Održavajte dobre računovodstvene kontrole u QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 nudi kontrolne tehnike koje vlasnik tvrtke ili poslovni menadžer može koristiti za minimiziranje nenamjernih pogrešaka i smanjenje mogućnosti krađe do koje dolazi kada više korisnika ima pristup. Evo nekoliko sjajnih ideja:

• Redovito uspoređujte fizičke zalihe s evidencijama računovodstva zaliha. Zaliha se, nažalost, smanjuje. Ljudi — ponekad zaposlenici, ali često pseudokupci, poput krađa u trgovinama — kradu zalihe. Stoga, jedna stvar koju trebate učiniti, kako biste minimizirali gubitke na zalihama i održavali točne računovodstvene evidencije, jest redovito uspoređivati ​​fizička brojanja vašeg zaliha s onim što pokazuju vaše računovodstvene evidencije. Mala trgovina, na primjer, možda će htjeti usporediti zalihe duhana na dnevnoj bazi, zalihe piva i vina na tjednoj bazi i sve ostale artikle zaliha namirnica na mjesečnoj ili godišnjoj razini. Ovaj pristup čestom prebrojavanju najvrednijih i najlakših za krađu predmeta postiže dvije stvari:
  • Smanjenje zaliha se brzo prepoznaje.
  • Vlasnik tvrtke može minimizirati smanjenje zaliha identificiranjem vrste inventara koji se najčešće krade ili čak kada se inventar najčešće krade.
• Uskladiti bankovne račune. Jedna stvar koju bi vlasnici poduzeća trebali učiniti, po mom mišljenju, jest uskladiti svoje bankovne račune. Često dolazi do krađe zaposlenika od strane računovodstvenog osoblja dok zaposlenici shvate kako napisati čekove na bankovni račun tvrtke koje vlasnik ne vidi. Jedan siguran način da pronađete fiktivnu i lažnu transakciju je da vlasnik uskladi bankovni izvod. Ako vlasnik uskladi bankovni izvod, može usporediti računovodstvo banke za račun s računovodstvenim zapisima tvrtke QuickBooks. Svaka očita odstupanja mogu se popraviti, što znači da su računovodstveni zapisi QuickBooks točniji. Osim toga, sve nepostojane, sumnjive transakcije obično postaju očite kada vlasnik tvrtke pomno pogleda čekove.
• Odvojite računovodstvo od fizičkog nadzora gdje je to moguće.U malom je poduzeću teško uvijek odvojiti računovodstvo neke aktivnosti od fizičkog skrbništva ili fizičke odgovornosti za tu aktivnost. Teško je odvojiti računovodstvo zaliha od fizičkog čuvanja ili pristupa tom inventaru. Službenik trgovine, na primjer, može lako biti u mogućnosti ukrasti cigarete i također prilagoditi evidenciju zaliha putem prodaje cigareta na blagajni. Ipak, gdje god možete odvojiti fizičko skrbništvo od računovodstva, dolazi do ugrađene provjere pogrešaka. Osoba koja vodi računovodstvo neizravno provjerava kako fizički skrbnik brine o imovini. Ako fizički skrbnik krade kutije cigareta, na primjer, ta se činjenica pokazuje kada računovođa uspoređuje računovodstvene evidencije s fizičkim računima zaliha. Slično, netko tko nema pristup gotovini i bankovnom računu ne može lako ukrasti gotovinu, čak i ako ima potpuni pristup evidenciji gotovinskog knjigovodstva. Možete zamoliti svog CPA-a za pomoć u osmišljavanju načina za odvajanje fizičkog čuvanja imovine od računovodstvenih i knjigovodstvenih dužnosti. I stvarno, stvarno biste trebali ovo učiniti. Nažalost, krađa zaposlenika je vrlo česta.
• Obučite zaposlenike za korištenje QuickBooks-a. Trebali biste obučiti zaposlenike da koriste QuickBooks ako imate posao bilo koje veličine iz dva osnovna razloga:
  • Netko tko zna koristiti QuickBooks manje je vjerojatno da će napraviti nenamjerne pogreške. QuickBooks nije teško koristiti, ali također nije nešto što možete naučiti htjeli-ne htjeli bez pomoći. Neke su transakcije prilično zeznute, osobito za određene tvrtke. Dakle, ako možete, ima smisla pružiti pomoć ili obuku zaposlenicima, ili oboje. Ti resursi omogućuju ljudima da udobnije i točnije koriste značajke QuickBooksa za izradu financijskih informacija koje vam omogućuju bolje upravljanje svojim poslovanjem.
  • Neuredna računovodstvena evidencija kamuflaže krađe zaposlenika. Često, jedna stvar koju vidite kada se dogodi krađa zaposlenika je stvarno zbrkana računovodstvena evidencija. Iz tog razloga možete se naći u situaciji u kojoj loše obučeni zaposlenici stvaraju neuredan računovodstveni sustav koji omogućuje krađu zaposlenika. Dakle, obuka znači ne samo da ćete imati točniju računovodstvenu evidenciju, već i da će biti manje vjerojatno da ćete imati okruženje pogodno za krađu ili pronevjeru.
• Zatvorite svoju QuickBooks datoteku. Ako pohađate tečaj Načela računovodstva, otkrit ćete da zatvaranje znači skup knjigovodstvenih postupaka koje netko izvodi kako bi se nula računa prihoda i rashoda tako da se počevši od nove godine prihodi i rashodi mogu lako izračunati. U QuickBooks, zatvaranjeznači nešto drugačije. Ali i dalje želite zatvoriti QuickBooks datoteku kako biste zadržali integritet svojih podataka. Evo kako: Odaberite naredbu Uredi –> Postavke, odaberite Računovodstvo, odaberite karticu Postavke tvrtke, a zatim kliknite gumb Postavi datum/zaporku datuma zatvaranja. Kada QuickBooks od vas zatraži, navedite datum zatvaranja i lozinku. Nakon što date ove informacije, QuickBooks zabranjuje ili ograničava korisnicima da mijenjaju ili unose transakcije s datumom prije datuma zatvaranja. (Samo osobe s lozinkom mogu mijenjati ili unositi transakcije s datumima prije datuma zatvaranja.)
• Upravljajte svojim QuickBooks računovodstvenim sustavom. Žao mi je što moram izvijestiti da mnogi vlasnici poduzeća ne gledaju na računovodstveni sustav kao na ništa više od alata za izradu faktura, plaća i informacija potrebnih za godišnju poreznu prijavu. Nažalost, taj udaljeni odnos s računovodstvenim sustavom znači da vlasnici poduzeća često ne osjećaju veliku potrebu za aktivnim upravljanjem onim što se događa s računovodstvenim sustavom.

