Kako urediti i preurediti izvješća u QuickBooks 2016

Možda ste primijetili da kada QuickBooks prikazuje prozor dokumenta izvješća, također prikazuje niz gumba: Prilagodi izvješće, Komentiraj izvješće, Dijeli predložak, Memoriši, Ispis, E-pošta, Excel itd. Ispod ove alatne trake nalaze se neki padajući popisi koji se odnose na datume, padajući popis pod nazivom Stupci i padajući popis pod nazivom Sortiraj po. (Nisu svi ovi popisi dostupni u svakom prozoru dokumenta izvješća.)

Ne morate brinuti o ovim gumbima i popisima. Čitajte raspravu koja slijedi samo ako se osjećate ugodno, opušteno i uistinu opušteno, u redu?

Modificiranje

Kada kliknete gumb Prilagodi izvješće, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Izmjena izvješća. Iz ovog dijaloškog okvira možete promijeniti informacije prikazane u izvješću i način na koji su te informacije raspoređene (kartica Prikaz); podatke koji se koriste za generiranje izvješća (kartica Filtri); informacije zaglavlja i podnožja (predvidljivo, kartica Zaglavlje/Podnožje); te font i veličinu ispisa koji se koriste za izvješće (kartica Fontovi i brojevi).

Dijaloški okvir Izmjena izvješća.

Komentiranje izvješća

Izvješće možete označiti komentarima (nova značajka u QuickBooks 2015). Da biste to učinili, kliknite gumb Komentiraj na izvješće. Kada QuickBooks prikaže ploču Komentari na dnu prozora izvješća, kliknite gumb pored vrijednosti izvješća koju želite komentirati, a zatim kliknite na ploči Komentari da biste upisali svoje primjedbe.

Da biste spremili svoje komentare, kliknite gumb Spremi na ploči Komentari. Da biste spremili svoje izvješće i sve komentare koje ste dodali, kliknite gumb Spremi u gornjem lijevom kutu prozora izvješća. Da biste kasnije pristupili tim spremljenim izvješćima, odaberite Izvješća → Komentirana izvješća. Imajte na umu da također možete ispisati i poslati e-poštom izvješće s komentarima s komentarima pomoću gumba Ispis i E-pošta, koji se pojavljuju u gornjem lijevom dijelu prozora izvješća.

Prozor izvješća s prikazanom pločom Komentari.

Dijeljenje predložaka

Ako radite u okruženju QuickBooks s više korisnika i izradite prilagođeno izvješće, ovo izvješće možete podijeliti s drugim korisnicima. Da biste to učinili, kliknite gumb Dijeli predložak. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Dijeli predložak, imenujte i opišite zajedničko izvješće koristeći tekstualne okvire Naslov izvješća i Opis. Zatim kliknite gumb Dijeli.

Učenje napamet

Ako se poigrate s preostalim gumbima, možete spremiti sve specifikacije prilagođenog izvješća koje izradite. Samo kliknite gumb Zapamti. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Zapamti izvješće, koji samo traži da navedete naziv za prilagođeno izvješće i dodijelite memorisano izvješće grupi izvješća.

Nakon što date naziv i dodijelite prilagođeno izvješće, QuickBooks ga prikazuje svaki put kad odaberete Izvješća → Memorirana izvješća, a zatim kliknete grupu izvješća. Memorisanim izvješćima možete pristupiti i s vrha zaslona centra za izvješća. Kad god želite koristiti svoje posebno izvješće, sve što trebate učiniti je odabrati ga s popisa i kliknuti gumb Izvješće.

QuickBooks pamti orijentaciju ispisa s izvješćem, pa ako orijentacija ispisa nije onakva kakvu želite za izvješće, najprije je promijenite odabirom Datoteka → Postavke pisača. Odaberite orijentaciju koju želite zapamtiti, kliknite U redu, a zatim zapamtite izvješće.

Slanje e-pošte

Ako kliknete gumb E-pošta, QuickBooks prikazuje padajući popis naredbi koji vam omogućuje da pošaljete e-poštom ili Excel radnu knjigu ili PDF verziju izvješća nekom drugom. Kada odaberete jednu od naredbi koja kaže da želite poslati izvješće e-poštom, ono što QuickBooks radi ovisi o tome hoće li QuickBooks vidjeti da imate već postavljen i instaliran program za e-poštu.

Ako QuickBooks ne vidi takav program, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Uredi informacije e-pošte. Ako QuickBooks vidi takav program, QuickBooks pokreće program za e-poštu i dodaje izvješće kao privitak novoj poruci.

Izvoz

Ako kliknete gumb Excel i odaberete Stvori novi radni list s padajućeg izbornika, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Pošalji izvješće u Excel. Ovaj dijaloški okvir možete koristiti za izradu izvješća programa Excel koji sadrži iste informacije kao što je prikazano u izvješću. Odaberite radio gumb Stvori novi radni list da biste stvorili novu radnu knjigu programa Excel s podacima izvješća i radio gumb Ažuriraj postojeći radni list da biste izvješće dodali postojećoj radnoj knjizi programa Excel.

Dijaloški okvir Pošalji izvješće u Excel.

Također možete postati fensi izvozom datoteke vrijednosti odvojenih zarezima (CSV) (te datoteke mogu otvoriti drugi programi za elektroničke proračunske tablice i programi baze podataka) u određenu datoteku radne knjige Excel i klikom na gumb Napredno za prikaz drugog dijaloškog okvira koji vam omogućuje da kontrolirate kako su izvezene informacije formatirane.

Prijateljski prijedlog, možda? Slobodno eksperimentirajte sa svim posebnim opcijama izvoza. Samo zapamtite da nakon što izvezete izvješće QuickBooks u novu, praznu Excel radnu knjigu, možete napraviti bilo koju od ovih otmjenih plesnih stvari - posebno oblikovanje i tako dalje - tamo.

Ostali gumbi i kutije

Ako želite vidjeti kako funkcioniraju stvari Sakrij zaglavlje, Sažimanje i Datumi, samo malo prođite. Ne možeš ništa povrijediti.

Ako promijenite datume izvješća, kliknite gumb Osvježi da ažurirate izvješće. Da biste postavili opcije osvježavanja za izvješća, odaberite Uredi → Postavke. Zatim kliknite ikonu Izvješća i grafikoni na popisu s lijeve strane i kliknite karticu Moje postavke ako je potrebno. Kliknite jednu od opcija izvješća i grafikona, a zatim kliknite U redu.