Korištenje QuickBooks-a za upravljanje zalihama u proizvodnoj tvrtki

Praćenje zaliha u proizvodnoj tvrtki teže je nego u drugim vrstama poduzeća. Kada sve svedete na suštinu u QuickBooks, problem proizlazi iz nekoliko lukavih računovodstvenih zahtjeva:

• U proizvodnom okruženju proizvođač kombinira stavke sirovina u gotove proizvode. To znači — a to je izazovni dio — da proizvodni proces smanjuje broj zaliha i vrijednost za neke artikle (sirovine ili komponente) i istovremeno povećava broj i vrijednost drugih, gotovih proizvoda.
• U proizvodnom okruženju pravila kažu da vrijednost artikala ne računate samo u vrijednostima zaliha gotove robe. Također računate troškove rada i režijske troškove tvornice koji se koriste u proizvodnji predmeta.

QuickBooks rješava prvi problem vezan uz proizvodni inventar, ali ne rješava niti rješava drugi problem. Srećom, sve dok ste mali proizvođač, vjerojatno se ne trebate previše brinuti o drugom problemu. O tome biste trebali pitati svog CPA-a. Ali ne brinite - Kongres i Internal Revenue Service dali su gomilu rupa koje malenim ljudima olakšavaju računovodstvo.

Rukovanje proizvedenim inventarom na jednostavan način

Ako koristite QuickBooks Pro ili neke starije verzije QuickBooks Premier, nemate mogućnost obračunavanja proizvodnje inventara u QuickBooks. Najbolje što možete učiniti je grupirati stavke kako biste ih kombinirali u pojedinačne stavke na računu kupca.

Ovaj pristup zvuči traljavo, ali nije tako loš kao što mislite na prvi pogled. Možete odabrati prikaz samo grupne stavke u fakturi kupca. To znači - vraćamo se na primjer cvjećara koji prodaje crvene ruže i vaze - da cvjećar može "proizvesti" kristalnu vazu od desetak crvenih ruža, a zatim prikazati proizvedeni artikl kao grupnu stavku na računu kupca.

Jedna stvar koja je problematična u vezi s pristupom "samo koristite grupnu stavku" je da vam ne daje način da pratite vrijednosti zaliha gotovih proizvoda.

Izvođenje računovodstva zaliha u QuickBooks

Kako biste uračunali proizvodnju inventara u QuickBooks Premier ili QuickBooks Enterprise Solutions, dodajete stavke sklopa inventara na popis stavki za one stavke koje proizvodite. Također bilježite proizvodnju predmeta dok... pa, proizvodite ih.

Pretpostavimo da Pine Lake Porcelain uglavnom samo kupuje i preprodaje šalice za kavu i druge porculanske dodatke. Ali isto tako pretpostavimo da jednom godišnje Pine Lake Porcelain sastavi kolekciju crvenih šalica za kavu u darovni set za Valentinovo. U ovom slučaju, QuickBooks može snimiti sklapanje darovnog seta u kutiji koji kombinira, na primjer, četiri šalice za crvenu kavu, kartonsku kutiju i omot od papirnog papira.

Dodavanje inventara montažnih stavki

Da biste opisali proizvedene artikle, slijedite ove korake:

Odaberite Popisi → Popis stavki.\

QuickBooks prikazuje prozor s popisom stavki.

Kliknite gumb Stavka u prozoru Popis stavki i s padajućeg popisa odaberite Novo.

QuickBooks prikazuje prozor Nova stavka.

Odaberite stavku Sklop inventara s padajućeg popisa Vrsta.

QuickBooks prikazuje verziju sastavljanja inventara prozora New Item.

Navedite račun koji ćete koristiti za praćenje cijene ovog artikla kada ga prodajete.

QuickBooks predlaže račun Trošak prodane robe. Međutim, ako ste izradili druge račune za svoj COGS, odaberite drugi odgovarajući račun.

Opišite proizvedeni predmet.

Upišite opis stavke koju želite prikazati u dokumentima koje vaši kupci vide, kao što su fakture. (QuickBooks kao zadani predlaže isti opis koji ste koristili u tekstualnom okviru Opis kupovnih transakcija.)

Unesite iznos koji naplaćujete za artikl u okvir Prodajna cijena.

