Korištenje sustava periodičnog popisa u QuickBooks 2017

Možete koristiti jednostavan pristup računovodstvu zaliha uz QuickBooks 2017. Umjesto praćenja pojedinačnih stavki zaliha korištenjem trajnog sustava zaliha — što jednostavno znači da pratite svaku stavku kada se useli u vaš posao i izađe u automobil ili kombi kupca — možete koristiti jednostavan periodični sustav. Morat ćete znati kako sustav periodičnog popisa radi u QuickBooks. Također je dobro znati što je loše, a što dobro u korištenju sustava periodičnog popisa.

Kako sustavi periodičnog popisa rade u QuickBooks

Ako koristite sustav periodičnog popisa, postavljate račun vrste druge tekuće imovine pod nazivom Inventar. Zatim, kad god kupujete inventar, kategorizirate kupnju zaliha kao da spada u ovaj lažni račun zaliha. (Račun se naziva "lažni" račun za inventar jer za QuickBooks nije pravi inventar.)

Da biste zabilježili trošak prodane robe svaki mjesec, koristite upis u dnevnik da premjestite odgovarajući dio s računa lažnog zaliha na svoj račun troška prodane robe. Kako znate koji dio biste trebali premjestiti? Dobro pitanje. Ukratko, pogađate na temelju svog povijesnog postotka cijene prodane robe.

Evo primjera kako to funkcionira: Pretpostavimo da je od pamtivijeka vaša cijena prodane robe činila 45 posto vašeg prihoda od prodaje i da ste prošli mjesec prodali stvari u vrijednosti od 10.000 dolara. U ovom slučaju, zaključili biste da je 45 posto od 10.000 USD (4.500 USD) jednako cijeni zaliha koji ste prodali. Sukladno tome, premjestili biste 4500 dolara s računa lažnog zaliha u cijenu prodane robe.

Predvidljivo, ovaj grubi pristup znači da će vaši brojevi zaliha i cijene prodane robe biti pogrešni. Dakle, na kraju godine još uvijek provodite fizičku inventuru kako biste utvrdili što točno imate u zalihama. U tom trenutku prilagodili biste stanje zaliha i cijene prodane robe tako da odgovaraju onome što pokazuje vaš fizički inventar.

Možda je tijekom godine vaš grubi broj od 45 posto značio da ste premjestili 5000 dolara previše s inventara na cijenu prodane robe. U ovom slučaju, premjestili biste 5000 USD iz cijene prodane robe i vratili se u zalihe. Ili ćete možda otkriti da ste 5000 USD premalo premjestili s inventara na cijenu prodane robe. Da biste riješili taj problem, premjestite još 5000 dolara iz zaliha u cijenu prodane robe.

Posljednja kratka točka o korištenju periodičnog inventara: ne koristite stavke inventara ako koristite periodični inventar. Dakle, ono što stavljate na fakture ili račune o prodaji je samo generička stavka koja nije zaliha.

Dobre i loše strane periodičnog popisa

Sustav periodičnog popisa dobar je za neke vrste poduzeća. Ako, na primjer, imate previše stavki za praćenje pomoću popisa stavki QuickBooks, ovdje opisani pristup može biti spas.

Međutim, sustavi periodičnog popisa stvaraju neke probleme. Evo četiri najveća i najgora problema:

• Nećete zapravo znati koji se artikli dobro prodaju, a koji ne jer nećete pratiti prodaju prema artiklima zaliha. To znači da ne možete skladištiti više vruće prodaje i manje stvari koje se ne prodaju.
• Nećete znati što stvarno držite u svom inventaru osim kada izvršite taj fizički inventar na kraju godine. (Nećete znati koliko dolara vrijedan inventar imate ili koje količine predmeta držite.)
• Budući da nećete napraviti prilagodbe na razini stavke na temelju vašeg fizičkog inventara, nećete znati koji su predmeti skloni skupljanju zbog problema kao što su krađa, lom i kvarenje.
• Morat ćete napraviti unose u dnevniku koji bilježe prelazak dolara iz zaliha u trošak prodane robe. Ovi unosi u dnevnik nisu strašno teški, ali može biti malo zeznuto shvatiti prvih nekoliko puta.

Morate odlučiti želite li ili trebate ići s jednostavnijim sustavom periodičnog popisa unatoč problemima koje takav sustav predstavlja. Još jedna posljednja misao: mnoga mala poduzeća, posebno mali trgovci na malo, uspješno koriste sustave periodičnog zaliha.