja.

11. Po potrebi prilagodite popuste za ranu uplatu.

Ako nudite uvjete plaćanja koji uključuju popust na rano plaćanje, QuickBooks smanjuje izvorni iznos otvorene fakture (prikazano u stupcu Orig. Amt.) za popust prijevremenog plaćanja koji navedete za izračunavanje prilagođenog iznosa duga (prikazano u stupcu Amt. Due) ).

Da biste odredili popust, odaberite otvorenu fakturu koja ima popust na prijevremeno plaćanje koji želite promijeniti. Zatim kliknite gumb Informacije o popustu. Uz malo ili nimalo oklijevanja, pojavljuje se kartica Popusti u dijaloškom okviru Popusti i krediti. U tekstni okvir Iznos popusta upišite iznos popusta u dolarima. Zatim odredite račun rashoda koji želite koristiti za praćenje popusta na ranu uplatu aktiviranjem padajućeg popisa Račun popusta i odabirom jednog od računa. (Rashod kamata je vjerojatno dobar račun za korištenje, osim ako ne želite postaviti poseban račun troškova ranih popusta koji se zove nešto poput Discount Expense ili Discounts Given. Uostalom, popusti za rano plaćanje iznose kamate.)

Kada završite, kliknite U redu za povratak na prozor za primanje uplata.

12. Zabilježite podatke o plaćanju korisnika.

Nakon što utvrdite koje fakture kupac plaća – neprimijenjeni iznos bi se vjerojatno trebao prikazati kao nula – spremni ste za snimanje podataka o plaćanju korisnika. To možete učiniti klikom na Spremi i novo ili Spremi i zatvori. QuickBooks sprema uplatu korisnika prikazanu na zaslonu. Ako kliknete Spremi i novo, QuickBooks tada prikazuje prazan prozor za primanje uplata tako da možete unijeti drugu uplatu.

Možete se vratiti na plaćanja kupaca koja ste ranije zabilježili klikom na gumb Prethodno.