Naznačite podliježe li proizvedeni predmet porezu na promet pomoću padajućeg popisa Porezni broj.

Pomoću padajućeg popisa Račun prihoda odredite račun koji želite da QuickBooks koristi za praćenje prihoda od prodaje artikla.

Identificirajte komponente koje ulaze u gotov predmet.

Upotrijebite popis materijala za identifikaciju pojedinačnih komponenti i količine potrebnih za izradu sklopa inventara. Svaka stavka komponente nalazi se u zasebnom retku na popisu. Da ne bude previše suvišno, ali imajte na umu da identificirate i komponentu i broj potrebnih komponenti.

Identificirajte račun imovine.

Navedite drugi račun tekućeg sredstva koji želite da QuickBooks koristi za praćenje vrijednosti ove stavke inventara.

Odaberite točku izgradnje.

Upotrijebite okvire Build Point kako biste odredili najmanju količinu zaliha ovog artikla koja može ostati prije nego što proizvedete još. Kada razina zaliha padne na ovu količinu, QuickBooks dodaje podsjetnik na popis podsjetnika, obavještavajući vas da trebate napraviti više od artikla.

Zanemarite okvire Na raspolaganju i Ukupna vrijednost.

Vidite onu priručnu kutiju? Ostavite na nulu. Sada unositi broj znači zabilježiti nekategoriziranu transakciju, a vi to ne želite učiniti. Samo naprijed i ostavite i polje Ukupna vrijednost postavljeno na nulu.

Ostavite polje Od početka prazno ili unesite trenutni datum.

Nije važno.

Verzija Sklapanje inventara prozora Nova stavka.

Snimanje proizvodnje ili montaže predmeta

Da biste izgradili neki sklop, odaberite naredbu Dobavljači → Aktivnosti zaliha → Izgradite sklopove. QuickBooks prikazuje prozor Build Assemblies. Sve što trebate učiniti je odabrati stvar koju želite izgraditi s padajućeg popisa Montažna stavka i zatim unesite količinu koju ste (ili neki nesretni kolega) sagradili u okvir Količina za izgradnju u donjem desnom kutu. Zatim kliknite gumb Izgradi i zatvori ili Izgradi i novo. (Kliknite gumb Build & New ako želite snimiti sklapanje nekih drugih stavki.)

Verzija Build Assemblies prozora Nova stavka.

Evo nekoliko stvari koje treba zapamtiti o naredbi Build Assemblies:

• U gornjem desnom kutu prozora QuickBooks prikazuje količinu sklopa koji imate pri ruci i broj kupaca koji su naručili. To su prilično korisne informacije, pa zapamtite da su tu.
• Tablica u prozoru Build Assemblies pokazuje što ulazi u vaš proizvod. Nije da te briga, ali ovo je popis materijala.
• Na dnu popisa materijala, QuickBooks vam pokazuje maksimalan broj sklopova koji možete napraviti, s obzirom na vaš trenutni inventar.
• Kada sastavite predmet, QuickBooks prilagođava broj artikala u inventaru. Ako izrađujete darovne setove u kutijama, od kojih svaka ima četiri crvene šalice i dvije maramice za zamatanje, QuickBooks smanjuje broj crvenih šalica i maramica za zamatanje i povećava broj predmeta u kutijama darovnih setova kada bilježite izradu sklopa.

Neke od komponenti koje se koriste u sklopu možda nisu stavke zaliha. U sklopu možete koristiti dijelove koji nisu zaliha.

Upravljanje višestrukim lokacijama zaliha

QuickBooks Enterprise Solutions omogućuje vam da se nosite s izazovom vođenja evidencije pohranjivanja inventara na više lokacija. Da biste uključili ovu mogućnost pod nazivom Napredno praćenje zaliha, odaberite naredbu Uredi → Postavke, kliknite Stavke i inventar, kliknite karticu Postavke tvrtke, a zatim kliknite gumb Napredne postavke zaliha.

Ako koristite verziju QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks prikazuje dijaloške okvire koji vam omogućuju izradu popisa mjesta zaliha, a također dodaje polja odgovarajućim prozorima i dijaloškim okvirima kako biste mogli pratiti stavke inventara po mjestu. Ako ne koristite verziju QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks prikazuje informacije o tome kako možete nadograditi na Enterprise Solutions.