Planirajte svoj novi sustav QuickBooks 2012

Ako razumijete nekoliko velikih stavki – što računovodstvo radi i što računovodstveni sustavi – od samog početka, otkrit ćete da proces postavljanja QuickBooks 2012 ima puno više smisla.

Što računovodstvo radi

Razmislite o tome što računovodstvo radi. Ljudi se mogu svađati oko malih detalja, ali većina će se složiti da računovodstvo čini sljedeće četiri važne stvari:

• Mjeri dobitke i gubitke

• Izvješća o financijskom stanju poduzeća (njezina imovina, obveze i neto vrijednost)

• Pruža detaljne zapise o imovini, obvezama i računima vlasničkog kapitala

• Pruža financijske informacije dionicima, posebno menadžmentu

Što rade računovodstveni sustavi

Sada ukratko pogledajte što računovodstveni sustavi - ili barem ono što računovodstveni sustavi malih poduzeća - obično rade:

• Izraditi financijske izvještaje, uključujući račune dobiti i gubitka, bilance i druga računovodstvena izvješća.

• Generirajte poslovne obrasce, uključujući čekove, plaće, fakture, izjave kupaca i tako dalje.

• Vodite detaljnu evidenciju o ključnim računima, uključujući gotovinu, potraživanja (iznosi koje kupci duguju tvrtki), obveze prema dobavljačima (iznosi koje tvrtka duguje svojim dobavljačima), stavke zaliha, dugotrajnu imovinu itd.

• Obavljati specijalizirane funkcije upravljanja informacijama. Na primjer, u izdavačkoj industriji izdavači knjiga često autorima plaćaju honorare. Stoga je računovodstvo tantijema zadatak koji računovodstveni sustavi izdavača knjiga obično moraju obavljati.

Što QuickBooks 2012 radi

U redu, nakon što shvatite što računovodstvo radi i što računovodstveni sustavi obično rade, možete s određenom perspektivom vidjeti što QuickBooks radi:

• Izrađuje financijska izvješća

• Generira mnoge uobičajene poslovne obrasce, uključujući čekove, plaće, fakture kupaca, izjave kupaca, kreditne zapise i narudžbenice

• Čuva detaljnu evidenciju nekoliko ključnih računa: gotovinu, potraživanja, dugove i zalihe u jednostavnim postavkama

QuickBooks radi tri od četiri stvari koje biste očekivali od računovodstvenog sustava. QuickBooks ne nudi specijalizirane računovodstvene stvari. Na primjer, QuickBooks ne vodi računovodstvo tantijema.

Što QuickBooks 2012 ne radi

Dakle, QuickBooks radi tri od četiri stvari koje računovodstveni sustavi rade, ali ne radi sve. QuickBooks je često nepotpuno računovodstveno rješenje. Stoga budite oprezni u postavljanju svojih očekivanja. Također, obično morate pronaći rješenja za neke od svojih posebnih računovodstvenih zahtjeva.

QuickBooks korisnicima i tvrtkama daje veliku fleksibilnost. Dakle, vraćajući se na prethodni primjer, izdavač knjige može učiniti mnogo od onoga što treba učiniti za računovodstvo tantijema u QuickBooks. Ovaj računovodstveni posao jednostavno zahtijeva određenu količinu petljanja dok tvrtka postavlja QuickBooks.

Međutim, QuickBooks (ili barem najpopularnije verzije QuickBooks) pati od nekoliko značajnih slabosti:

• QuickBooks Pro ne nudi dobar način za rukovanje proizvodnjom zaliha. Međutim, QuickBooks Premier i QuickBooks Enterprise Solutions podržavaju jednostavno računovodstvo proizvodnje. (Ove verzije QuickBooksa pomažu vam da objasnite proces pretvaranja sirovina u gotovu robu.)

• Samo QuickBooks Enterprise Solutions rješava situaciju pohranjivanja inventara na više lokacija. Drugim riječima, QuickBooks Pro i QuickBooks Premier jednostavno pokazuju, na primjer, da imate 3000 widgeta. Ne dopušta vam da pratite činjenicu da imate 1000 widgeta u skladištu, 500 widgeta u trgovini A i 1500 widgeta u trgovini B.

Unatoč činjenici da QuickBooks može biti nepotpuno rješenje i možda neće upravljati inventarom na način na koji želite ili trebate, QuickBooks je i dalje vrlo dobro rješenje. Ono što QuickBooks radi, radi vrlo dobro. Uzmite u obzir činjenicu da će QuickBooks postojati još dugo, dugo vremena.

Daleko je vjerojatnije da će računski softverski proizvod sa 600 korisnika, na primjer, biti ukinut, a ne proizvod kao što je QuickBooks, koji ima 4.000.000 kupaca.