Osnove sigurnosnog kopiranja datoteke podataka QuickBooks 2012

Kritično važan zadatak koji vi ili neki suradnik morate dovršiti je sigurnosna kopija datoteke podataka QuickBooks 2012. Doslovno, datoteka podataka QuickBooks opisuje financijske poslove vašeg poduzeća. Apsolutno ne želite izgubiti podatkovnu datoteku.

Gubitak podatkovne datoteke, na primjer, može značiti da ne znate koliko novca imate, da ne znate zarađujete li ili gubite novac i da nećete moći lako ili točno pripremiti svoj godišnji povrat poreza.

Srećom, sigurnosno kopiranje QuickBooks podatkovne datoteke prilično je jednostavno. Morate izvršiti samo tri koraka:

Odaberite naredbu File→Create Copy.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju koji nudi tri opcije: opciju za spremanje sigurnosne kopije vaše QuickBooks datoteke, opciju za stvaranje prijenosne datoteke tvrtke i opciju za stvaranje kopije računovođe.

Želite spremiti sigurnosnu kopiju, pa kliknite gumb za opciju Sigurnosna kopija. Zatim kliknite Dalje za nastavak.

Kada kopirate QuickBooks datoteku, možete stvoriti potpunu sigurnosnu kopiju ili prijenosnu datoteku tvrtke. Prijenosna datoteka tvrtke manja je od datoteke sigurnosne kopije, pa je prikladnija za kretanje.

Na primjer, možete lakše poslati e-poštom prijenosnu datoteku tvrtke. Problem s prijenosnim datotekama tvrtke je sljedeći: QuickBooks mora naporno raditi kako bi smanjio prijenosnu datoteku tvrtke na malu veličinu. QuickBooks također mora obaviti više posla kako bi kasnije poništio datoteku kada želite s njom raditi.

Nakon što kliknete Dalje, pojavljuje se dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju, prikazan na donjoj slici.

Možete jednostavno otići izravno na dijaloški okvir Spremi kopiju ili Sigurnosnu kopiju prikazan ispod odabirom naredbe Datoteka→Stvori sigurnosnu kopiju.

Označite želite li spremiti svoju QuickBooks datoteku sigurnosne kopije u lokalnu tvrtku ili u izvanmjesni podatkovni centar QuickBooks.

Kliknite Lokalna sigurnosna kopija kako biste označili da želite pohraniti sigurnosnu kopiju svoje datoteke na tvrdi disk vašeg računala.

Kliknite gumb Opcije da biste odabrali mjesto sigurnosne kopije.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije, kao što je prikazano na donjoj slici.

Odredite u koju mapu ili mjesto na disku treba napraviti sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke.

Samo unesite naziv putanje izravno u okvir koji govori gdje želite spremiti svoje sigurnosne kopije.

(Izborno) Odaberite svoje sigurnosne opcije.

Također možete koristiti dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije prikazan gore da odredite kada bi vas QuickBooks trebao podsjetiti da napravite sigurnosnu kopiju i kako bi QuickBooks trebao sigurnosno kopirati:

Vremenske oznake: Za dodavanje datuma i vremena sigurnosne kopije imenu datoteke sigurnosne kopije, potvrdite okvir Dodaj datum i vrijeme sigurnosne kopije u naziv datoteke.

Ograničavanje sigurnosnih kopija: Da biste QuickBooksu rekli da bi se trebao riješiti starih sigurnosnih kopija, potvrdite okvir Ograniči broj sigurnosnih kopija u ovoj mapi, a zatim odredite koliko sigurnosnih kopija želite zadržati pomoću susjednog okvira za tekst.

Podsjetnici za sigurnosno kopiranje: potvrdite okvir Podsjeti me da napravim sigurnosnu kopiju kada zatvorim svoju kompanijsku datoteku i susjedni tekstni okvir da biste naveli da želite da vas se podsjeti da napravite sigurnosnu kopiju QuickBooks datoteke svaki put, svaki drugi put, svaki treći put i tako dalje, da zatvorite QuickBooks.

Provjera podataka: Upotrijebite tipke za provjeru da biste QuickBooks rekli da treba provjeriti integritet podataka kada stvara sigurnosnu kopiju vaših podataka. Označite gumb Potpuna provjera za najbolju i najsveobuhvatniju provjeru QuickBooksa.

Kliknite U redu kada završite s određivanjem mjesta i mogućnosti sigurnosne kopije, a zatim kliknite Dalje.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir koji vas pita kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Odlučite kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Obično želite napraviti sigurnosnu kopiju kada odaberete naredbu Spremi kopiju ili Sigurnosno kopiranje. Međutim, možete također reći QuickBooks da redovito planira sigurnosno kopiranje QuickBooks podatkovne datoteke prema nekoj pametnoj shemi.

Ako QuickBooks-u kažete da želite zakazati sigurnosne kopije, QuickBooks prikazuje nekoliko dijaloških okvira koje koristite za kreiranje novog rasporeda za sigurnosno kopiranje imenovanjem rasporeda i navođenjem dana i vremena kada bi sigurnosne kopije trebale biti zakazano.

Kliknite Završi da zatvorite dijaloški okvir Spremi kopiju ili Sigurnosnu kopiju.

Nakon što ste naveli kako bi operacija sigurnosnog kopiranja trebala funkcionirati, kliknite Završi. QuickBooks stvara sigurnosnu kopiju (ili stvara kopiju) trenutne datoteke tvrtke QuickBooks i pohranjuje tu novu kopiju datoteke na mjesto sigurnosne kopije.