Mišljenje temeljeno na više od 30 godina iskustva rada kao CPA je da je ovaj stav pogrešan. Računovodstveni sustav trebao bi biti alat koji koristite za bolje upravljanje svojim poslovanjem. A može biti i to. Ali ako će to biti alat za bolje upravljanje vašim poslovanjem, morate upravljati sustavom. Drugim riječima, s poštovanjem predlažem da preuzmete odgovornost za osiguravanje da su zaposlenici osposobljeni da rade stvari koje štite vaš računovodstveni sustav (kao što je sigurnosna kopija datoteke s podacima) i da osigurate da ispunjavaju odgovarajuće računovodstvene postupke na mjesečnom i godišnjem osnovi (kao što je slanje svih faktura, usklađivanje bankovnih računa, čišćenje neurednih transakcija i tako dalje).

Ova odgovornost upravljanja ne mora biti teška. Možete se lako uvjeriti da ljudi rade stvari koje bi trebali raditi tako što ćete napraviti neke jednostavne kontrolne liste. Sljedeća tablica prikazuje primjer mjesečnog popisa obveza za računovodstvo.

Uzorak popisa mjesečnih računovodstvenih obaveza

Ova tablica prikazuje uzorak godišnje računovodstvene liste obaveza. Ove tablice možete koristiti kao početne točke za izradu vlastitog popisa stvari koje računovodstveni službenik ili voditelj ureda mora raditi svaki mjesec ili na kraju svake godine.

Uzorak godišnjeg računovodstvenog popisa obaveza