Kako zabilježiti transakcije s računima za plaćanje

Unutar QuickBooks 2012 imate mogućnost rada sa ili bez računa za plaćanje. Ako želite, možete evidentirati troškove kada pišete čekove. To znači da kako biste imali potpuni popis svih vaših troškova, morate imati evidentirane čekove kojima se plaćaju svi vaši troškovi. Ovaj pristup dobro funkcionira.

QuickBooks također podržava precizniji pristup bilježenju troškova. Odgovarajući na nekoliko pitanja tijekom procesa postavljanja QuickBooks-a, možete postaviti račun za plaćanje, koji je samo račun koji prati iznose koje dugujete svojim dobavljačima i drugim dobavljačima.

Kako snimiti račun

Kada koristite račun za plaćanje računa, unosite račune koje dobijete od dobavljača kada ih primite.

Sljedeća tablica prikazuje način na koji se ova transakcija bilježi. Unos u dnevnik 5 automatski tereti troškove uredskog materijala za 1000 USD i kreditira dugove za 1000 USD. Ovo je upis u dnevnik koji bi QuickBooks zabilježio da ste kupili 1000 USD uredskog materijala i zatim unijeli taj račun u sustav QuickBooks.

Unos u dnevnik 5: Evidentiranje kupnje kreditom

Kako platiti račun

Kada kasnije platite taj račun, QuickBooks bilježi unos u dnevnik 6. U unosu u dnevnik 6, QuickBooks tereti račune u iznosu od 1000 USD i kreditira gotovinu za 1000 USD. Neto učinak na obveze prema dobavljačima koji kombiniraju kupnju i plaćanje je nula.

To ima smisla, zar ne? Pristup prikazan u Unosima 5 i 6 u dnevniku računa iznos koji dugujete nekom dobavljaču ili dobavljaču kao obvezu, račune, samo dok dugujete novac.

Unos u dnevnik 6: Evidentiranje plaćanja dobavljaču

Kada zabilježite unos 6 u dnevnik u QuickBooks, morate navesti naziv računa koji se tereti. QuickBooks očito zna koji račun treba kreditirati - račun za dugove. Međutim, QuickBooks također mora znati račun troškova ili sredstava za terećenje.

QuickBooks mora znati koji gotovinski račun kreditirati kada plaćate iznos koji se plaća. To prepoznajete kada napišete ček za plaćanje računa.

Neki drugi pokazatelji dugova

Evo nekoliko dodatnih točaka o unosima u dnevnik 5 i 6:

• Metoda obračunskih obveza je točnija. Metoda obračunskih obveza, što pokazuju zapisi u dnevniku 5 i 6, najbolji je način za evidentiranje vaših računa. Metoda obračunskih obveza znači da bilježite troškove kada se troškovi stvarno pojave.

  Kao što ste možda već shvatili, metoda obračuna potraživanja je zapravo zrcalna slika pristupa potraživanja. Velika je prednost metode obračunskih obveza, kao što intuitivno mislite, da prati iznose koje dugujete dobavljačima i dobavljačima i priznaje troškove kako nastaju, a ne kada ih plaćate (što može biti neko vrijeme kasnije).

• Nije svako zaduženje za trošak. Unos u dnevnik 5 prikazuje zaduženje koje ide na račun troškova uredskog materijala. Mnoge obveze koje bilježite su dugovi za troškove.

  Međutim, ne proizlazi svaka transakcija s računima zbog nekih troškova. Možda ćete također morati zabilježiti kupnju imovine — kao što je dio opreme. U ovom slučaju, zaduženje ne ide na račun rashoda, već na račun sredstava. Međutim, osim ove manje promjene, transakcija funkcionira na isti način.

Možete li pogoditi kako se bilježi trošak ili kupnja dugotrajne imovine ako ne koristite račun za naplatu? U slučaju kada ste platili 1000 USD za uredski materijal, QuickBooks tereti trošak uredskog pribora za 1000 USD i kreditira gotovinu za 1000 USD kada napišete ček od 1000 USD. U sklopu pisanja čeka određujete koji račun troškova treba teretiti.

Ako kupujete komad opreme od 1000 dolara, unos u dnevnik izgleda i radi na otprilike isti način. Kada zabilježite kupnju, QuickBooks tereti račun imovine za 1000 USD i kreditira gotovinu za 1000 USD. Opet, ova transakcija se bilježi kada napišete ček za plaćanje imovine.