Kako zabilježiti obračunate obveze s QuickBooks 2012

Vrlo često poduzeće duguje novac za neka dobra ili usluge ili poreze koji se moraju evidentirati u računovodstvenom sustavu; QuickBooks 2012 vam može pomoći u tome. Na primjer, ako na kraju obračunskog razdoblja - recimo, na kraju godine - dugujete 1200 USD kamata na neki zajam, stvarno trebate zabilježiti taj trošak kamata u svom računovodstvenom sustavu

Na primjer, želite zabilježiti činjenicu da, iako stanje zajma može biti prikazano kao 10.000 USD u vašim računovodstvenim evidencijama, vjerojatno stvarno dugujete 11.200 USD jer dugujete i 10.000 USD glavnice i 1.200 USD obračunate kamate.

Za akumuliranje obveze koristite knjižicu kao što je prikazano. Ovaj unos u dnevnik prikazuje obračunavanje od 1.200 USD troška kamata na plativi zajam.

Upis u dnevnik 16: Obračun obveze

Unos u dnevnik prikazuje 1.200 USD zaduženja za trošak kamata na zajam i 1.200 USD kredita za plaćanje kamata na zajam. Ova temeljnica bilježi iznose koje dugujete na kraju obračunskog razdoblja koji se ne evidentiraju na neki drugi način.

Morate biti oprezni pri korištenju upisa u dnevnik kao što je onaj prikazan u Upisu dnevnika 16. Obično želite koristiti takve upise u dnevnik kada je vrlo važno pobrojati sve svoje troškove i točno izmjeriti sve svoje obveze.

Jedna uobičajena situacija u kojoj želite biti posebno oprezni u izradi takvih obračuna je ako prodate svoju tvrtku. Svaki budući kupac želi imati ne samo vrlo dobru procjenu vaših stvarnih troškova za obračunsko razdoblje, već kupac želi i vrlo točnu procjenu obveza u trenutku kada se poslovanje procjenjuje.

Međutim, obračuni obveza poput one prikazane u unosu u dnevnik 16 predstavljaju problem za računovođu ili knjigovođu. Da se vratimo na primjer akumulirane kamate prikazane u unosu u dnevnik 16, pretpostavimo da u nekom kasnijem trenutku tvrtka izvrši uplatu od 3000 USD, što uključuje kamatu naplaćenu u unosu u dnevnik 16.

Kada računovođa ili knjigovođa kasnije zabilježe ovu isplatu zajma, on ili ona moraju zapamtiti ili prepoznati raniju evidenciju. Ne želite da računovođa ili knjigovođa udvostruči trošak kamata ponovnim bilježenjem iste kamate. Ovo ima smisla, zar ne?

Budući da se računovođe i knjigovođe ne mogu pouzdano sjetiti ovih vrsta obračunskih zapisa – možda će ih morati opozvati mjesecima kasnije – obično povlače učinak obračuna od prvog dana novog obračunskog razdoblja.

Na primjer, ako je knjižica 16 evidentirana na kraju 1. godine radi točne procjene rashoda kamata i salda obveza, računovođa ili knjigovođa mogao bi, prvog dana druge godine, unijeti storniranje temeljnice.

Ovaj poništeni unos u dnevnik bi kreditirao trošak kamata na zajam u iznosu od 1200 USD i debitirao kamatu na kredit za 1200 USD. Drugim riječima, ovo storniranje temeljnice poništava raniji obračun. Budući da je obračunski unos još uvijek u 1. godini, procjene rashoda kamata i stanja računa obveza za 1. godinu još su točne.

Sljedeća tablica prikazuje kako izgleda obrnuti unos. Opet, primijetite da je to jednostavno zrcalna slika unosa u dnevnik 16. Zaduženja i krediti su preokrenuti.

Unos u dnevnik 17: Poništavanje obračuna

Kada se izvrši stvarna isplata kamate na zajam, uknjižba se čini kao da nikada nije postojao obračun ili poništenje. Sljedeća tablica to pokazuje. Na primjer, pretpostavimo da u neko doba godine 2 poduzeće plaća 1800 USD kamate plaćanjem u gotovini. Unos u dnevnik 18 pokazuje kako se ova transakcija bilježi.

Unos u dnevnik 18: “Prava” isplata kamata na zajam

• Unos u dnevnik 16 omogućuje vam da pokažete da na kraju prve godine tvrtka duguje 1200 USD kamate na zajam — iako ta kamata još nije plaćena. Dnevnik 16 također pokazuje da je, iako novac nije uplaćen, nastao trošak kamata na zajam od 1200 dolara.

• Unosi u dnevnik 17 i 18 moraju se kombinirati da bi se razumjeli. Unos u dnevnik 17, na primjer, smanjuje kamatu na kredit na nulu. Zapamtite da bi kamata na zajam bila račun obveze bilance.

  Kombinacija 1200 USD zaduženja i kredita isključuje ovaj račun. 1200 USD kredita za kamate na posudbu u Dnevniku 17 mora se kombinirati s troškom od 1800 USD zaduženja za kamate u Dnevniku 18. Ovo se čini smiješnim jer na kraju krajeva, ne plaćate li stvarno 1800 USD kamata? To je istina.

  No, gledajući unatrag na unos u dnevniku 16, možete vidjeti da ste već zabilježili 1200 dolara troškova kamata na zajam. Taj trošak kamata je u ovom primjeru evidentiran za godinu 1. Ako imate ukupno 1800 USD kamata na zajam, ono što vam preostaje za drugu godinu je preostalih 600 USD.

  Kombinacija 1.200 USD kreditne i kamate na zajam i 1.800 USD zaduženja za kamate na zajam proizvodi ovih 600 USD troška kamata na zajam. Jedina druga komponenta ova dva unosa u dnevnik je kredit od 1800 USD u gotovini. Ovaj kredit u gotovini predstavlja samo stvarnu gotovinsku uplatu koja je izvršena za plaćanje iznosa kamate na kredit.