Osnove čišćenja vaše datoteke tvrtke QuickBooks

Kada shvatite što je arhiviranje u QuickBooks-u, proces je prilično jednostavan. Da biste sažeti datoteku tvrtke QuickBooks, slijedite ove korake:

Odaberite naredbu File → Utilities → Condense Data.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Condense Data.

Odaberite radio gumb Transakcije prije određenog datuma.

Ova opcija govori QuickBooks-u da želite učiniti dvije stvari: stvoriti arhivsku kopiju QuickBooks podatkovne datoteke i smanjiti radnu datoteku tvrtke tako da ne bude tako velika. QuickBooks smanjuje veličinu radne verzije datoteke s podacima tvrtke uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija ako u koraku 3 odaberete uklanjanje transakcija.

Navedite datum Ukloni transakcije prije.

Da biste odredili datum prije kojeg treba ukloniti zatvorene transakcije, unesite datum u okvir datuma. Ako, na primjer, želite sažeti datoteku uklanjanjem transakcija 31. prosinca 2016. ili prije, u okvir datuma unesite 1.1.2017 . Međutim, ne morate se osjećati kompulzivno oko uklanjanja gomile zatvorenih transakcija. Zatvorene transakcije uklanjate samo ako datoteka vaše tvrtke QuickBooks postaje prevelika. Možete jednostavno raditi s datotekom tvrtke QuickBooks koja ima 25 MB, 50 MB ili čak 100 MB (megabajta).

Iako tipično sažimate QuickBooks datoteku uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija, naredba Condense također stvara datoteke bez transakcija i datoteke samo s određenim rasponom podataka transakcija. Za izradu datoteke koja sadrži popise i postavke, ali ne i transakcije, odaberite radio gumb Sve transakcije.

Usput, možete koristiti opciju Sve transakcije za izradu gotovo prazne datoteke koju biste mogli ponovno koristiti (kao što je za obuku). Da biste stvorili QuickBooks datoteku koja sadrži određeni raspon transakcija, odaberite radio gumb Transakcije izvan datumskog raspona i zatim u okvire Prije i Poslije unesite datume koji zatvaraju raspon.

Kliknite Sljedeće kada završite s određivanjem transakcija koje QuickBooks treba ukloniti.

QuickBooks prikazuje drugi dijaloški okvir Condense Data.

Navedite kako bi se transakcije trebale sažeti.

Ako želite sažeti povijesne transakcije, QuickBooks koristi drugi dijaloški okvir Condense Data kako bi pitao kako bi trebao sažeti povijesne podatke: s jednim sažetim unosom u dnevnik, s mjesečnim sažetim unosima dnevnika ili bez sažetka uopće. Odaberite radio gumb koji odgovara pristupu sažimanja koji želite. (Obično koristite drugu navedenu opciju — da QuickBooks kreira mjesečne sažete unose u dnevnik — tako da još uvijek možete generirati smislena usporedna mjesečna izvješća.)

Kliknite Sljedeće kada završite s navođenjem kako QuickBooks treba sažeti transakcije.

QuickBooks prikazuje treći dijaloški okvir Condense Data.

Navedite kako se transakcije zaliha trebaju sažimati i kliknite Dalje.

Ako vaša QuickBooks datoteka uključuje transakcije zaliha, QuickBooks preporučuje da uklonite stare transakcije zaliha. Kada QuickBooks prikaže treći dijaloški okvir Sažimanje podataka, možete reći QuickBooks da učini upravo to odabirom radio gumba Sažmi transakcije zaliha (preporučeno). (Ako ne želite ukloniti stare transakcije, odaberite radio gumb Zadrži pojedinosti transakcije zaliha.)
Kada kliknete Dalje, nastavljate do četvrtog dijaloškog okvira Sažimanje podataka koji pita koje transakcije treba smatrati zatvorenim.

Navedite koje transakcije treba ukloniti i kliknite Dalje.

QuickBooks traži nešto više informacija o tome što točno čini zatvorenu ili staru transakciju koju treba ukloniti. Označavate potvrdne okvire kako biste naznačili trebaju li se transakcije prije datuma uklanjanja ukloniti čak i ako nisu izbrisane, označene za ispis, označene kao za slanje i tako dalje.
Kada kliknete Dalje, prelazite na peti dijaloški okvir Condense Data.

Navedite čišćenje popisa koje bi se trebalo dogoditi i kliknite Dalje.

Upotrijebite peti dijaloški okvir Condense Data da kažete QuickBooks-u da osim uklanjanja starih zatvorenih transakcija, treba očistiti neke od popisa. Možete odabrati potvrdne okvire koji QuickBooks govore da ukloni neiskorištene račune, neiskorištene kupce, neiskorištene dobavljače i tako dalje. Čišćenjem popisa uklanjanjem neiskorištenih stavki popisa, ne samo da smanjujete veličinu datoteke tvrtke, već i ljudima olakšavate rad s popisom.

Kada kliknete Dalje, QuickBooks prikazuje šesti dijaloški okvir Condense Data. Dijaloški okvir vam govori da proces arhiviranja počinje tako što QuickBooks napravi kopiju datoteke s podacima i da operacija kondenzacije može potrajati nekoliko minuta ili čak nekoliko sati da se završi.

Kliknite Pokreni kondenzaciju.

QuickBooks započinje proces sažimanja podatkovne datoteke.

Sigurnosno kopirajte podatkovnu datoteku kada se to od vas zatraži.

Na početku procesa kondenzacije, QuickBooks od vas traži da napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks. Izrada sigurnosne kopije datoteke tvrtke QuickBooks kao dio operacije kondenzacije funkcionira isto kao sigurnosna kopija datoteke tvrtke QuickBooks u bilo koje drugo vrijeme.

Nakon što napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju datoteke tvrtke, a zatim čisti radnu verziju datoteke tvrtke prema vašim uputama. Opet, kao što je navedeno u ranijim koracima, proces čišćenja može potrajati samo nekoliko minuta, ili može potrajati nekoliko sati ako je vaša datoteka vrlo velika.