Osnove sigurnosne kopije podatkovne datoteke QuickBooks 2014

Kritično važan zadatak koji vi ili neki suradnik morate dovršiti je sigurnosna kopija QuickBooks podatkovne datoteke. Nekoliko stavki pohranjenih na tvrdom disku vašeg računala zaslužuju isto toliko brige kao QuickBooks podatkovna datoteka. Doslovno, datoteka podataka QuickBooks opisuje financijske poslove vašeg poduzeća. Apsolutno ne želite izgubiti podatkovnu datoteku.

Gubitak podatkovne datoteke, na primjer, može značiti da ne znate koliko novca imate, da ne znate zarađujete li ili gubite novac i da nećete moći lako ili točno pripremiti svoj godišnji povrat poreza.

Srećom, sigurnosno kopiranje QuickBooks podatkovne datoteke prilično je jednostavno. Morate izvršiti samo devet koraka:

1Odaberite naredbu File→Create Copy.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju koji nudi tri opcije: opciju za spremanje sigurnosne kopije vaše QuickBooks datoteke, opciju za stvaranje prijenosne datoteke tvrtke i opciju za stvaranje kopije računovođe.

2Želite spremiti sigurnosnu kopiju, pa kliknite na gumb opcije Sigurnosna kopija; zatim kliknite Dalje za nastavak.

Kada kopirate QuickBooks datoteku, možete stvoriti potpunu sigurnosnu kopiju ili prijenosnu datoteku tvrtke. Prijenosna datoteka tvrtke manja je od datoteke sigurnosne kopije, pa je prikladnija za kretanje. Na primjer, možete lakše poslati e-poštom prijenosnu datoteku tvrtke.

Problem s prijenosnim datotekama tvrtke je sljedeći: QuickBooks mora naporno raditi kako bi smanjio prijenosnu datoteku tvrtke na malu veličinu. QuickBooks također mora obaviti više posla kako bi kasnije odvojio datoteku kada želite s njom raditi.

Nakon što kliknete Dalje, pojavljuje se dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju. Možete ići izravno na dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju odabirom naredbe Datoteka→ Kreiraj sigurnosnu kopiju.

3Označite želite li spremiti svoju QuickBooks sigurnosnu kopiju na računalo vaše tvrtke ili u podatkovni centar QuickBooks izvan mjesta.

Kliknite Lokalna sigurnosna kopija kako biste naznačili da želite pohraniti sigurnosnu kopiju svoje datoteke na tvrdi disk vašeg računala ili neki prijenosni uređaj za pohranu, kao što je flash pogon.

4Kliknite gumb Opcije za odabir sigurnosne kopije.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije.

5Odredite u koju mapu ili mjesto na disku treba napraviti sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke.

Samo unesite naziv putanje izravno u okvir koji govori gdje želite spremiti svoje sigurnosne kopije.

Ako ne znate kako unijeti naziv putanje, kliknite gumb Pregledaj. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Browse for Folder, upotrijebite njegov popis mapa da biste odabrali disk ili mapu koju želite koristiti za sigurnosne kopije QuickBooks.

6 (Izborno) Odaberite svoje sigurnosne opcije.

Također možete koristiti dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije da odredite kada bi vas QuickBooks trebao podsjetiti da napravite sigurnosnu kopiju i kako bi QuickBooks trebao sigurnosno kopirati:

Dodavanje vremenskih oznaka: Da biste dodali datum i vrijeme sigurnosne kopije u naziv datoteke sigurnosne kopije, potvrdite okvir Dodaj datum i vrijeme sigurnosne kopije u naziv datoteke.

Ograničavanje sigurnosnih kopija: Da biste rekli QuickBooksu da se riješi starih sigurnosnih kopija, potvrdite okvir Ograniči broj sigurnosnih kopija u ovoj mapi na X, a zatim odredite koliko sigurnosnih kopija želite zadržati pomoću susjednog okvira za tekst.

Postavljanje podsjetnika za sigurnosnu kopiju: Označite potvrdni okvir Podsjeti me da napravim sigurnosnu kopiju kada zatvorim datoteku svoje tvrtke svakih X puta i susjedni tekstualni okvir da biste naveli da želite da vas se podsjeti da napravite sigurnosnu kopiju QuickBooks datoteke kada zatvorite QuickBooks. Vaše opcije intervala uključuju svaki put, svaki drugi put, svaki treći put i tako dalje.

Omogućavanje provjere podataka: upotrijebite tipke za provjeru da biste QuickBooks rekli da treba provjeriti integritet podataka kada stvara sigurnosnu kopiju vaših podataka. Odaberite radio gumb Potpuna provjera za najbolju i najopsežniju provjeru QuickBooksa.

Alternativno, ako ste netko tko nema vremena za dodatnih nekoliko sekundi dvostruke provjere koliko je potrebno za provjeru podataka, svakako odaberite radio gumb Brža provjera. Još bolje, potpuno bacite oprez u vjetar — oprez je ionako za bebe — i odaberite radio gumb Bez provjere.

7 Kliknite U redu kada završite s određivanjem mjesta i mogućnosti sigurnosne kopije, a zatim kliknite Sljedeće.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir (nije prikazan) koji vas pita kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

8Odredite kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Obično želite napraviti sigurnosnu kopiju kada odaberete naredbu Spremi kopiju ili Sigurnosno kopiranje. U tom slučaju, kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju koji postavlja pitanje "kada", kliknite gumb Spremi odmah.

Međutim, možete također reći QuickBooks-u da redovito planira sigurnosno kopiranje QuickBooks podatkovne datoteke prema nekoj pametnoj shemi tako što ćete – kada QuickBooks postavi pitanje “kada” – kliknuti na gumbe Spremi sada i Zakaži buduće sigurnosne kopije ili klikom na Samo zakaži budućnost Gumb za sigurnosne kopije.

Ako QuickBooks-u kažete da želite zakazati sigurnosno kopiranje, QuickBooks prikazuje nekoliko dijaloških okvira koje koristite za kreiranje novog rasporeda sigurnosnog kopiranja imenovanjem rasporeda i postavljanjem dana i vremena kada bi sigurnosne kopije trebale biti zakazano.

9 Kliknite Završi za zatvaranje dijaloškog okvira Spremi kopiju ili Sigurnosnu kopiju.

Nakon što ste naveli kako bi operacija sigurnosnog kopiranja trebala funkcionirati, kliknite Završi. QuickBooks stvara sigurnosnu kopiju (ili stvara kopiju) trenutne datoteke tvrtke QuickBooks i pohranjuje tu novu kopiju datoteke na mjesto sigurnosne kopije.