Održavanje dobrih računovodstvenih kontrola u QuickBooks 2012

Kada u svoj QuickBooks 2012 uvedete više korisnika računovodstvenog sustava, povećavate potrebu za računovodstvenim kontrolama. Pristupom računovodstvenom sustavu korisnici mogu ili nehotice unijeti greške u računovodstveni sustav ili, nažalost, neki korisnici mogu namjerno prevariti tvrtku.

Iz ovih razloga, neke od tehnika QuickBooks računovodstvene kontrole kako bi se smanjile nenamjerne pogreške i smanjila mogućnost krađe:

• Redovito uspoređujte fizičke zalihe s evidencijama računovodstva zaliha. Zaliha se, nažalost, smanjuje. Ljudi — ponekad zaposlenici, ali često pseudo-kupci poput krađa u trgovinama — ukrast će zalihe.

  Stoga, jedna od stvari koje trebate učiniti kako biste smanjili gubitke na zalihama i održavali točne računovodstvene evidencije je redovito uspoređivati ​​fizička brojanja vašeg zaliha s onim što pokazuju vaše računovodstvene evidencije.

  Mala trgovina, na primjer, možda će htjeti usporediti zalihe duhana na dnevnoj bazi, zalihe piva i vina na tjednoj bazi i sve ostale artikle zaliha namirnica na mjesečnoj ili godišnjoj razini. Ovaj pristup čestom prebrojavanju najvrednijih i najlakših za krađu predmeta postiže dvije stvari:

  • Smanjenje zaliha se brzo prepoznaje.

  • Vlasnik tvrtke može minimizirati smanjenje zaliha identificiranjem vrste inventara koji se najčešće krade ili čak kada se inventar najčešće krade.

• Uskladiti bankovne račune. Jedna stvar koju bi vlasnici poduzeća trebali učiniti je uskladiti svoje bankovne račune. Često dolazi do krađe zaposlenika od strane računovodstvenog osoblja dok zaposlenici shvate kako napisati čekove na bankovni račun tvrtke koje vlasnik ne vidi. Jedan siguran način da pronađete fiktivnu i lažnu transakciju je da vlasnik uskladi bankovni izvod.

  Ako vlasnik uskladi bankovni izvod, može usporediti računovodstvo banke za račun s računovodstvenim zapisima tvrtke QuickBooks. Bilo koja očita odstupanja mogu se popraviti — što znači da su računovodstveni zapisi QuickBooksa točniji. Osim toga, sve nepostojane, sumnjive transakcije obično postaju očite kada vlasnik tvrtke pomno pogleda čekove.

• Odvojite računovodstvo od fizičkog nadzora gdje je to moguće. U malom je poduzeću teško uvijek odvojiti računovodstvo neke aktivnosti od fizičkog skrbništva ili fizičke odgovornosti za tu aktivnost. Na primjer, teško je odvojiti računovodstvo zaliha od fizičkog čuvanja ili pristupa tom inventaru.

  Službenik trgovine, na primjer, može lako biti u mogućnosti ukrasti cigarete i također prilagoditi evidenciju zaliha putem prodaje cigareta na blagajni. Ipak, gdje god možete odvojiti fizičko skrbništvo od računovodstva, dolazi do ugrađene provjere pogreške.

  Možete zamoliti svog CPA-a za pomoć u osmišljavanju načina za odvajanje fizičkog čuvanja imovine od računovodstvenih i knjigovodstvenih dužnosti. I stvarno, stvarno biste trebali ovo učiniti. Nažalost, krađa zaposlenika je vrlo česta.

• Obučite zaposlenike za korištenje QuickBooks-a. Trebali biste obučiti zaposlenike da koriste QuickBooks ako imate posao bilo koje veličine iz dva osnovna razloga:

  • Netko tko zna koristiti QuickBooks manje je vjerojatno da će napraviti nenamjerne pogreške. Dakle, ako možete, ima smisla pružiti nekim zaposlenicima pomoć ili obuku ili oboje. Ti resursi omogućuju ljudima da udobnije i točnije koriste značajke QuickBooks za izradu financijskih informacija koje vam omogućuju bolje upravljanje svojim poslovanjem.

  • Neuredna računovodstvena evidencija kamuflaže krađe zaposlenika. Često, jedna od stvari koje vidite kada se dogodi krađa zaposlenika je stvarno zbrkana računovodstvena evidencija. Dakle, obuka ne znači samo točniju računovodstvenu evidenciju, već i manju vjerojatnost da ćete imati okruženje pogodno za krađu ili pronevjeru.

• Zatvorite svoju QuickBooks datoteku. Ako pohađate tečaj o načelima računovodstva, naučit ćete da zatvaranje znači skup knjigovodstvenih postupaka kroz koje netko prolazi kako bi nula računa prihoda i rashoda.

  U QuickBooksu zatvaranje znači nešto drugačije. Ali i dalje želite zatvoriti QuickBooks datoteku kako biste zadržali integritet svojih podataka. Evo kako: Odaberite naredbu Uredi→Preference, odaberite Računovodstvo, a zatim karticu Postavke tvrtke, a zatim kliknite gumb Postavi datum/zaporku datuma zatvaranja. Kada QuickBooks od vas zatraži, navedite "datum zatvaranja" i lozinku.

  Nakon što date ove informacije, QuickBooks ili zabranjuje ili ograničava korisnike da mijenjaju ili unose transakcije s datumom prije datuma zatvaranja. (Samo osobe s lozinkom mogu mijenjati ili unositi transakcije s datumima prije datuma zatvaranja.)